Microsoft 365 et SharePoint sont aujourd’hui la plateforme documentaire de millions d’organisations. Cependant, ils présentent certaines limites en termes de gestion du cycle de vie des documents, de classification réglementaire et d’application des politiques de conservation à l’échelle de l’entreprise. Gimmal est une plateforme de gestion des documents qui étend les capacités natives de SharePoint et Microsoft 365 – sans les remplacer, mais en ajoutant une couche de gestion des documents qui répond aux exigences réglementaires que SharePoint n’offre pas.
Table des matières
- Qu’est-ce que SharePoint offre en matière de gestion documentaire ?
- Quelles sont les limites de SharePoint ?
- Qu’est-ce que Gimmal et comment s’intègre-t-il à M365 ?
- Classement et étiquetage des documents à Gimmal
- Gestion de la conservation et de l’élimination des documents
- Conformité réglementaire par Gimmal
- Principales conclusions
- FAQ
- Résumé
Qu’est-ce que SharePoint offre en matière de gestion de documents ?
SharePoint et Microsoft 365 offrent un ensemble robuste de fonctionnalités de gestion des documents : bibliothèques de documents avec métadonnées, étiquettes de conservation (Microsoft Purview), politiques DLP, gestion des versions, autorisations au niveau des documents et des dossiers. Pour de nombreuses organisations, ces fonctionnalités natives sont suffisantes pour la gestion quotidienne des documents.
Les étiquettes de conservation de Microsoft Purview vous permettent de définir la période de conservation et l’action à entreprendre à l’expiration de cette période (supprimer ou déplacer vers l’archive). Compliance Manager permet d’évaluer la conformité aux réglementations. eDiscovery permet de récupérer des documents en vue d’une procédure judiciaire. Il s’agit d’une bonne base, mais d’une base sur laquelle les organisations ayant des exigences de conformité avancées doivent s’appuyer davantage.
Quelles sont les limites de SharePoint ?
Les limites de la version native de SharePoint deviennent évidentes en cas d’exigences avancées en matière de gestion des documents. Tout d’abord, la classification des fichiers en tant que « documents » dans SharePoint est une opération largement manuelle ou basée sur des règles simples – il n’y a pas de mécanisme d’analyse approfondie du contenu des documents lors de la classification.
Deuxièmement, la gestion de la conservation des documents soumis à différentes réglementations en même temps (par exemple, les documents couverts à la fois par le GDPR et les exigences sectorielles de l’industrie) est difficile à configurer sans un outil dédié. Troisièmement, l’auditabilité du cycle de vie des documents – un journal détaillé indiquant qui, quand et pourquoi les décisions de conservation ou de destruction ont été prises – est limitée. Quatrièmement, l’intégration avec des systèmes sources externes (ERP, CRM, systèmes existants) pour la gestion centrale de documents provenant de sources multiples n’est pas une fonctionnalité native de SharePoint.
Gimmal répond à ces limitations en se plaçant au-dessus de Microsoft 365.
Qu’est-ce que Gimmal et comment s’intègre-t-il à M365 ?
Gimmal est une plateforme de gestion des dossiers et de l’information (RIM) conçue comme une extension de Microsoft 365. L’intégration est profonde et transparente pour les utilisateurs – les employés travaillent toujours dans SharePoint, Teams et OneDrive et n’ont pas besoin d’apprendre de nouvelles interfaces. Gimmal travaille « en dessous » – capture les événements du cycle de vie des documents, applique des politiques de classification et de rétention et fournit un audittrail pour toutes les décisions de gestion.
Techniquement, Gimmal s’intègre à Microsoft 365 via l’API Microsoft Graph, l’API SharePoint REST et les récepteurs d’événements. L’installation ne nécessite aucune modification de l’architecture SharePoint – Gimmal s’exécute en tant qu’application dans le cadre du locataire M365. Le point clé pour les administrateurs est que les politiques de Gimmal et les politiques de Microsoft Purview peuvent coexister – Gimmal peut respecter les étiquettes Purview existantes et les étendre avec une logique supplémentaire.
Classement et étiquetage des documents à Gimmal
Gimmal offre une classification multi-niveaux des documents basée sur : l’analyse du contenu – mots-clés, expressions régulières, modèles numériques ; les métadonnées du document – type, auteur, date, emplacement dans la structure SharePoint ; le contexte de l’entreprise – projet, département, client, produit ; les étiquettes appliquées par l’utilisateur avec une suggestion du système.
Le plan de classement est l’élément central de l’architecture de Gimmal – une structure hiérarchique de catégories de documents, avec pour chacune une période de conservation, une action de disposition et des exigences réglementaires. Le plan de classement peut être importé à partir des systèmes de classification existants d’une organisation (par exemple, à partir de la norme ISO 15489) ou créé de toutes pièces dans l’interface de Gimmal.
