O Microsoft 365 e o SharePoint são atualmente a plataforma de documentos de milhões de organizações. No entanto, têm algumas limitações em termos de gestão do ciclo de vida dos documentos, classificação regulamentar e aplicação de políticas de retenção em toda a empresa. O Gimmal é uma plataforma de Gestão de Registos que amplia as capacidades nativas do SharePoint e do Microsoft 365 – não as substituindo, mas adicionando uma camada de gestão de registos que cumpre os requisitos regulamentares que o SharePoint nativo não fornece.
Índice
- O que é que o SharePoint nativo oferece em termos de gestão de documentos?
- Onde é que o SharePoint tem limitações?
- O que é o Gimmal e como é que se integra no M365?
- Classificação e etiquetagem de documentos em Gimmal
- Gestão da conservação e eliminação de documentos
- Conformidade regulamentar por Gimmal
- Principais conclusões
- FAQ
- Resumo
O que é que o SharePoint nativo oferece em termos de gestão de documentos?
O SharePoint e o Microsoft 365 oferecem um conjunto robusto de funcionalidades de gestão de documentos: bibliotecas de documentos com metadados, etiquetas de retenção (Microsoft Purview), políticas DLP, controlo de versões, permissões ao nível do documento e da pasta. Para muitas organizações, estas funcionalidades nativas são suficientes para a gestão diária de documentos.
As etiquetas de retenção do Microsoft Purview permitem-lhe definir o período de retenção e a ação quando este expira (eliminar ou mover para arquivo). O Compliance Manager fornece uma avaliação da conformidade com os regulamentos. O eDiscovery permite que os documentos sejam recuperados para procedimentos legais. É uma boa base – mas uma base sobre a qual as organizações com requisitos de conformidade avançados precisam de desenvolver mais.
Onde é que o SharePoint tem limitações?
As limitações do SharePoint nativo tornam-se evidentes com requisitos avançados de gestão de registos. Em primeiro lugar, a classificação de ficheiros como “registos” no SharePoint é uma operação em grande parte manual ou baseada em regras simples – não existe um mecanismo para uma análise profunda do conteúdo do documento aquando da classificação.
Em segundo lugar, a gestão da conservação de documentos sujeitos a diferentes regulamentos em simultâneo (por exemplo, documentos abrangidos pelo RGPD e por requisitos sectoriais da indústria) é difícil de configurar sem uma ferramenta específica. Em terceiro lugar, a auditabilidade do ciclo de vida dos documentos – um registo detalhado de quem, quando e porque foram tomadas as decisões de retenção ou eliminação – é limitada. Em quarto lugar, a integração com sistemas de origem externa (ERP, CRM, sistemas antigos) para a gestão central de documentos de várias fontes não é uma funcionalidade nativa do SharePoint.
O Gimmal aborda estas limitações como uma camada acima do Microsoft 365.
O que é o Gimmal e como é que se integra no M365?
O Gimmal é uma plataforma de Gestão de Registos e Informação (RIM) concebida como uma extensão do Microsoft 365. A integração é profunda e transparente para os utilizadores – os funcionários continuam a trabalhar no SharePoint, Teams e OneDrive e não precisam de aprender novas interfaces. O Gimmal funciona “por baixo” – Captura eventos do ciclo de vida dos documentos, aplica políticas de classificação e retenção e fornece uma pista de auditoria para todas as decisões de gestão.
Tecnicamente, o Gimmal integra-se no Microsoft 365 através da API Microsoft Graph, da API REST do SharePoint e dos receptores de eventos. A instalação não requer alterações à arquitetura do SharePoint – o Gimmal é executado como uma aplicação dentro do inquilino do M365. A chave para os administradores é que as políticas Gimmal e as políticas Microsoft Purview podem coexistir – o Gimmal pode respeitar as etiquetas Purview existentes e alargá-las com lógica adicional.
Classificação e etiquetagem de documentos em Gimmal
O Gimmal oferece uma classificação multinível de documentos com base em: análise de conteúdos – palavras-chave, expressões regulares, padrões numéricos; metadados de documentos – tipo, autor, data, localização na estrutura do SharePoint; contexto empresarial – projeto, departamento, cliente, produto; etiquetas aplicadas pelo utilizador com uma sugestão do sistema.
