Zarządzanie rekordami e-maili end-to-end: automatyzacja zgodności z Gimmal

E-maile są dziś jednym z głównych kanałów komunikacji w organizacjach, niosąc ze sobą informacje o znaczeniu strategicznym – od umów po dane pracownicze. Niestety, w wielu firmach zarządzanie tymi danymi odbywa się w sposób chaotyczny i ręczny, co generuje ryzyko naruszeń prawa i bezpieczeństwa. W dobie RODO, KRI oraz wewnętrznych polityk zgodności, konieczne jest wdrożenie systemowego, zautomatyzowanego podejścia. Z pomocą przychodzi GIMMAL – rozwiązanie, które umożliwia kompleksowe i bezpieczne zarządzanie rekordami e-maili w środowiskach Microsoft 365 i nie tylko.

Najważniejsze wnioski

• E-maile to nie tylko wiadomości – wiele z nich stanowi oficjalne dokumenty wymagające archiwizacji i kontroli.

• Ręczne sortowanie i archiwizacja generują błędy, koszty oraz ryzyko naruszenia przepisów.

• GIMMAL umożliwia automatyczne wykrywanie, klasyfikację i zarządzanie e-mailami jako rekordami.

• System wspiera monitorowanie end-to-end, co oznacza pełną widoczność i audytowalność cyklu życia danych.

• Zautomatyzowane zarządzanie wiadomościami zwiększa cyberbezpieczeństwo IT i poprawia zgodność z regulacjami.

Spis treści

1. Dlaczego zarządzanie e-mailami jako rekordami ma znaczenie

2. Główne problemy w tradycyjnym podejściu

3. Jak działa zarządzanie e-mailami w GIMMAL

4. Co zyskuje organizacja dzięki automatyzacji

5. Przykład wdrożenia GIMMAL

6. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

7. Podsumowanie

Dlaczego zarządzanie e-mailami jako rekordami ma znaczenie

E-maile stanowią dziś ogromną część danych organizacyjnych – i to tych najbardziej wrażliwych. Według szacunków, nawet 10% wiadomości e-mail w firmie może kwalifikować się jako formalny dokument. Zaniedbanie ich odpowiedniego przechowywania może skutkować poważnymi konsekwencjami – od grzywien po utratę reputacji. Wdrożenie polityk zarządzania rekordami e-maili to nie tylko kwestia porządku, ale i wymóg zgodności z prawem. GIMMAL pozwala wdrożyć zautomatyzowane procesy klasyfikacji wiadomości i zachować kontrolę nad tym, co staje się oficjalnym rekordem.

Główne problemy w tradycyjnym podejściu

Tradycyjne zarządzanie rekordami e-maili często opiera się na użytkowniku końcowym – to on decyduje, co i gdzie zapisać. Taki model obarczony jest dużym ryzykiem błędu, niedopatrzeń i braku jednolitości. Często skutkuje to silosami danych, nadmiarową duplikacją plików oraz trudnościami w przeprowadzaniu audytów. W przypadku postępowań prawnych lub kontroli, ręczne wyszukiwanie wiadomości może być czasochłonne i kosztowne. Dzięki monitorowaniu end-to-end, GIMMAL zapewnia pełną widoczność, automatyzację i spójność działań w całej organizacji.

Jak działa zarządzanie e-mailami w GIMMAL

System GIMMAL automatyzuje wykrywanie wiadomości e-mail, które zawierają dane spełniające kryteria zapisane w politykach organizacji. Automatyczna klasyfikacja umożliwia przypisanie odpowiednich metadanych i umieszczenie ich w repozytoriach zgodnych z obowiązującymi przepisami. Następnie e-maile są objęte regułami retencji, które określają, jak długo mają być przechowywane i kiedy mogą zostać bezpiecznie usunięte. Wszystkie działania są audytowalne, co umożliwia pełną kontrolę zgodności. Dla zespołów IT i compliance to ogromna oszczędność czasu i ryzyk eliminowanych na etapie zarządzania dokumentacją.

Co zyskuje organizacja dzięki automatyzacji

Wdrożenie rozwiązania GIMMAL przynosi natychmiastowe korzyści: redukcję ryzyka, większą przejrzystość i zwiększoną efektywność operacyjną. Automatyzacja eliminuje konieczność ręcznej archiwizacji e-maili, co znacząco odciąża pracowników. Zintegrowane polityki retencji chronią przed przypadkowym usunięciem lub niezgodnym przechowywaniem danych. Jednocześnie organizacja spełnia wymagania regulacyjne bez konieczności ręcznej ingerencji. Dzięki GIMMAL i podejściu opartemu na cyberbezpieczeństwie IT, firmy mogą działać zgodnie z wymogami bez nadmiernych nakładów operacyjnych.

Przykład wdrożenia GIMMAL

W jednej z organizacji administracji publicznej wdrożono system zarządzania rekordami e-maili oparty na GIMMAL. Celem było uporządkowanie dużej liczby korespondencji zawierającej dane wrażliwe i formalne dokumenty. Dzięki centralizacji przechowywania oraz automatycznemu przypisywaniu reguł, organizacja uzyskała pełną kontrolę nad cyklem życia e-maili. Po 6 miesiącach zredukowano ilość zapytań do działu IT o 40%, a czas potrzebny na przygotowanie danych do audytów skrócił się trzykrotnie. Co więcej, archiwizacja wiadomości została zautomatyzowana w sposób zgodny z obowiązującym prawem.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy GIMMAL działa w środowisku Microsoft 365?
Tak, GIMMAL jest w pełni kompatybilny z Microsoft 365 i może być łatwo zintegrowany z SharePoint, Exchange i Teams.

Czy użytkownik końcowy musi sam wybierać rekordy?
Nie – system automatycznie identyfikuje i przypisuje rekordy zgodnie z polityką firmy, odciążając pracowników.

Czy GIMMAL wspiera audyt i raportowanie?
Tak – wszystkie działania są rejestrowane, co umożliwia ich przegląd, raportowanie oraz dokumentowanie zgodności.

Jakie są główne korzyści wdrożenia GIMMAL?
Lepsza zgodność z przepisami, mniejsze ryzyko kar, oszczędność czasu i większa przejrzystość danych w organizacji.

Podsumowanie

Zarządzanie rekordami e-maili nie może być dziełem przypadku – musi być zautomatyzowane, bezpieczne i zgodne z polityką organizacji. GIMMAL to nowoczesne narzędzie, które w prosty sposób umożliwia kontrolę nad obiegiem danych elektronicznych. Wdrożenie takiego rozwiązania to nie tylko kwestia formalna, ale przede wszystkim realne wsparcie dla działów IT, compliance i zarządu. Dzięki cyberbezpieczeństwu IT i monitorowaniu end-to-end, organizacje zyskują przewagę konkurencyjną oraz spokój w obliczu zmieniających się regulacji.