Gestão de documentos com Gimmal
Atualmente, onde a informação é um recurso fundamental para o sucesso da empresa, a gestão eficaz de documentos tornou-se essencial. Com o aumento do número de ficheiros digitais e dos regulamentos de armazenamento, as organizações precisam de encontrar uma solução fiável que as ajude a manterem-se organizadas e a garantir a conformidade. A Gimmal oferece uma plataforma de gestão de documentos abrangente que facilita o controlo de todo o ciclo de vida dos conteúdos, desde a criação até à eliminação final. Gestão de documentos com Gimmal.
Índice:
- Desafios da gestão de registos na era digital
- A solução Gimmal completa
- Principais vantagens do Gimmal
- Gestão abrangente do ciclo de vida da informação
- Principais características do Gimmal
- Perguntas mais frequentes
Desafios da gestão de registos na era digital
Com a crescente digitalização das empresas, a quantidade de dados gerados está a crescer a um ritmo alarmante. Documentos, relatórios, apresentações e outros ficheiros digitais multiplicam-se rapidamente, criando um caos de informação. A falta de um sistema de gestão eficaz pode levar a uma série de problemas, tais como
- Perda de dados e informações importantes
- Processos empresariais ineficazes
- Violação de leis e regulamentos
- Reduz a produtividade dos empregados
- Aumento dos custos de funcionamento
Além disso, com as crescentes exigências em matéria de segurança e privacidade dos dados, as empresas precisam de garantir um controlo rigoroso do acesso, armazenamento e eliminação de informações sensíveis.
A solução Gimmal completa
A Gimmal oferece uma solução abrangente de gestão de documentos para ajudar as organizações a lidar com os desafios do aumento dos conteúdos digitais. A plataforma combina funcionalidades avançadas para gerir o ciclo de vida da informação, facilitando o controlo dos documentos desde a sua criação até à sua eliminação final.
Principais vantagens do Gimmal
- Centraliza e organiza os conteúdos: O Gimmal permite que todos os documentos sejam reunidos num repositório centralizado, tornando-os muito mais fáceis de encontrar e gerir.
- Automatização de processos: Os fluxos de trabalho automatizados e as regras de gestão de documentos ajudam a aumentar a eficiência operacional e a reduzir o volume de trabalho manual.
- Controlo de acesso e segurança: As funcionalidades de segurança avançadas, como o controlo de acesso baseado em funções, o controlo de alterações e a encriptação de dados, garantem a proteção de informações sensíveis.
- Conformidade regulamentar: O Gimmal ajuda as organizações a cumprir os requisitos legais e regulamentares para o armazenamento e gestão de documentos, como o RGPD, HIPAA e outros.
- Integração com sistemas corporativos: A plataforma integra-se facilmente com os sistemas existentes, como o Microsoft SharePoint, Exchange, Office 365 e outros, proporcionando um ambiente de trabalho consistente.
Gestão abrangente do ciclo de vida da informação
A Gimmal oferece ferramentas integradas para gerir todo o ciclo de vida da informação, desde a criação do documento até à sua eliminação final. Eis as principais áreas em que a plataforma oferece soluções eficazes:
Criação e captura de documentos
O Gimmal permite a criação e captura de documentos a partir de uma variedade de fontes, tais como sistemas empresariais, aplicações de escritório e dispositivos móveis. Graças à função de classificação automática e de metadados, o conteúdo é imediatamente organizado e facilmente pesquisável.
Gestão do fluxo de trabalho
Os fluxos de trabalho automatizados ajudam a otimizar os processos empresariais relacionados com documentos, como a revisão, aprovação e distribuição. Gimmal fornece ferramentas flexíveis para definir e adaptar estes processos de acordo com as necessidades da organização.
Cooperação e partilha de documentos
A plataforma Gimmal facilita a colaboração segura e a partilha de documentos dentro da organização e com parceiros e clientes externos. De facto, as funções de controlo de acesso e de histórico de alterações garantem a transparência e a responsabilidade.
Arquivamento e armazenamento de documentos
A Gimmal oferece funcionalidades avançadas de arquivo e armazenamento de documentos que cumprem as leis e regulamentos actuais. Os documentos são armazenados de forma segura num repositório, com fácil recuperação quando necessário.
Eliminação e destruição de documentos
Após um determinado período de tempo ou quando estão reunidas determinadas condições, o Gimmal permite que os documentos sejam eliminados e destruídos de forma segura, de acordo com as políticas de retenção estabelecidas. De facto, o processo é totalmente auditável e está em conformidade com a legislação em vigor.
Principais características do Gimmal
O Gimmal oferece uma gama de funcionalidades avançadas para facilitar a gestão de documentos e garantir a conformidade. Aqui tens alguns dos mais importantes:
Pesquisa avançada e localizador de documentos
Com as suas funções avançadas de pesquisa e indexação, o Gimmal permite encontrar documentos de forma rápida e fácil com base em metadados, conteúdos ou outros critérios. De facto, a função de sugestão ao escrever facilita a procura da informação desejada.
Controlo de versões e histórico de alterações
O Gimmal regista todas as alterações feitas aos documentos, registando o histórico de versões e permitindo uma comparação fácil das diferenças. Isto facilita a recriação de versões anteriores de documentos e a compreensão de quem fez determinadas alterações e quando.
Integração com o Microsoft Office 365
O Gimmal oferece uma integração perfeita com o Microsoft Office 365, permitindo trabalhar sem problemas com documentos diretamente a partir de aplicações como o Word, o Excel e o PowerPoint. As funções de gestão de documentos podem ser acedidas a partir da barra de ferramentas, aumentando a produtividade e a comodidade.
Gestão móvel de documentos
No mundo móvel de hoje, a Gimmal oferece aplicações móveis que lhe permitem aceder e gerir documentos a partir de qualquer local e dispositivo. De facto, os funcionários podem ver, editar e partilhar ficheiros com total controlo e segurança.
Análises e relatórios
Além disso, a Gimmal fornece ferramentas avançadas de análise e elaboração de relatórios para ajudar as organizações a monitorizar e otimizar os seus processos de gestão de documentos. Métricas como a atividade do utilizador, a utilização do espaço em disco e a conformidade com as políticas podem ser controladas para identificar áreas a melhorar.
Perguntas mais frequentes:
- O que é a plataforma Gimmal para a gestão de documentos?
Trata-se de uma solução abrangente que permite controlar o ciclo de vida dos documentos, desde a sua criação até à sua eliminação.
- Quais são os principais desafios da gestão documental na era digital?
Crescimento rápido dos dados, falta de processos de gestão eficazes, risco de violações da regulamentação e redução da produtividade do pessoal.
- Que vantagens oferece a plataforma Gimmal?
Centraliza e organiza os conteúdos, automatiza os processos, controla o acesso e a segurança, cumpre os regulamentos e integra-se nos sistemas existentes da empresa.
