Toda organización produce miles de documentos: contratos, actas, facturas, correspondencia, documentación de proyectos. Una pregunta que rara vez se plantea directamente, pero que tiene una gran importancia jurídica y operativa: ¿cuánto tiempo debe conservarse cada uno de estos documentos, dónde y de qué forma? La Gestión Documental es una disciplina que da una respuesta sistemática a esta pregunta, y Gimmal proporciona las herramientas para aplicarla.
Principales conclusiones
- La gestión documental es la gestión sistemática de los documentos a lo largo de su ciclo de vida
- Incluye la clasificación, conservación, accesibilidad y eliminación segura de los documentos
- Gimmal automatiza la aplicación de políticas de retención y gestión de archivos corporativos
- La falta de Gestión Documental expone a la organización a riesgos legales, normativos y operativos
- Gimmal se integra con Microsoft 365, SharePoint y otros repositorios de documentos
Índice
- ¿Qué es la gestión de archivos?
- Ciclo de vida de los documentos: desde su creación hasta su eliminación
- Riesgo de falta de Gestión de Registros
- ¿Cómo aplica Gimmal la gestión documental?
- Plan de Archivos: la base de la política de conservación
- Aplicación automática de políticas de retención
- Cumplimiento y auditoría en Gimmal
- PREGUNTAS FRECUENTES
- Resumen
¿Qué es la gestión de archivos?
La gestión de archivos (gestión de archivos corporativos) es un enfoque sistemático de la creación, clasificación, almacenamiento, acceso y eliminación final de documentos e información dentro de una organización. Una característica clave de la GR es la gestión de los documentos a lo largo de su ciclo de vida: desde su creación, uso activo, archivo y disposición final (eliminación o archivo permanente).
A diferencia de la gestión documental ordinaria (gestión de documentos), la Gestión de Registros hace hincapié en los requisitos legales, normativos y empresariales para la conservación de documentos. Un documento se convierte en «registro» cuando adquiere valor probatorio, legal o histórico, y a partir de ese momento debe protegerse de modificaciones y conservarse durante un periodo de tiempo determinado.
Ciclo de vida de los documentos: desde su creación hasta su eliminación
Todo documento en una organización pasa por un ciclo de vida determinado. La primera etapa es la creación o recepción del documento. La segunda es el uso activo: el documento se edita, se comparte, se discute. La tercera es la fase semiactiva, cuando el documento ya no se utiliza actualmente, pero puede ser necesario como referencia. La cuarta es el archivo: el documento se traslada a un archivo. La quinta es la eliminación: al final del periodo de conservación, el documento se archiva permanentemente (debido a su valor histórico) o se elimina de forma segura.
Sin un sistema de Gestión de Registros, la organización no tiene control sobre el proceso: los documentos se amontonan sin fin, cuestan espacio de almacenamiento, y cuando llega el momento de una auditoría o una acción legal, nadie sabe dónde se necesitan los documentos o si siguen existiendo.
Riesgo de falta de Gestión de Registros
Las consecuencias de no disponer de Gestión Documental son multidimensionales. En primer lugar, el riesgo normativo: El RODO impone la obligación de eliminar los datos personales al final del periodo de conservación. Una organización que no pueda demostrar que cumple la política de conservación se arriesga a sanciones. En segundo lugar, el riesgo jurídico: los procedimientos judiciales pueden exigir la presentación de determinada documentación. No encontrarla o proporcionar una recopilación incompleta puede tratarse como ocultación de pruebas.
Tercero, riesgo operativo: los empleados pierden tiempo buscando documentos en repositorios desordenados. Cuarto, riesgo de seguridad: documentos con datos sensibles que deberían haberse eliminado hace mucho tiempo siguen existiendo en los sistemas y pueden ser objeto de ataques.
¿Cómo aplica Gimmal la gestión documental?
Gimmal proporciona software que implementa la Gestión de Registros en repositorios de documentos existentes, principalmente Microsoft 365 y SharePoint. La plataforma amplía las capacidades nativas de estos sistemas con funciones avanzadas de GR no disponibles en una configuración estándar.
La implantación de la Gestión Documental con Gimmal no requiere la migración de documentos a un nuevo sistema: la plataforma se solapa con los repositorios existentes y gestiona los documentos donde ya residen. Los usuarios siguen trabajando en entornos familiares y no necesitan cambiar sus hábitos.
Plan de Archivos: la base de la política de conservación
Un Plan de Archivo es una estructura jerárquica de clasificación de documentos que define cómo debe almacenarse cada tipo de documento, durante cuánto tiempo y qué hacer con él una vez transcurrido el periodo de conservación. Es el documento estratégico de una organización que traduce los requisitos legales, normativos y empresariales en políticas específicas de gestión de documentos.
Gimmal ayuda a las organizaciones a elaborar un Plan de Expedientes adaptado a su sector y jurisdicción y a implantarlo automáticamente en sus sistemas de gestión documental.
Aplicación automática de políticas de retención
Una característica clave de Gimmal es la aplicación automática de políticas de retención a los documentos, sin necesidad de que los usuarios etiqueten manualmente cada documento. Basándose en los metadatos, el contenido y el contexto del documento, el sistema asigna automáticamente el esquema de retención adecuado.
Cuando finaliza el periodo de retención, Gimmal inicia un proceso de revisión previo a la disposición: los empleados autorizados reciben una notificación en la que se les pide que confirmen la eliminación o ampliación de la retención. Una vez aprobada, el sistema ejecuta automáticamente la eliminación y registra toda la operación en un registro auditable.
Cumplimiento y auditoría en Gimmal
Cada operación sobre documentos gestionados por Gimmal queda registrada: quién accedió, quién modificó, cuándo se cambió la clasificación, cuándo se aprobó la disposición. Esta auditoría es esencial para las inspecciones reglamentarias externas y los procedimientos judiciales.
Gimmal genera informes de cumplimiento que muestran qué documentos se conservan, durante cuánto tiempo, de acuerdo con qué políticas, lo que facilita mucho demostrar el cumplimiento a los reguladores.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿En qué se diferencia la Gestión Documental de la gestión ordinaria de documentos? La Gestión Documental se centra en el trabajo diario con documentos (editar, compartir, almacenar). La Gestión de Registros gestiona los documentos a lo largo de su ciclo de vida, centrándose en los requisitos legales y normativos de conservación y eliminación.
¿Gimmal admite el correo electrónico como registro? Sí – Gimmal se integra con Exchange y Microsoft 365 y puede gestionar correos electrónicos como registros corporativos.
¿Cuánto se tarda en implantar la Gestión Documental con Gimmal? Depende de la escala de la organización y de la complejidad del Plan de Archivos. Los proyectos típicos tardan entre varias semanas y varios meses en completarse.
¿Gimmal admite documentos en papel? Gimmal puede gestionar registros en papel como elementos del sistema, pero no admite su almacenamiento físico.
Resumen
La gestión de archivos no es una opción para las grandes empresas, sino un requisito para cualquier organización que se tome en serio el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos. Gimmal proporciona las herramientas para implantar la gestión sistemática de registros corporativos en los entornos existentes de Microsoft 365, automatizando los procesos de retención, clasificación y eliminación de documentos.
