Jede Organisation erstellt Tausende von Dokumenten – Verträge, Protokolle, Rechnungen, Korrespondenz, Projektdokumentation. Eine Frage, die selten direkt gestellt wird, aber von großer rechtlicher und betrieblicher Bedeutung ist: wie lange sollte jedes dieser Dokumente aufbewahrt werden, wo und in welcher Form? Records Management ist eine Disziplin, die eine systematische Antwort auf diese Frage liefert, und Gimmal bietet die Werkzeuge, um sie umzusetzen.
Wichtigste Schlussfolgerungen
- Records Management ist die systematische Verwaltung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus
- Umfasst die Klassifizierung, Aufbewahrung, Zugänglichkeit und sichere Entsorgung von Dokumenten
- Gimmal automatisiert die Umsetzung von Richtlinien zur Aufbewahrung und Verwaltung von Unternehmensunterlagen
- Fehlendes Records Management setzt die Organisation rechtlichen, regulatorischen und operativen Risiken aus
- Gimmal lässt sich mit Microsoft 365, SharePoint und anderen Dokumentenspeichern integrieren
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Records Management?
- Lebenszyklus von Dokumenten – von der Erstellung bis zur Entsorgung
- Risiko der fehlenden Verwaltung von Unterlagen
- Wie setzt Gimmal die Archivverwaltung um?
- Aktenplan – die Grundlage der Aufbewahrungsrichtlinie
- Automatische Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien
- Compliance und Audit bei Gimmal
- FAQ
- Zusammenfassung
Was ist Records Management?
Records Management (Unternehmensarchivierung) ist ein systematischer Ansatz für die Erstellung, Klassifizierung, Speicherung, den Zugriff und die endgültige Entsorgung von Dokumenten und Informationen innerhalb einer Organisation. Ein wesentliches Merkmal von RM ist die Verwaltung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung über die aktive Nutzung und Archivierung bis hin zur endgültigen Entsorgung (Entsorgung oder dauerhafte Archivierung).
Im Gegensatz zur gewöhnlichen Dokumentenverwaltung (Dokumentenmanagement) liegt der Schwerpunkt beim Records Management auf den rechtlichen, regulatorischen und geschäftlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten. Ein Dokument wird zu einer „Aufzeichnung“, wenn es einen beweiskräftigen, rechtlichen oder historischen Wert erhält – und von da an muss es vor Änderungen geschützt und für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden.
Lebenszyklus von Dokumenten – von der Erstellung bis zur Entsorgung
Jedes Dokument in einem Unternehmen durchläuft einen bestimmten Lebenszyklus. Die erste Phase ist die Erstellung oder der Erhalt des Dokuments. Die zweite ist die aktive Nutzung – das Dokument wird bearbeitet, weitergegeben, diskutiert. Die dritte ist die semiaktive Phase, in der das Dokument nicht mehr in Gebrauch ist, aber möglicherweise zu Referenzzwecken benötigt wird. Die vierte Phase ist die Archivierung – das Dokument wird in ein Archiv verschoben. Die fünfte Phase ist die Disposition – am Ende der Aufbewahrungsfrist wird das Dokument entweder dauerhaft archiviert (aufgrund seines historischen Wertes) oder sicher entsorgt.
Ohne ein Records Management System hat das Unternehmen keine Kontrolle über den Prozess – die Dokumente stapeln sich endlos, kosten Speicherplatz und wenn es Zeit für ein Audit oder ein Gerichtsverfahren ist, weiß niemand, wo die Dokumente gebraucht werden oder ob sie überhaupt noch existieren.
Risiko der fehlenden Verwaltung von Unterlagen
Die Folgen eines fehlenden Records Management sind mehrdimensional. Erstens, das regulatorische Risiko: Die RODO verpflichtet dazu, personenbezogene Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu löschen. Eine Organisation, die nicht nachweisen kann, dass sie sich an die Aufbewahrungsrichtlinien hält, riskiert Strafen. Zweitens das rechtliche Risiko: In einem Gerichtsverfahren kann die Vorlage bestimmter Unterlagen verlangt werden. Wenn diese nicht auffindbar sind oder eine unvollständige Sammlung zur Verfügung gestellt wird, kann dies als Vorenthaltung von Beweismitteln gewertet werden.
