Gestion des documents avec Gimmal
Aujourd’hui, où l’information est une ressource clé pour la réussite des entreprises, une gestion efficace des documents est devenue essentielle. Avec l’augmentation du nombre de fichiers numériques et des réglementations en matière de stockage, les organisations doivent trouver une solution fiable pour les aider à rester organisées et à garantir la conformité. Gimmal propose une plateforme de gestion documentaire complète qui facilite le contrôle de l’ensemble du cycle de vie du contenu, de la création à la destruction finale. Gestion des documents avec Gimmal.
Table des matières :
- Les défis de la gestion des archives à l’ère numérique
- La solution complète de Gimmal
- Principaux avantages de Gimmal
- Gestion complète du cycle de vie de l’information
- Principales caractéristiques de Gimmal
- Questions fréquemment posées
Les défis de la gestion des archives à l’ère numérique
Avec la numérisation croissante des entreprises, la quantité de données générées augmente à un rythme alarmant. Les documents, rapports, présentations et autres fichiers numériques se multiplient rapidement, créant un chaos informationnel. L’absence d’un système de gestion efficace peut entraîner un certain nombre de problèmes, tels que
- Perte de données et d’informations importantes
- Processus opérationnels inefficaces
- Violation des lois et règlements
- Diminution de la productivité des employés
- Augmentation des coûts d’exploitation
En outre, compte tenu des exigences croissantes en matière de sécurité des données et de respect de la vie privée, les entreprises doivent assurer un contrôle rigoureux de l’accès, du stockage et de l’élimination des informations sensibles.
La solution complète de Gimmal
Gimmal offre une solution complète de gestion des documents pour aider les organisations à faire face aux défis posés par l’augmentation du contenu numérique. La plateforme combine des fonctionnalités riches pour gérer le cycle de vie de l’information, facilitant ainsi le contrôle des documents depuis leur création jusqu’à leur élimination finale.
Principaux avantages de Gimmal
- Centraliser et organiser le contenu : Gimmal permet de rassembler tous les documents dans un référentiel centralisé, ce qui les rend beaucoup plus faciles à trouver et à gérer.
- Automatisation des processus : L’automatisation des flux de travail et des règles de gestion des documents permet d’accroître l’efficacité opérationnelle et de réduire la charge de travail manuelle.
- Contrôle d’accès et sécurité : des fonctions de sécurité avancées telles que le contrôle d’accès basé sur les rôles, le suivi des modifications et le cryptage des données garantissent la protection des informations sensibles.
- Conformité réglementaire : Gimmal aide les organisations à répondre aux exigences légales et réglementaires en matière de stockage et de gestion des documents, telles que GDPR, HIPAA et autres.
- Intégration avec les systèmes de l’entreprise : La plateforme s’intègre facilement aux systèmes existants tels que Microsoft SharePoint, Exchange, Office 365 et autres, offrant ainsi un environnement de travail cohérent.
Gestion complète du cycle de vie de l’information
Gimmal offre des outils intégrés pour gérer l’ensemble du cycle de vie de l’information, de la création du document à sa destruction finale. Voici les principaux domaines dans lesquels la plateforme apporte des solutions efficaces :
Création et saisie de documents
Gimmal permet de créer et de capturer des documents de manière transparente à partir d’une variété de sources, telles que les systèmes d’entreprise, les applications bureautiques et les appareils mobiles. Grâce à la fonction de classification automatique et de métadonnées, le contenu est immédiatement organisé et facilement consultable.
Gestion des flux de travail
Les flux de travail automatisés permettent d’optimiser les processus métier liés aux documents, tels que la révision, l’approbation et la distribution. Gimmal fournit des outils flexibles pour définir et adapter ces processus en fonction des exigences de l’organisation.
Coopération et partage de documents
La plateforme Gimmal facilite la collaboration sécurisée et le partage de documents au sein de l’organisation et avec les partenaires et clients externes. En effet, les fonctions de contrôle d’accès et d’historique des modifications garantissent la transparence et la responsabilité.
Archivage et stockage des documents
Gimmal offre des fonctions avancées d’archivage et de stockage de documents conformes aux lois et réglementations en vigueur. Les documents sont stockés en toute sécurité dans un référentiel et peuvent être facilement récupérés en cas de besoin.
Élimination et destruction des documents
Après une certaine période ou sous certaines conditions, Gimmal permet d’éliminer et de détruire les documents en toute sécurité, conformément aux politiques de conservation établies. En fait, le processus est entièrement contrôlable et conforme à la législation en vigueur.
Principales caractéristiques de Gimmal
Gimmal offre une gamme de fonctionnalités avancées pour faciliter la gestion des documents et garantir la conformité. Voici quelques-unes des plus importantes :
Recherche avancée et recherche de documents
Grâce à ses fonctions avancées de recherche et d’indexation, Gimmal permet de trouver rapidement et facilement des documents en fonction des métadonnées, du contenu ou d’autres critères. En effet, la fonction d’indication lors de la saisie facilite la recherche de l’information souhaitée.
Contrôle des versions et historique des modifications
Gimmal suit toutes les modifications apportées aux documents, en enregistrant l’historique des versions et en permettant de comparer facilement les différences. Il est ainsi facile de recréer des versions antérieures de documents et de comprendre qui a apporté certaines modifications et à quel moment.
Intégration avec Microsoft Office 365
Gimmal offre une intégration transparente avec Microsoft Office 365, permettant de travailler en toute transparence avec des documents directement à partir d’applications telles que Word, Excel et PowerPoint. Les fonctions de gestion des documents sont accessibles à partir de la barre d’outils, ce qui accroît la productivité et la commodité.
Gestion mobile des documents
Dans le monde mobile d’aujourd’hui, Gimmal propose des applications mobiles qui vous permettent d’accéder à vos documents et de les gérer depuis n’importe quel endroit et n’importe quel appareil. En effet, les employés peuvent consulter, modifier et partager des fichiers en toute sécurité et avec un contrôle total.
Analyses et rapports
En outre, Gimmal fournit des outils d’analyse et de reporting avancés pour aider les organisations à contrôler et à optimiser leurs processus de gestion documentaire. Des mesures telles que l’activité des utilisateurs, l’utilisation de l’espace disque et le respect des règles peuvent être suivies afin d’identifier les domaines à améliorer.
Questions fréquemment posées :
- Qu’est-ce que la plateforme Gimmal pour la gestion des documents ?
Il s’agit d’une solution complète qui permet de contrôler le cycle de vie des documents, de leur création à leur élimination.
- Quels sont les principaux défis de la gestion documentaire à l’ère numérique ?
Croissance rapide des données, absence de processus de gestion efficaces, risque de violation de la réglementation et baisse de la productivité du personnel.
- Quels sont les avantages de la plateforme Gimmal ?
Centralisez et organisez le contenu, automatisez les processus, contrôlez l’accès et la sécurité, conformez-vous aux réglementations et intégrez les systèmes existants de l’entreprise.