O Plano de Ficheiros é o elemento central da arquitetura Gimmal – uma estrutura hierárquica de categorias de documentos, a cada uma das quais é atribuído um período de conservação, uma ação de eliminação e requisitos regulamentares. O Plano de Ficheiros pode ser importado a partir dos esquemas de classificação existentes numa organização (por exemplo, a partir da norma ISO 15489) ou construído de raiz na interface Gimmal.
A classificação automática por regras permite que os documentos sejam etiquetados sem intervenção do utilizador – por exemplo, todos os documentos que entram na biblioteca “Contratos” são automaticamente classificados como “Contrato” com um período de retenção de 10 anos. A integração com as soluções de software da Ramsdata proporciona um apoio total à implementação.
Gestão da conservação e eliminação de documentos
O Gimmal implementa o ciclo de vida completo do documento: criação/classificação, utilização ativa, arquivo, retenção e eliminação. A eliminação é o passo final – o que acontece ao documento depois de expirado o período de conservação: eliminação permanente, transferência para um arquivo de longa duração ou envio para revisão antes da decisão.
O fluxo de trabalho de eliminação no Gimmal é uma funcionalidade fundamental para a conformidade. Antes de um documento ser efetivamente eliminado, o Gimmal pode exigir a revisão e aprovação de indivíduos designados (gestores de registos, advogados, gestores de departamento). Todo o fluxo de trabalho é registado – quem foi notificado, quem aprovou e quando, qual foi a decisão. Esta documentação é essencial para auditorias e processos legais.
A Gestão de Retenções (Retenção Legal) permite a suspensão automática da retenção de documentos em processos judiciais ou de auditoria – independentemente do período definido, os documentos não podem ser removidos durante o período de retenção. A retenção pode ser imposta manual ou automaticamente através da integração com sistemas de eDiscovery.
Conformidade regulamentar por Gimmal
A Gimmal está certificada para cumprir as principais normas de gestão de registos: As organizações que operam em sectores regulamentados (finanças, saúde, energia, administração pública) utilizam estas certificações como prova de que o seu sistema de gestão de documentos cumpre requisitos rigorosos.
Para as organizações sujeitas ao RGPD, a Gimmal fornece ferramentas para implementar o Direito ao Apagamento – a identificação e eliminação de todos os dados pessoais de uma pessoa específica dos documentos armazenados no SharePoint, com confirmação de execução e pista de auditoria.
Principais conclusões
- O Gimmal amplia as capacidades nativas do SharePoint e do Microsoft 365 com uma gestão avançada do ciclo de vida dos documentos, sem substituir o ambiente de trabalho dos utilizadores.
- O Plano de Arquivo é o elemento central – uma estrutura hierárquica de categorias com períodos de retenção atribuídos e requisitos regulamentares.
- O fluxo de trabalho de eliminação fornece um processo documentável e auditável para decidir o destino dos documentos após o fim da conservação.
- A retenção legal pára automaticamente a retenção de documentos sujeitos a processos legais ou auditorias.
- As certificações DoD 5015.2, MoReq2010 e ISO 15489 confirmam a conformidade com normas rigorosas de gestão de registos.
FAQ
O Gimmal está a substituir o Microsoft Purview? Não – o Gimmal coexiste com o Purview e pode integrar-se nas etiquetas do Purview. O Gimmal acrescenta um nível de gestão de registos que o Purview não oferece na totalidade.
Quanto tempo demora a implementar o Gimmal num ambiente M365? Implementação básica com configuração do Plano de Ficheiros e políticas básicas de retenção – 4-8 semanas. Implementação completa com integrações e migração de documentos existentes – normalmente vários meses.
O Gimmal suporta documentos provenientes de sistemas externos (ERP, CRM)? Sim – o Gimmal oferece ligações a sistemas externos populares e pode gerir documentos independentemente da sua origem, de forma centralizada.
Os utilizadores precisam de aprender a nova interface? Não – o Gimmal funciona de forma transparente para os utilizadores. A classificação é automática ou pede etiquetas na interface nativa do SharePoint.
Resumo
O Gimmal é a resposta à questão de como gerir registos à escala empresarial num ambiente Microsoft 365 – com total auditabilidade, conformidade regulamentar e um ciclo de vida de documentos automatizado. Para as organizações que valorizam o SharePoint como plataforma de trabalho, mas precisam de mais em termos de gestão de registos, o Gimmal é uma extensão natural. Contacte a Ramsdata para saber como o Gimmal pode reforçar a gestão de registos da sua organização.
