Microsoft 365 und SharePoint sind heute die Dokumentenplattform für Millionen von Unternehmen. Sie weisen jedoch einige Einschränkungen auf, was die Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten, die Klassifizierung nach gesetzlichen Vorschriften und die Durchsetzung von unternehmensweiten Aufbewahrungsrichtlinien betrifft. Gimmal ist eine Records Management-Plattform, die die nativen Funktionen von SharePoint und Microsoft 365 erweitert. Sie ersetzt diese nicht, sondern fügt eine Records Management-Ebene hinzu, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, die das native SharePoint nicht bietet.
Inhaltsverzeichnis
- Was bietet das native SharePoint in Bezug auf die Dokumentenverwaltung?
- Wo gibt es bei SharePoint Einschränkungen?
- Was ist Gimmal und wie lässt es sich in M365 integrieren?
- Klassifizierung und Etikettierung von Dokumenten in Gimmal
- Verwaltung der Aufbewahrung und Entsorgung von Dokumenten
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Gimmal
- Wichtigste Schlussfolgerungen
- FAQ
- Zusammenfassung
Was bietet das native SharePoint in Bezug auf die Dokumentenverwaltung?
SharePoint und Microsoft 365 bieten einen robusten Satz von Dokumentenverwaltungsfunktionen: Dokumentenbibliotheken mit Metadaten, Aufbewahrungsetiketten (Microsoft Purview), DLP-Richtlinien, Versionierung, Berechtigungen auf Dokumenten- und Ordnerebene. Für viele Unternehmen sind diese nativen Funktionen für die alltägliche Dokumentenverwaltung ausreichend.
Mit den Aufbewahrungsetiketten von Microsoft Purview können Sie den Aufbewahrungszeitraum und die Aktion bei dessen Ablauf festlegen (löschen oder ins Archiv verschieben). Compliance Manager bietet eine Bewertung der Einhaltung von Vorschriften. eDiscovery ermöglicht das Abrufen von Dokumenten für Gerichtsverfahren. Das ist eine gute Grundlage – aber eine Grundlage, auf der Unternehmen mit erweiterten Compliance-Anforderungen noch mehr aufbauen müssen.
Wo gibt es bei SharePoint Einschränkungen?
Die Grenzen des nativen SharePoint werden bei fortgeschrittenen Anforderungen an das Records Management deutlich. Erstens ist die Klassifizierung von Dateien als „Records“ in SharePoint ein weitgehend manueller oder einfacher regelbasierter Vorgang – es gibt keinen Mechanismus für eine tiefgreifende Analyse des Dokumentinhalts bei der Klassifizierung.
Zweitens ist die Aufbewahrungsverwaltung für Dokumente, die gleichzeitig verschiedenen Vorschriften unterliegen (z.B. Dokumente, die sowohl unter die DSGVO als auch unter branchenspezifische Anforderungen fallen), ohne ein spezielles Tool schwer zu konfigurieren. Drittens ist die Nachvollziehbarkeit des Lebenszyklus von Dokumenten – ein detailliertes Protokoll darüber, wer, wann und warum Aufbewahrungs- oder Vernichtungsentscheidungen getroffen wurden – begrenzt. Viertens ist die Integration mit externen Quellsystemen (ERP, CRM, Altsysteme) zur zentralen Verwaltung von Dokumenten aus mehreren Quellen keine native SharePoint-Funktion.
Gimmal löst diese Einschränkungen als eine Ebene über Microsoft 365.
Was ist Gimmal und wie lässt es sich in M365 integrieren?
Gimmal ist eine Records and Information Management (RIM)-Plattform, die als Erweiterung von Microsoft 365 konzipiert wurde. Die Integration ist tiefgreifend und für die Benutzer transparent – die Mitarbeiter arbeiten weiterhin in SharePoint, Teams und OneDrive und müssen keine neuen Schnittstellen lernen. Gimmal arbeitet „darunter“ – Es erfasst Ereignisse im Lebenszyklus von Dokumenten, wendet Klassifizierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien an und bietet einen Prüfpfad für alle Managemententscheidungen.
Technisch gesehen integriert sich Gimmal mit Microsoft 365 über die Microsoft Graph API, SharePoint REST API und Event Receivers. Für die Installation sind keine Änderungen an der SharePoint-Architektur erforderlich – Gimmal wird als Anwendung innerhalb des M365-Frameworks des Mandanten ausgeführt. Der Schlüssel für Administratoren ist, dass Gimmal-Richtlinien und Microsoft Purview-Richtlinien nebeneinander bestehen können – Gimmal kann bestehende Purview-Labels respektieren und sie mit zusätzlicher Logik erweitern.
Klassifizierung und Etikettierung von Dokumenten in Gimmal
Gimmal bietet eine mehrstufige Klassifizierung von Dokumenten auf der Grundlage von: Inhaltsanalyse – Schlüsselwörter, reguläre Ausdrücke, numerische Muster; Dokument-Metadaten – Typ, Autor, Datum, Ort in der SharePoint-Struktur; Geschäftskontext – Projekt, Abteilung, Kunde, Produkt; vom Benutzer angelegte Etiketten mit einem Vorschlag des Systems.
Der Aktenplan ist das zentrale Element der Gimmal-Architektur – eine hierarchische Struktur von Dokumentenkategorien, für die jeweils eine Aufbewahrungsfrist, eine Dispositionsmaßnahme und gesetzliche Anforderungen festgelegt sind. Der Aktenplan kann aus den bestehenden Klassifizierungsschemata einer Organisation importiert werden (z.B. aus dem ISO 15489-Standard) oder in der Gimmal-Schnittstelle von Grund auf neu erstellt werden.