Drittens das operative Risiko: Mitarbeiter verschwenden Zeit mit der Suche nach Dokumenten in unübersichtlichen Ablagen. Viertens das Sicherheitsrisiko: Dokumente mit sensiblen Daten, die längst hätten gelöscht werden sollen, sind immer noch in den Systemen vorhanden und können angegriffen werden.
Wie setzt Gimmal die Archivverwaltung um?
Gimmal bietet Software zur Implementierung von Records Management in bestehende Dokumentenablagen – hauptsächlich Microsoft 365 und SharePoint. Die Plattform erweitert die nativen Funktionen dieser Systeme um erweiterte RM-Funktionen, die in einer Standardkonfiguration nicht verfügbar sind.
Die Implementierung von Records Management mit Gimmal erfordert keine Migration von Dokumenten in ein neues System – die Plattform überschneidet sich mit bestehenden Repositories und verwaltet Dokumente dort, wo sie sich bereits befinden. Die Benutzer arbeiten weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung und müssen ihre Gewohnheiten nicht ändern.
Aktenplan – die Grundlage der Aufbewahrungsrichtlinie
Ein Aktenplan ist eine hierarchische Struktur zur Klassifizierung von Dokumenten, die festlegt, wie jede Art von Dokument aufbewahrt werden soll, wie lange und was nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist damit geschehen soll. Er ist das strategische Dokument einer Organisation, das die rechtlichen, regulatorischen und geschäftlichen Anforderungen in spezifische Richtlinien für die Dokumentenverwaltung umsetzt.
Gimmal hilft Unternehmen, einen auf ihre Branche und Rechtsprechung zugeschnittenen Aktenplan zu erstellen und diesen dann automatisch in ihren Dokumentenverwaltungssystemen zu implementieren.
Automatische Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien
Ein Hauptmerkmal von Gimmal ist die automatische Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien auf Dokumente – ohne dass die Benutzer jedes Dokument manuell kennzeichnen müssen. Auf der Grundlage der Metadaten, des Inhalts und des Kontexts des Dokuments weist das System automatisch das passende Aufbewahrungsschema zu.
Wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, initiiert Gimmal einen Überprüfungsprozess vor der Disposition: autorisierte Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung und werden gebeten, die Aufhebung oder Verlängerung der Aufbewahrung zu bestätigen. Nach der Genehmigung führt das System die Disposition automatisch aus und zeichnet den gesamten Vorgang in einem prüfbaren Protokoll auf.
Compliance und Audit bei Gimmal
Jeder Vorgang an den von Gimmal verwalteten Dokumenten wird aufgezeichnet: Wer hat zugegriffen, wer hat Änderungen vorgenommen, wann wurde die Klassifizierung geändert, wann wurde die Verfügung genehmigt. Diese Prüfung ist für externe behördliche Inspektionen und Gerichtsverfahren unerlässlich.
Gimmal erstellt Compliance-Berichte, aus denen hervorgeht, welche Dokumente wie lange und in Übereinstimmung mit welchen Richtlinien aufbewahrt werden – was den Nachweis der Compliance gegenüber Aufsichtsbehörden erheblich erleichtert.
FAQ
Wie unterscheidet sich das Records Management von der normalen Dokumentenverwaltung? Die Dokumentenverwaltung konzentriert sich auf die tägliche Arbeit mit Dokumenten (Bearbeitung, gemeinsame Nutzung, Speicherung). Records Management verwaltet Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus, wobei der Schwerpunkt auf den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen für die Aufbewahrung und Entsorgung liegt.
Unterstützt Gimmal E-Mails als Datensätze? Ja – Gimmal lässt sich mit Exchange und Microsoft 365 integrieren und kann E-Mails als Unternehmensdaten verwalten.
Wie lange dauert es, Records Management mit Gimmal zu implementieren? Hängt von der Größe des Unternehmens und der Komplexität des Aktenplans ab. Typische Projekte dauern mehrere Wochen bis mehrere Monate.
Unterstützt Gimmal Papierdokumente? Gimmal kann Papierunterlagen als Elemente des Systems verwalten, unterstützt aber nicht deren physische Aufbewahrung.
Zusammenfassung
Records Management ist keine Option für große Unternehmen – es ist eine Voraussetzung für jede Organisation, die Compliance und Risikomanagement ernst nimmt. Gimmal bietet die Werkzeuge, um eine systematische Verwaltung von Unternehmensunterlagen in bestehenden Microsoft 365-Umgebungen zu implementieren und die Prozesse zur Aufbewahrung, Klassifizierung und Entsorgung von Dokumenten zu automatisieren.
