Gestión documental con Gimmal
Hoy en día, cuando la información es un recurso clave para el éxito empresarial, la gestión eficaz de los documentos se ha convertido en algo esencial. Con el creciente número de archivos digitales y las normativas de almacenamiento, las organizaciones necesitan encontrar una solución fiable que les ayude a mantenerse organizadas y garantizar el cumplimiento de la normativa. Gimmal ofrece una completa plataforma de gestión de documentos que facilita el control de todo el ciclo de vida de los contenidos, desde su creación hasta su eliminación final. Gestión documental con Gimmal.
Tabla de contenidos:
- Retos de la gestión de archivos en la era digital
- La Solución Gimmal Completa
- Principales ventajas de Gimmal
- Gestión integral del ciclo de vida de la información
- Características principales de Gimmal
- Preguntas más frecuentes
Retos de la gestión de archivos en la era digital
Con la creciente digitalización de las empresas, la cantidad de datos generados crece a un ritmo alarmante. Los documentos, informes, presentaciones y otros archivos digitales se multiplican rápidamente, creando un caos de información. La falta de un sistema de gestión eficaz puede provocar una serie de problemas, como:
- Pérdida de datos e información importantes
- Procesos empresariales ineficaces
- Violación de leyes y reglamentos
- Reducción de la productividad de los empleados
- Aumento de los costes de explotación
Además, con las crecientes exigencias de seguridad y privacidad de los datos, las empresas deben garantizar un control estricto del acceso, almacenamiento y eliminación de la información confidencial.
La Solución Gimmal Completa
Gimmal ofrece una solución integral de gestión de documentos para ayudar a las organizaciones a afrontar los retos que plantea el aumento de los contenidos digitales. La plataforma combina numerosas funciones para gestionar el ciclo de vida de la información, facilitando el control de los documentos desde su creación hasta su eliminación final.
Principales ventajas de Gimmal
- Centralizar y organizar los contenidos: Gimmal permite reunir todos los documentos en un repositorio centralizado, lo que facilita su localización y gestión.
- Automatización de procesos: Los flujos de trabajo automatizados y las reglas de gestión de documentos ayudan a aumentar la eficacia operativa y a reducir la carga de trabajo manual.
- Control de acceso y seguridad: Las funciones avanzadas de seguridad, como el control de acceso basado en funciones, el seguimiento de cambios y la encriptación de datos, garantizan la protección de la información confidencial.
- Cumplimiento normativo: Gimmal ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos legales y normativos de almacenamiento y gestión de documentos, como GDPR, HIPAA y otros.
- Integración con sistemas corporativos: La plataforma se integra fácilmente con los sistemas existentes, como Microsoft SharePoint, Exchange, Office 365 y otros, proporcionando un entorno de trabajo coherente.
Gestión integral del ciclo de vida de la información
Gimmal ofrece herramientas integradas para gestionar todo el ciclo de vida de la información, desde la creación del documento hasta su eliminación final. Éstas son las áreas clave en las que la plataforma ofrece soluciones eficaces:
Creación y captura de documentos
Gimmal permite crear y capturar documentos sin problemas desde diversas fuentes, como sistemas empresariales, aplicaciones ofimáticas y dispositivos móviles. Gracias a la función automática de clasificación y metadatos, el contenido se organiza inmediatamente y se puede buscar fácilmente.
Gestión del flujo de trabajo
Los flujos de trabajo automatizados ayudan a optimizar los procesos empresariales relacionados con los documentos, como la revisión, la aprobación y la distribución. Gimmal proporciona herramientas flexibles para definir y adaptar estos procesos según los requisitos de la organización.
Cooperación e intercambio de documentos
La plataforma Gimmal facilita la colaboración segura y el intercambio de documentos dentro de la organización y con socios y clientes externos. De hecho, las funciones de control de acceso e historial de cambios garantizan la transparencia y la responsabilidad.
Archivo y almacenamiento de documentos
Gimmal ofrece funciones avanzadas de archivo y almacenamiento de documentos que cumplen las leyes y normativas vigentes. Los documentos se almacenan de forma segura en un repositorio, con fácil recuperación cuando sea necesario.
Eliminación y destrucción de documentos
Tras un determinado periodo de tiempo o en determinadas condiciones, Gimmal permite que los documentos se eliminen y destruyan de forma segura, de acuerdo con las políticas de conservación establecidas. De hecho, el proceso es totalmente auditable y cumple la legislación vigente.
Características principales de Gimmal
Gimmal ofrece una serie de funciones avanzadas para facilitar la gestión de documentos y garantizar su cumplimiento. Aquí tienes algunas de las más importantes:
Búsqueda avanzada y buscador de documentos
Con sus funciones avanzadas de búsqueda e indexación, Gimmal hace que sea rápido y fácil encontrar documentos basándose en metadatos, contenido u otros criterios. De hecho, la función de sugerencia al escribir facilita la búsqueda de la información deseada.
Control de versiones e historial de cambios
Gimmal rastrea todos los cambios realizados en los documentos, registrando el historial de versiones y permitiendo comparar fácilmente las diferencias. Esto facilita recrear versiones anteriores de los documentos y comprender quién hizo determinados cambios y cuándo.
Integración con Microsoft Office 365
Gimmal ofrece una integración perfecta con Microsoft Office 365, lo que permite trabajar sin problemas con documentos directamente desde aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint. Se puede acceder a las funciones de gestión de documentos desde la barra de herramientas, lo que aumenta la productividad y la comodidad.
Gestión documental móvil
En el mundo móvil de hoy, Gimmal ofrece aplicaciones móviles que te permiten acceder y gestionar documentos desde cualquier lugar y dispositivo. De hecho, los empleados pueden ver, editar y compartir archivos con total control y seguridad.
Análisis e informes
Además, Gimmal proporciona herramientas avanzadas de análisis e informes para ayudar a las organizaciones a supervisar y optimizar sus procesos de gestión de documentos. Se pueden seguir métricas como la actividad de los usuarios, el uso del espacio en disco y el cumplimiento de las políticas para identificar áreas de mejora.
Preguntas más frecuentes:
- ¿Qué es la plataforma Gimmal de gestión documental?
Es una solución integral que proporciona control sobre el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su eliminación.
- ¿Cuáles son los principales retos de la gestión documental en la era digital?
Rápido crecimiento de los datos, falta de procesos de gestión eficaces, riesgo de incumplimiento de la normativa y reducción de la productividad del personal.
- ¿Qué ventajas ofrece la plataforma Gimmal?
Centraliza y organiza los contenidos, automatiza los procesos, controla el acceso y la seguridad, cumple la normativa e intégralos con los sistemas existentes en la empresa.