Die automatische Klassifizierung nach Regeln ermöglicht die Kennzeichnung von Dokumenten ohne Benutzereingriff – so werden beispielsweise alle Dokumente, die in die Bibliothek „Verträge“ gelangen, automatisch als „Vertrag“ mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren klassifiziert. Die Integration mit den Softwarelösungen von Ramsdata bietet umfassende Unterstützung bei der Implementierung.
Verwaltung der Aufbewahrung und Entsorgung von Dokumenten
Gimmal implementiert den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellung/Klassifizierung, aktive Nutzung, Archivierung, Aufbewahrung und Disposition. Die Disposition ist der letzte Schritt – was mit dem Dokument nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist geschieht: endgültige Löschung, Übertragung in ein Langzeitarchiv oder Weiterleitung zur Überprüfung vor der Entscheidung.
Der Dispositions-Workflow in Gimmal ist eine Schlüsselfunktion für die Einhaltung von Vorschriften. Bevor ein Dokument tatsächlich entsorgt wird, kann Gimmal eine Überprüfung und Genehmigung durch bestimmte Personen (Records Manager, Rechtsanwälte, Abteilungsleiter) verlangen. Der gesamte Workflow wird protokolliert – wer wurde benachrichtigt, wer hat wann zugestimmt und wie lautete die Entscheidung. Diese Dokumentation ist für Audits und Gerichtsverfahren unerlässlich.
Hold Management (Legal Hold) ermöglicht die automatische Aussetzung der Aufbewahrung von Dokumenten, die Gegenstand eines Gerichtsverfahrens oder einer Prüfung sind – unabhängig von der eingestellten Frist können die Dokumente für die Dauer des Holds nicht entfernt werden. Die Sperrung kann manuell oder automatisch durch die Integration mit eDiscovery-Systemen erfolgen.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Gimmal
Gimmal ist für die Einhaltung der wichtigsten Records Management Standards zertifiziert: DoD 5015.2 (Standard der US-Regierung), MoReq2010 (europäischer Standard für die Verwaltung von Dokumenten), ISO 15489. Unternehmen, die in regulierten Sektoren (Finanzwesen, Gesundheitswesen, Energie, öffentliche Verwaltung) tätig sind, nutzen diese Zertifizierungen als Nachweis dafür, dass ihr Dokumentenverwaltungssystem strenge Anforderungen erfüllt.
Für Organisationen, die der GDPR unterliegen, bietet Gimmal Tools zur Umsetzung des Rechts auf Löschung – die Identifizierung und Löschung aller personenbezogenen Daten einer bestimmten Person aus in SharePoint gespeicherten Dokumenten, mit Bestätigung der Ausführung und Audit-Trail.
Wichtigste Schlussfolgerungen
- Gimmal erweitert die nativen Funktionen von SharePoint und Microsoft 365 um ein fortschrittliches Management des Dokumentenlebenszyklus – ohne die Arbeitsumgebung der Benutzer zu ersetzen.
- Der Aktenplan ist das zentrale Element – eine hierarchische Kategoriestruktur mit zugewiesenen Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Anforderungen.
- Der Dispositions-Workflow bietet einen dokumentierbaren, nachprüfbaren Prozess für die Entscheidung über das Schicksal von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
- Legal Hold stoppt automatisch die Aufbewahrung von Dokumenten, die Gegenstand von Gerichtsverfahren oder Audits sind.
- Die Zertifizierungen nach DoD 5015.2, MoReq2010 und ISO 15489 bestätigen die Einhaltung strenger Standards für die Aktenverwaltung.
FAQ
Ersetzt Gimmal Microsoft Purview? Nein – Gimmal arbeitet mit Purview zusammen und kann in die Purview-Etiketten integriert werden. Gimmal fügt eine Ebene der Datensatzverwaltung hinzu, die Purview nicht vollständig bietet.
Wie lange dauert es, Gimmal in einer M365-Umgebung zu implementieren? Basisimplementierung mit Dateiplankonfiguration und grundlegenden Aufbewahrungsrichtlinien – 4-8 Wochen. Vollständige Implementierung mit Integrationen und Migration vorhandener Dokumente – in der Regel mehrere Monate.
Unterstützt Gimmal Dokumente aus externen Systemen (ERP, CRM)? Ja – Gimmal bietet Verbindungen zu gängigen externen Systemen und kann Dokumente unabhängig von ihrer Quelle zentral verwalten.
Müssen die Benutzer die neue Oberfläche erlernen? Nein – Gimmal arbeitet für die Benutzer transparent. Die Klassifizierung erfolgt automatisch, oder Sie werden in der nativen SharePoint-Oberfläche zur Eingabe von Etiketten aufgefordert.
Zusammenfassung
Gimmal ist die Antwort auf die Frage, wie man Unterlagen in einer Microsoft 365-Umgebung unternehmensweit verwalten kann – mit voller Auditierbarkeit, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und einem automatisierten Dokumentenlebenszyklus. Für Organisationen, die SharePoint als Arbeitsplattform schätzen, aber mehr in Bezug auf die Verwaltung von Unterlagen benötigen, ist Gimmal eine natürliche Erweiterung. Setzen Sie sich mit Ramsdata in Verbindung, um herauszufinden, wie Gimmal die Archivverwaltung Ihres Unternehmens verbessern kann.
