La gestion des données dans les organisations n’est pas seulement un défi technique, mais aussi un défi de sécurité et de conformité réglementaire. En pratique, même la meilleure stratégie peut échouer si elle n’est pas soutenue par le bon outil. C’est dans ce contexte que Gimmal – un système utilisé par les services informatiques, de conformité, juridiques et d’archivage dans tous les types d’institutions pour protéger les données et gérer l’information de manière sûre et contrôlée.
Principales conclusions
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Gimmal est utilisé dans les institutions publiques, les entreprises privées, les secteurs de la finance et de l’assurance.
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Permet de centraliser les données distribuées dans plusieurs systèmes et référentiels.
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Dans la pratique, il est utilisé pour la classification, la conservation, l’audit et la protection des documents.
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La mise en œuvre de Gimmal va souvent de pair avec la réduction des risques de fuite et l’amélioration de la conformité réglementaire.
Table des matières
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Qui sont les utilisateurs de Gimmal ?
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Scénarios d’utilisation typiques dans les organisations
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Comment les services informatiques, juridiques et de conformité travaillent-ils avec Gimmal ?
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Exemples d’avantages de la mise en œuvre
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Études de cas sélectionnées
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FAQ
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Résumé
Qui sont les utilisateurs de Gimmal ?
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Les services informatiques – gèrent l’infrastructure documentaire, les comptes, les intégrations, la sécurité.
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Conformité et sécurité – définir des politiques de conservation, des inspections, des audits et superviser la conformité.
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Les services juridiques utilisent l’outil pour garantir la suppression cyclique des données et le respect des réglementations.
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Archivistes et administrateurs de documents – contrôlent les documents de longue date et leur archivage.
Scénarios d’utilisation typiques dans les organisations
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Consolidation des documents provenant de différents systèmes (SharePoint, serveur de fichiers, référentiels en nuage) sous la gestion de Gimmal.
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Classification automatique des documents en fonction de la confidentialité et des politiques d’accès pertinentes.
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Mise en œuvre de règles de conservation – par exemple, suppression des données après une certaine période ou archivage conformément à la réglementation.
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Audit d’accès – vérifier qui a accédé aux documents sensibles et quand.
Comment les services informatiques, juridiques et de conformité travaillent-ils avec Gimmal ?
Une plateforme commune permet à toutes les parties de connaître l’état d’un même document. Le service informatique peut techniquement mettre en œuvre le contrôle d’accès, le service de la conformité peut définir les règles de conservation et le service juridique a accès aux journaux et aux audits pour démontrer la conformité. Cela permet d’éviter les conflits, la duplication du travail ou les incohérences entre les départements.
Exemples d’avantages de la mise en œuvre
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Réduire le nombre d’incidents liés à un accès erroné aux données.
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Réduire le temps nécessaire à l’audit et à l’établissement de rapports.
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Réduction des coûts de stockage des documents redondants.
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Réduire le risque de sanctions en cas de non-respect des réglementations en matière de données.
Études de cas sélectionnées
Par exemple, une institution financière a mis en œuvre Gimmal pour consolider les documents provenant des succursales – les règles de conservation étant différentes dans chaque succursale. Une fois la politique centrale mise en œuvre, le nombre d’infractions a diminué de plusieurs dizaines de pour cent et les audits se sont déroulés plus harmonieusement.
FAQ
Gimmal fonctionne-t-il avec plusieurs référentiels simultanément ?
Oui, il s’intègre à de nombreux systèmes et permet une gestion des données « sur place ».
Les utilisateurs doivent-ils s’habituer à la nouvelle interface ?
L’interface est conçue pour l’utilisateur final – la formation est facile et les changements sont minimes.
La mise en œuvre nécessite-t-elle une migration des données ?
Non – avec les connecteurs, Gimmal peut travailler sans avoir à changer l’emplacement des documents.
Est-il évolutif ?
Oui, il convient aussi bien aux petites organisations qu’aux grandes institutions disposant de plusieurs téraoctets de documents.
Résumé
Dans la pratique, Gimmal devient l’outil central de la gestion des documents et de la sécurité des données dans les organisations. Il permet la collaboration entre les départements, automatise les processus et réduit le risque d’erreurs et de violations. Les institutions peuvent ainsi fonctionner de manière plus efficace et plus sûre dans un environnement soumis à de nombreuses exigences réglementaires.
