En la era digital, muchas organizaciones siguen conservando gran parte de su documentación en formato físico. Gestionar y proteger estos activos es clave para garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa. Gimmal ofrece herramientas avanzadas para gestionar y proteger eficazmente la documentación física. En este artículo, hablaremos de los retos asociados a los registros en papel y mostraremos cómo Gimmal ayuda a las organizaciones a abordarlos eficazmente. Más información en el sitio web de Gimmal.
Índice
- ¿Por qué es importante proteger los archivos físicos?
- Desafíos en la gestión de archivos físicos
- Seguridad de almacenamiento
- Accesibilidad y archivo
- Cumplimiento de la normativa
- ¿Cómo apoya Gimmal la gestión de archivos físicos?
- Seguimiento y registro de documentos
- Integración con sistemas de gestión digital
- Automatización de los procesos de archivo
- Ejemplos de aplicaciones de Gimmal en la protección de documentos físicos
- ¿Cómo implantar Gimmal en la gestión de archivos físicos?
- PREGUNTAS FRECUENTES: Preguntas más frecuentes
¿Por qué es importante proteger los archivos físicos?
Los registros físicos, como contratos, expedientes de personal o documentos financieros, suelen contener información clave que debe conservarse durante mucho tiempo. La protección adecuada de estos activos es esencial para:
- Garantizar el cumplimiento legal: Como el RODO o las normativas locales de archivo.
- Protege la información confidencial: Los registros físicos son vulnerables al robo, la destrucción o el acceso no autorizado.
- Mantén la integridad de los datos: Los documentos importantes deben almacenarse de forma que se eviten daños o pérdidas.
Desafíos en la gestión de archivos físicos
Seguridad de almacenamiento
Los documentos físicos requieren unas condiciones de almacenamiento adecuadas para protegerlos de peligros como incendios, inundaciones o robos.
Accesibilidad y archivo
Gestionar manualmente grandes colecciones de documentos puede provocar dificultades para encontrarlos y archivarlos eficazmente.
Cumplimiento de la normativa
Las empresas tienen que cumplir los requisitos legales de almacenamiento y eliminación de documentos, lo que puede resultar complicado sin las herramientas adecuadas.
¿Cómo apoya Gimmal la gestión de archivos físicos?
Seguimiento y registro de documentos
Gimmal permite hacer un seguimiento preciso de la ubicación y el estado de cada documento, minimizando el riesgo de pérdida o acceso no autorizado.
Integración con sistemas de gestión digital
Las soluciones de Gimmal permiten integrar la documentación física con los sistemas de gestión de documentos digitales (SGD), permitiendo:
- Acceso más fácil a la información.
- Centralización de la gestión documental.
- Transformar la documentación física en equivalentes digitales.
Automatización de los procesos de archivo
Gimmal automatiza los procesos relacionados con el archivo, como:
- Asignar documentos a las categorías adecuadas.
- Seguimiento del ciclo de vida de los documentos.
- Eliminación automática de documentos al final del periodo de conservación.
Para más información sobre las capacidades de Gimmal, visita el sitio web de Gimmal.
Ejemplos de aplicaciones de Gimmal en la protección de documentos físicos
Institución gubernamental
La Autoridad implantó Gimmal para hacer un seguimiento de los documentos y mejorar el cumplimiento de la normativa local de archivo. El resultado fue una reducción del 50% en el tiempo de recuperación de documentos.
Empresa de logística
Gimmal ayudó a gestionar el gran volumen de documentación de envío, lo que redujo los costes de archivo en un 30%.
Organización sin ánimo de lucro
Gracias a Gimmal, la organización ha podido asegurar los registros de donantes y beneficiarios cumpliendo los requisitos de RODO.
¿Cómo implantar Gimmal en la gestión de archivos físicos?
- Realiza una auditoría de registros Identifica todos los documentos físicos y determina sus requisitos de almacenamiento y protección.
- Elige las herramientas Gimmal adecuadas Adapta las soluciones a las necesidades específicas de tu organización para la integración con los sistemas digitales.
- Forma a tu equipo Proporciona una formación adecuada para que los empleados sepan utilizar las nuevas herramientas.
- Supervisar la eficacia del sistema Analizar periódicamente los resultados e introducir mejoras en la gestión de los archivos físicos.
PREGUNTAS FRECUENTES: Preguntas más frecuentes
¿Gimmal es adecuado para gestionar pequeñas colecciones de documentos?
Sí, las soluciones Gimmal son escalables y pueden utilizarse en organizaciones de cualquier tamaño.
¿Qué documentos se pueden gestionar con Gimmal?
Gimmal te permite gestionar una amplia gama de documentos, desde expedientes personales hasta documentos financieros y legales.
¿Apoya Gimmal el cumplimiento de RODO?
Sí, Gimmal ofrece funciones para ayudar a las organizaciones a cumplir con RODO, como la eliminación automática de documentos cuando expira el periodo de conservación y el cifrado de datos.
¿Cuánto tiempo se tarda en implantar Gimmal?
El tiempo de implantación depende del tamaño de la organización y del alcance del proyecto, pero el diseño modular de la solución hace que el proceso sea rápido y eficaz.
¿Permite Gimmal la integración con sistemas DMS?
Sí, Gimmal permite una integración total con los sistemas de gestión de documentos digitales para facilitar el acceso y la centralización de la información.
