W świecie przepełnionym danymi organizacje coraz częściej stają przed poważnym problemem: co robić z informacjami, które nie są już potrzebne? Przechowywanie danych „na wszelki wypadek” przestaje być ostrożnością — staje się ryzykiem biznesowym. W dobie nowych przepisów o ochronie prywatności, takich jak GDPR czy CCPA, podejście do danych musi się zmienić. Nadchodzi era minimalizacji: zbieraj mniej, trzymaj krócej, kasuj szybciej. Dzięki narzędziom takim jak Gimmal firmy mogą skutecznie pozbywać się ROT (Redundant, Obsolete, Trivial data) i zabezpieczać się przed kosztownymi incydentami.
Najważniejsze wnioski
Przetrzymywanie danych bez celu to dziś nie tylko strata miejsca, ale realne zagrożenie: finansowe, prawne i reputacyjne. ROT to cichy wróg, który może pogrążyć firmę. Nowe przepisy wymagają jasnego uzasadnienia dla każdej zachowanej informacji. Budowanie defensywnego i zautomatyzowanego systemu zarządzania danymi to nie opcja — to konieczność. Rozwiązania Gimmal są odpowiedzią na to wyzwanie.
Spis treści:
-
Problem ROT: ukryte zagrożenie
-
Nowa definicja danych wrażliwych
-
Minimalizacja danych jako wymóg prawa
-
Konflikt między retencją a regulacjami
-
Jak wdrożyć defensywny program danych
-
Dlaczego firmy boją się kasować dane
-
Podsumowanie
Problem ROT: ukryte zagrożenie
ROT to zbędne, przestarzałe lub nieistotne dane, które mnożą się bez nadzoru. Choć tanie w przechowywaniu, stanowią poważne obciążenie. Podnoszą koszty e-discovery, zwiększają powierzchnię ataku w przypadku naruszeń, a ich obecność może skutkować sankcjami prawnymi. Trzymanie „na zapas” to dziś ryzyko, nie strategia.
Nowa definicja danych wrażliwych
Dane wrażliwe to już nie tylko PESEL czy numer dowodu. Coraz więcej regulacji chroni lokalizację, dane biometryczne, a nawet wnioski z algorytmów AI. Szczególnie niebezpieczne są kopie zapasowe i eksporty porzucone na serwerach — one najczęściej stają się celem wycieków.
Minimalizacja danych jako wymóg prawa
Regulacje takie jak GDPR, CCPA czy BIPA narzucają jeden standard: nie przechowuj dłużej niż trzeba. Instytucje finansowe muszą kasować dane klientów po 2 latach, o ile nie istnieje inny wymóg prawny. Trend jest jasny — od gromadzenia do uzasadniania.
Konflikt między retencją a regulacjami
Firmy muszą godzić obowiązki prawne z nakazem minimalizacji. Przechowywanie danych „dla pewności” może nie przejść testu zgodności w audycie. Potrzebny jest jasny proces: dokumentacja celów, polityki retencji, mechanizmy legal hold i decyzje poparte analizą ryzyka.
Jak wdrożyć defensywny program danych
Program zarządzania informacją musi być skalowalny i możliwy do obrony. Gimmal pozwala wykrywać ROT, ustawiać „miękkie” kasowanie i automatycznie klasyfikować dane. Kluczowe jest też budowanie zespołów międzydziałowych: IT, prawników, compliance i właścicieli danych.
Dlaczego firmy boją się kasować dane
Obawa przed usunięciem „czegoś ważnego” paraliżuje działania. Ale w praktyce ROT to przeszkoda w działaniu — nie wartość. Systematyczne usuwanie nieaktualnych danych sprzyja bezpieczeństwu, obniża koszty i poprawia jakość danych wykorzystywanych w projektach AI.
Podsumowanie
Ignorowanie problemu przestarzałych danych to otwarte zaproszenie do kar, strat i wycieków. Regulacje nieustannie zaostrzają wymogi, a firmy muszą dostosować się do nowej rzeczywistości. Dzięki Gimmal organizacje mogą nie tylko przetrwać w nowym otoczeniu regulacyjnym, ale również odzyskać kontrolę nad swoimi informacjami — szybko, skutecznie i bezpiecznie.
