Chaque organisation produit des milliers de documents – contrats, procès-verbaux, factures, correspondance, documentation de projet. Une question rarement posée directement, mais d’une grande importance juridique et opérationnelle : combien de temps chacun de ces documents doit-il être conservé, où et sous quelle forme ? Le Records Management est une discipline qui apporte une réponse systématique à cette question, et Gimmal fournit les outils pour la mettre en œuvre.
Principales conclusions
- La gestion des documents est la gestion systématique des documents tout au long de leur cycle de vie.
- Comprend la classification, la conservation, l’accessibilité et l’élimination sécurisée des documents.
- Gimmal automatise la mise en œuvre des politiques de conservation et de gestion des documents d’entreprise
- L’absence de gestion des archives expose l’organisation à des risques juridiques, réglementaires et opérationnels.
- Gimmal s’intègre à Microsoft 365, SharePoint et autres référentiels documentaires.
Table des matières
- Qu’est-ce que le Records Management ?
- Cycle de vie des documents – de la création à la destruction
- Risque d’absence de gestion des documents
- Comment Gimmal met-il en œuvre la gestion des documents ?
- Plan de classement – le fondement de la politique de conservation
- Application automatique des politiques de conservation
- Conformité et audit à Gimmal
- FAQ
- Résumé
Qu’est-ce que le Records Management ?
Le Records Management (gestion des documents d’entreprise) est une approche systématique de la création, de la classification, du stockage, de l’accès et de l’élimination finale des documents et des informations au sein d’une organisation. La gestion des documents tout au long de leur cycle de vie – depuis la création, l’utilisation active, l’archivage et le sort final (élimination ou archivage permanent) – est une caractéristique essentielle de la gestion des documents.
Contrairement à la gestion ordinaire des documents, le Records Management met l’accent sur les exigences légales, réglementaires et commerciales en matière de conservation des documents. Un document devient un « enregistrement » lorsqu’il acquiert une valeur probante, juridique ou historique. Dès lors, il doit être protégé contre toute modification et conservé pendant une période déterminée.
Cycle de vie des documents – de la création à la destruction
Dans une organisation, chaque document suit un cycle de vie spécifique. La première étape est la création ou la réception du document. La deuxième est l’utilisation active – le document est édité, partagé, discuté. La troisième est la phase semi-active, lorsque le document n’est plus utilisé, mais qu’il peut être nécessaire à des fins de référence. La quatrième phase est celle de l’archivage : le document est transféré dans une archive. La cinquième phase est celle de l’élimination : à la fin de la période de conservation, le document est soit archivé de manière permanente (en raison de sa valeur historique), soit éliminé en toute sécurité.
Sans système de gestion des documents, l’organisation n’a aucun contrôle sur le processus – les documents s’empilent sans fin, ce qui coûte de l’espace de stockage, et lorsque vient le moment d’un audit ou d’une action en justice, personne ne sait où les documents sont nécessaires, ni même s’ils existent encore.
Risque d’absence de gestion des documents
Les conséquences de l’absence de gestion des archives sont multidimensionnelles. Tout d’abord, le risque réglementaire : Le RODO impose l’obligation de supprimer les données à caractère personnel à la fin de la période de conservation. Une organisation qui ne peut pas prouver qu’elle respecte la politique de conservation s’expose à des sanctions. Deuxièmement, le risque juridique : une procédure judiciaire peut exiger la fourniture de certains documents. Le fait de ne pas la trouver ou de fournir une collection incomplète peut être assimilé à de la rétention de preuves.
Troisièmement, le risque opérationnel : les employés perdent du temps à rechercher des documents dans des référentiels désordonnés. Quatrièmement, le risque de sécurité : les documents contenant des données sensibles qui auraient dû être supprimées depuis longtemps existent toujours dans les systèmes et peuvent être ciblés.
Comment Gimmal met-il en œuvre la gestion des documents ?
Gimmal fournit un logiciel qui met en œuvre la gestion des documents dans les référentiels documentaires existants – principalement Microsoft 365 et SharePoint. La plateforme étend les capacités natives de ces systèmes avec des fonctionnalités RM avancées qui ne sont pas disponibles dans une configuration standard.
La mise en œuvre du Records Management avec Gimmal ne nécessite pas la migration des documents vers un nouveau système – la plateforme se superpose aux référentiels existants et gère les documents là où ils se trouvent déjà. Les utilisateurs continuent à travailler dans des environnements familiers et n’ont pas besoin de changer leurs habitudes.
Plan de classement – le fondement de la politique de conservation
Un plan de classement est une structure hiérarchique de classification des documents qui définit comment chaque type de document doit être stocké, pendant combien de temps et ce qu’il faut en faire une fois que la période de conservation a expiré. Il s’agit d’un document stratégique de l’organisation qui traduit les exigences légales, réglementaires et commerciales en politiques spécifiques de gestion des documents.
Gimmal aide les organisations à élaborer un plan de classement adapté à leur secteur d’activité et à leur juridiction, puis à le mettre en œuvre automatiquement dans leurs systèmes de gestion des documents.
Application automatique des politiques de conservation
L’une des principales caractéristiques de Gimmal est l’application automatique de politiques de conservation aux documents, sans que les utilisateurs n’aient à étiqueter manuellement chaque document. Sur la base des métadonnées, du contenu et du contexte du document, le système attribue automatiquement le plan de conservation approprié.
Lorsque la période de conservation est terminée, Gimmal lance un processus d’examen préalable à la disposition : les employés autorisés reçoivent une notification leur demandant de confirmer la suppression ou la prolongation de la conservation. Une fois approuvé, le système exécute automatiquement l’élimination et enregistre l’ensemble de l’opération dans un journal vérifiable.
Conformité et audit à Gimmal
Chaque opération sur les documents gérés par Gimmal est enregistrée : qui a accédé, qui a modifié, quand la classification a été changée, quand la disposition a été approuvée. Cet audit est essentiel pour les inspections réglementaires externes et les procédures judiciaires.
Gimmal génère des rapports de conformité indiquant quels documents sont conservés, pendant combien de temps, conformément à quelles politiques – ce qui facilite grandement la démonstration de la conformité aux régulateurs.
FAQ
En quoi le Records Management diffère-t-il de la gestion documentaire ordinaire ? La gestion des documents se concentre sur le travail quotidien avec les documents (édition, partage, stockage). La gestion des documents gère les documents tout au long de leur cycle de vie, en mettant l’accent sur les exigences légales et réglementaires en matière de conservation et d’élimination.
Gimmal prend-il en charge les courriers électroniques en tant qu’enregistrements ? Oui – Gimmal s’intègre à Exchange et Microsoft 365 et peut gérer les courriels comme des documents d’entreprise.
Combien de temps faut-il pour mettre en œuvre la gestion des archives avec Gimmal ? Cela dépend de la taille de l’organisation et de la complexité du plan de classement. Les projets typiques prennent de quelques semaines à plusieurs mois.
Gimmal prend-il en charge les documents papier ? Gimmal peut gérer les documents papier en tant qu’éléments du système, mais ne prend pas en charge leur stockage physique.
Résumé
La gestion des documents n’est pas une option pour les grandes entreprises – c’est une exigence pour toute organisation qui prend au sérieux la conformité et la gestion des risques. Gimmal fournit les outils pour mettre en œuvre une gestion systématique des documents d’entreprise dans les environnements Microsoft 365 existants, en automatisant les processus de conservation, de classification et de disposition des documents.