La classification automatique par règles permet d’étiqueter les documents sans intervention de l’utilisateur – par exemple, tous les documents entrant dans la bibliothèque « Contrats » sont automatiquement classés comme « Contrats » avec une période de conservation de 10 ans. L’intégration avec les solutions logicielles de Ramsdata offre une assistance complète à la mise en œuvre.
Gestion de la conservation et de l’élimination des documents
Gimmal met en œuvre le cycle de vie complet des documents : création/classification, utilisation active, archivage, conservation et destruction. L’élimination est l’étape finale – ce qu’il advient du document après l’expiration de la période de conservation : suppression définitive, transfert vers une archive à long terme ou transmission pour examen avant décision.
Le processus de destruction dans Gimmal est une fonctionnalité clé pour la conformité. Avant qu’un document ne soit effectivement éliminé, Gimmal peut exiger l’examen et l’approbation de personnes désignées (gestionnaires de documents, avocats, responsables de service). L’ensemble du processus est enregistré – qui a été notifié, qui a approuvé et quand, quelle a été la décision. Cette documentation est essentielle pour les audits et les procédures légales.
La gestion des mises en attente (mise en attente légale) permet de suspendre automatiquement la conservation des documents faisant l’objet d’une procédure judiciaire ou d’un audit – quelle que soit la période définie, les documents ne peuvent être supprimés pendant la durée de la mise en attente. La mise en suspens peut être imposée manuellement ou automatiquement grâce à l’intégration avec les systèmes d’eDiscovery.
Conformité réglementaire par Gimmal
Gimmal est certifié pour sa conformité avec les principales normes de gestion des documents, notamment DoD 5015.2 (norme du gouvernement américain) et ISO 15489 : DoD 5015.2 (norme du gouvernement américain), MoReq2010 (norme européenne de gestion des documents), ISO 15489. Les organisations opérant dans des secteurs réglementés (finance, soins de santé, énergie, administration publique) utilisent ces certifications comme preuve que leur système de gestion des documents répond à des exigences strictes.
Pour les organisations soumises au GDPR, Gimmal fournit des outils pour mettre en œuvre le droit à l’effacement – l’identification et la suppression de toutes les données personnelles d’une personne spécifique dans les documents stockés dans SharePoint, avec la confirmation de l’exécution et l’audittrail.
Principales conclusions
- Gimmal étend les capacités natives de SharePoint et de Microsoft 365 avec une gestion avancée du cycle de vie des documents – sans remplacer l’environnement utilisateur.
- Le plan de classement est l’élément central – une structure de catégories hiérarchiques avec des périodes de conservation et des exigences réglementaires assignées.
- Le workflow de destruction fournit un processus documentable et vérifiable pour décider du sort des documents après l’expiration de la période de conservation.
- La mise en attente légale interrompt automatiquement la conservation des documents faisant l’objet d’une procédure judiciaire ou d’un audit.
- Les certifications DoD 5015.2, MoReq2010 et ISO 15489 confirment la conformité aux normes rigoureuses de gestion des documents.
FAQ
Gimmal remplace-t-il Microsoft Purview ? Non – Gimmal coexiste avec Purview et peut s’intégrer aux étiquettes de Purview. Gimmal ajoute une couche de gestion des enregistrements que Purview ne fournit pas entièrement.
Combien de temps faut-il pour mettre en œuvre Gimmal dans un environnement M365 ? Mise en œuvre de base avec la configuration du plan de classement et les politiques de conservation de base – 4 à 8 semaines. Mise en œuvre complète avec intégrations et migration des documents existants – généralement plusieurs mois.
Gimmal prend-il en charge les documents provenant de systèmes externes (ERP, CRM) ? Oui – Gimmal offre des connecteurs aux systèmes externes les plus courants et peut gérer les documents indépendamment de leur source, de manière centralisée.
Les utilisateurs doivent-ils apprendre la nouvelle interface ? Non – Gimmal fonctionne de manière transparente pour les utilisateurs. La classification est automatique ou demande des étiquettes dans l’interface native de SharePoint.
Résumé
Gimmal est la réponse à la gestion des documents à l’échelle de l’entreprise dans un environnement Microsoft 365 – avec une auditabilité complète, une conformité réglementaire et un cycle de vie des documents automatisé. Pour les organisations qui apprécient SharePoint comme plateforme de travail, mais qui ont besoin de plus en termes de gestion des documents, Gimmal est une extension naturelle. Contactez Ramsdata pour découvrir comment Gimmal peut renforcer la gestion des documents de votre organisation.
