Todas as organizações produzem milhares de documentos – contratos, actas, facturas, correspondência, documentação de projectos. Uma questão que raramente é colocada diretamente, mas que se reveste de grande importância jurídica e operacional: durante quanto tempo deve ser conservado cada um destes documentos, onde e de que forma? A Gestão de Registos é uma disciplina que fornece uma resposta sistemática a esta questão, e o Gimmal fornece as ferramentas para a implementar.
Principais conclusões
- A gestão de registos é a gestão sistemática de documentos ao longo do seu ciclo de vida
- Inclui a classificação, retenção, acessibilidade e eliminação segura de documentos
- Gimmal automatiza a implementação de políticas de retenção e gestão de registos empresariais
- A falta de gestão de registos expõe a organização a riscos legais, regulamentares e operacionais
- O Gimmal integra-se com o Microsoft 365, o SharePoint e outros repositórios de documentos
Índice
- O que é a gestão de registos?
- Ciclo de vida dos documentos – da criação à eliminação
- Risco de falta de gestão de registos
- Como é que a Gimmal implementa a gestão de registos?
- Plano de arquivo – a base da política de conservação
- Aplicação automática de políticas de retenção
- Conformidade e auditoria em Gimmal
- FAQ
- Resumo
O que é a gestão de registos?
A gestão de registos (gestão de registos empresariais) é uma abordagem sistemática à criação, classificação, armazenamento, acesso e eliminação final de documentos e informações dentro de uma organização. Uma caraterística fundamental da gestão de registos é a gestão dos documentos ao longo do seu ciclo de vida – desde a criação, utilização ativa, arquivo e disposição final (eliminação ou arquivo permanente).
Ao contrário da gestão de documentos comum (gestão de documentos), a Gestão de Registos dá ênfase aos requisitos legais, regulamentares e comerciais para a retenção de documentos. Um documento torna-se um “registo” quando adquire valor probatório, legal ou histórico – e, a partir daí, deve ser protegido contra modificações e conservado durante um período de tempo específico.
Ciclo de vida dos documentos – da criação à eliminação
Todos os documentos de uma organização passam por um ciclo de vida específico. A primeira fase é a criação ou a receção do documento. A segunda é a utilização ativa – o documento é editado, partilhado, discutido. A terceira é a fase semi-ativa, em que o documento já não é utilizado atualmente, mas pode ser necessário para fins de referência. A quarta é o arquivamento – o documento é transferido para um arquivo. A quinta é a eliminação – no final do período de retenção, o documento é arquivado permanentemente (devido ao seu valor histórico) ou eliminado de forma segura.
Sem um sistema de Gestão de Registos, a organização não tem qualquer controlo sobre o processo – os documentos acumulam-se indefinidamente, custando espaço de armazenamento, e quando chega a altura de uma auditoria ou ação legal, ninguém sabe onde os documentos são necessários ou se ainda existem.
Risco de falta de gestão de registos
As consequências da inexistência de uma Gestão de Registos são multidimensionais. Em primeiro lugar, o risco regulamentar: O RODO impõe a obrigação de eliminar os dados pessoais no final do período de conservação. Uma organização que não consiga provar que cumpre a política de conservação arrisca-se a sofrer sanções. Em segundo lugar, o risco jurídico: os processos judiciais podem exigir a apresentação de documentação específica. Não a encontrar ou fornecer uma coleção incompleta pode ser tratado como retenção de provas.
Em terceiro lugar, o risco operacional: os empregados perdem tempo à procura de documentos em repositórios desorganizados. Em quarto lugar, o risco de segurança: os documentos com dados sensíveis que deveriam ter sido eliminados há muito tempo continuam a existir nos sistemas e podem ser alvo de ataques.
Como é que a Gimmal implementa a gestão de registos?
A Gimmal fornece software que implementa a Gestão de Registos em repositórios de documentos existentes – principalmente o Microsoft 365 e o SharePoint. A plataforma amplia as capacidades nativas destes sistemas com funcionalidades avançadas de RM não disponíveis numa configuração padrão.
A implementação da Gestão de Registos com Gimmal não requer a migração de documentos para um novo sistema – a plataforma sobrepõe-se aos repositórios existentes e gere os documentos onde eles já residem. Os utilizadores continuam a trabalhar em ambientes familiares e não precisam de mudar os seus hábitos.
Plano de arquivo – a base da política de conservação
Um plano de arquivo é uma estrutura hierárquica de classificação de documentos que define como cada tipo de documento deve ser armazenado, durante quanto tempo e o que fazer com ele quando o período de retenção tiver expirado. É o documento estratégico de uma organização que traduz os requisitos legais, regulamentares e comerciais em políticas específicas de gestão de documentos.
A Gimmal ajuda as organizações a criar um plano de arquivo adaptado ao seu sector e jurisdição e a implementá-lo automaticamente nos seus sistemas de gestão de documentos.
Aplicação automática de políticas de retenção
Uma das principais caraterísticas do Gimmal é a aplicação automática de políticas de retenção aos documentos, sem que os utilizadores tenham de marcar manualmente cada documento. Com base nos metadados, no conteúdo e no contexto do documento, o sistema atribui automaticamente o esquema de retenção adequado.
Quando o período de retenção termina, o Gimmal inicia um processo de revisão pré-disposição: os colaboradores autorizados recebem uma notificação que lhes pede para confirmar a eliminação ou a extensão da retenção. Uma vez aprovada, o sistema executa automaticamente a eliminação e regista toda a operação num registo auditável.
Conformidade e auditoria em Gimmal
Todas as operações sobre os documentos geridos pela Gimmal são registadas: quem acedeu, quem modificou, quando foi alterada a classificação, quando foi aprovada a disposição. Esta auditoria é essencial para as inspecções regulamentares externas e para os processos judiciais.
O Gimmal gera relatórios de conformidade que mostram quais os documentos que são guardados, durante quanto tempo e de acordo com que políticas, o que facilita muito a demonstração da conformidade aos reguladores.
FAQ
Em que é que a Gestão de Registos difere da gestão de documentos normal? A Gestão de Documentos centra-se no trabalho diário com documentos (edição, partilha, armazenamento). A Gestão de Registos gere os documentos ao longo do seu ciclo de vida, centrando-se nos requisitos legais e regulamentares de retenção e eliminação.
O Gimmal suporta correio eletrónico como registos? Sim – o Gimmal integra-se no Exchange e no Microsoft 365 e pode gerir e-mails como registos empresariais.
Quanto tempo demora a implementação da Gestão de Registos com a Gimmal? Depende da escala da organização e da complexidade do Plano de Ficheiros. Os projectos típicos demoram várias semanas a vários meses a serem concluídos.
O Gimmal aceita documentos em papel? O Gimmal pode gerir registos em papel como elementos do sistema, mas não suporta o seu armazenamento físico.
Resumo
A Gestão de Registos não é uma opção para as grandes empresas – é um requisito para qualquer organização que leve a sério a conformidade e a gestão de riscos. A Gimmal fornece as ferramentas para implementar uma gestão sistemática de registos empresariais em ambientes Microsoft 365 existentes, automatizando os processos de retenção, classificação e eliminação de documentos.
