Firmy ubezpieczeniowe operują ogromną ilością wrażliwych danych: dane osobowe klientów, dane medyczne, informacje finansowe czy dokumentacje szkodowe. Niezależnie od wielkości, każda firma z sektora ubezpieczeniowego musi nie tylko skutecznie chronić te dane, ale także działać zgodnie z licznymi regulacjami prawnymi — np. RODO, regulacjami lokalnymi dotyczącymi ochrony danych czy wymogami audytowymi. W tak wymagającym środowisku warto wykorzystać narzędzie Gimmal — platformę informacji i zarządzania dokumentacją, która ułatwia zarówno zabezpieczenie danych klientów, jak i utrzymanie zgodności regulacyjnej.
Najważniejsze wnioski
-
Gimmal umożliwia klasyfikację, zarządzanie i ochronę danych ubezpieczeniowych na różnych etapach cyklu życia.
-
Automatyczne polityki retencji i usuwania dokumentów pomagają unikać przechowywania danych ponad wymogi prawne.
-
System zapewnia widoczność i kontrolę nad danymi rozproszonymi w różnych repozytoriach.
-
Zastosowanie Gimmal pomaga w audytach i wykazaniu zgodności z wymaganiami prawnymi dotyczącymi ochrony danych.
Spis treści
-
Ryzyka związane z danymi w ubezpieczeniach
-
Jak działa ochrona danych w Gimmal
-
Kluczowe funkcje przydatne w sektorze ubezpieczeniowym
-
Automatyzacja polityk retencji i usuwania danych
-
Zgodność regulacyjna i audyty
-
FAQ
-
Podsumowanie
Ryzyka związane z danymi w ubezpieczeniach
Kradzież tożsamości, wyciek danych medycznych, szkody wynikające z niewłaściwego udostępniania dokumentów – to realne zagrożenia. Firmy ubezpieczeniowe muszą dbać o trzy główne aspekty: poufność (żeby nikt nieuprawniony nie miał dostępu), integralność (dane nie mogą być zmieniane bez śladu) oraz trwałość (dane muszą być dostępne, gdy potrzebne). Jakiekolwiek naruszenie tych zasad może prowadzić do odpowiedzialności prawnej i strat wizerunkowych.
Jak działa ochrona danych w Gimmal
Gimmal oferuje narzędzia do lokalizowania, klasyfikowania i zarządzania zarówno dokumentami elektronicznymi, jak i fizycznymi. W szczególności moduł Gimmal Discover pozwala analizować zbiory danych i identyfikować pliki zawierające informacje wrażliwe (np. dane osobowe), które mogą naruszać politykę bezpieczeństwa. Gimmal, A Morae Company
Gimmal Records natomiast zarządza dokumentami w różnych repozytoriach bez konieczności ich migracji, zapewniając centralną kontrolę nad retencją i politykami usuwania. Gimmal, A Morae Company
Kluczowe funkcje przydatne w sektorze ubezpieczeniowym
-
Klasyfikacja i oznaczanie dokumentów: automatyczne nadawanie etykiet, znaczników wrażliwości.
-
Zarządzanie retencją: ustawianie reguł, w których dokumenty starsze niż określony czas są archiwizowane lub usuwane.
-
Rękojmia dostępów: kontrola, który użytkownik lub dział może przeglądać, edytować lub usuwać dany dokument.
-
Ścieżka audytu (audit trail): rejestrowanie działań użytkowników (kto, co, kiedy zrobił z dokumentem).
-
Integracje z repozytoriami: moduły łączące Gimmal z systemami SharePoint, file share, chmurą, itp.
Automatyzacja polityk retencji i usuwania danych
Ręczne zarządzanie datami przechowywania to źródło błędów. Gimmal umożliwia definiowanie zasad (np. „usuń dokument po 7 latach od zakończenia polisy”) i automatyczne egzekwowanie tych polityk. Dzięki temu firma ubezpieczeniowa nie przechowuje nadmiernych danych, co zmniejsza ryzyko wycieku i ułatwia zgodność z regulacjami.
Zgodność regulacyjna i audyty
W sektorze ubezpieczeń często przeprowadzane są audyty dotyczące ochrony danych osobowych. Gimmal dostarcza niezbędnych narzędzi raportowych: można przedstawić wersje dokumentów, historię dostępu i działania, co jest kluczowe podczas kontroli zgodności z RODO, lokalnymi ustawami czy normami branżowymi.
FAQ
Czy Gimmal wymaga migracji wszystkich dokumentów do nowego systemu?
Nie — Gimmal korzysta z konektorów, które pozwalają zarządzać dokumentami tam, gdzie są (“in place”), bez konieczności przenoszenia całej zawartości. Gimmal, A Morae Company+1
Czy rozwiązanie skaluje się w dużej firmie ubezpieczeniowej?
Tak — system jest projektowany pod kątem dużych środowisk z wieloma repozytoriami.
Czy Gimmal wspiera dane fizyczne (papierowe)?
Tak — Gimmal Physical pozwala zarządzać dokumentacją papierową i integruje ją z systemami cyfrowymi. Gimmal, A Morae Company
Czy wdrożenie zajmuje długo?
Czas wdrożenia zależy od stopnia złożoności infrastruktury i liczby źródeł dokumentacji, ale dzięki gotowym modułom proces można przyspieszyć.
Podsumowanie
W sektorze ubezpieczeniowym ochrona danych klientów to absolutna konieczność — zarówno ze względów prawnych, jak i wizerunkowych. Gimmal daje narzędzia, które pomagają klasyfikować, kontrolować, archiwizować i usuwać dokumenty zgodnie z politykami bezpieczeństwa i regulacjami. To rozwiązanie, które pozwala firmom ubezpieczeniowym działać bezpiecznie, transparentnie i zgodnie z wymaganiami prawnymi.
