Quelle est la gestion des documents en place ?

La gestion des documents sur site est une une approche moderne de la gestion des documents et de l’information dans les entreprises. Cela signifie qu’au lieu de déplacer les documents vers des dépôts distincts, ils peuvent être gérés là où ils sont stockés et utilisés quotidiennement. Cette solution améliore la productivité et la sécurité des données, ce qui permet aux entreprises de répondre aux exigences légales et réglementaires en matière de stockage et de protection des données.

Table des matières :

1. Quelle est la gestion des documents en place ?
2. Pourquoi la gestion des dossiers sur place est-elle importante ?
3. Avantages de la gestion des documents sur site
4. Comment fonctionne la gestion des archives sur place ?
5. Outils d’aide à la gestion des documents sur site
6. Les défis de la gestion des documents sur site
7. Bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la gestion des documents sur site
8. Questions fréquemment posées

Quelle est la gestion des documents en place ?

La gestion des documents sur site fait référence à une stratégie qui permet aux organisations de gérer des documents, des données et des enregistrements sans avoir à les déplacer dans des dépôts ou des archives spéciaux. La gestion s’effectue directement sur les lieux où les données sont générées et stockées.

Par exemple, si des documents sont créés et stockés dans un système partagé tel que SharePoint, les utilisateurs peuvent gérer ces documents (attribuer des métadonnées, classer, fixer des délais de conservation) sans avoir à les copier dans des systèmes externes.

Pourquoi la gestion des dossiers sur place est-elle importante ?

À l’ère de la croissance rapide des données et des réglementations de plus en plus complexes en matière de protection des données et de la vie privée, la gestion des enregistrements sur site est devenue un élément clé des stratégies d’information des entreprises. Le stockage et la gestion des données là où elles sont utilisées aident les organisations :

• Minimiser les risques liés à la perte de données ou aux failles de sécurité.
• Augmenter l’efficacité opérationnelle en réduisant la nécessité de transférer et de reproduire des documents.
• Répondre aux exigences de conformité réglementaire, y compris RODO ou HIPAA.

Avantages de la gestion des documents sur site

Économiser du temps et des ressources

L’un des principaux avantages de la gestion des documents sur site est le gain de temps et de ressources. Les employés n’ont plus besoin de passer du temps à transférer des documents vers des référentiels dédiés ou à gérer des sauvegardes de documents à différents endroits.

Au lieu de cela, les documents peuvent être gérés directement sur les systèmes où ils ont été créés à l’origine, ce qui élimine ce besoin :

• Duplication des données.
• Déplacement de fichiers volumineux entre différents systèmes.
• Restreindre l’accès aux documents à différents stades de leur cycle de vie.

Améliorer la sécurité des données

De nos jours, les cybermenaces telles que les ransomwares et les logiciels malveillants sont de plus en plus courantes. La sécurité des données est une priorité, et la gestion des documents sur site peut y contribuer :

• Réduction du risque de perte de données – les données sont stockées là où elles ont été créées. Cela réduit le nombre d’endroits où elles peuvent être dupliquées et potentiellement compromises.
• Gestion de l’accès – gestion plus facile des droits sur les données, y compris la possibilité de bloquer l’accès aux utilisateurs non autorisés.

Respect des exigences légales

Un nombre croissant de réglementations, telles que le RODO (Règlement général sur la protection des données), exigent des entreprises qu’elles gèrent les données d’une certaine manière. La gestion des enregistrements sur site permet aux entreprises de répondre à ces exigences sans avoir à effectuer des opérations complexes sur les données.

Les entreprises ont souvent besoin de conserver des enregistrements précis de leur stockage et de leur traitement de données. La gestion des enregistrements sur site simplifie ce processus en permettant l’audit et le contrôle des documents et de répondre aux exigences réglementaires en matière de conservation et d’élimination des données.

Comment fonctionne la gestion des archives sur place ?

En pratique la gestion des documents sur site repose sur l’utilisation de technologies et de logiciels avancés qui permettent de contrôler les documents là où ils sont utilisés. Ces systèmes sont intégrés à d’autres outils de travail, tels que les systèmes de gestion des documents (SGD) ou les outils de collaboration en équipe.

Les principales fonctions de gestion des documents sont en place :

• Indexation des documents: attribution automatique de métadonnées et d’étiquettes aux documents, facilitant leur récupération et leur classification ultérieures.
• Contrôle de version: capacité à gérer différentes versions de documents et à suivre les modifications apportées par les utilisateurs.
• Déterminer les cycles de vie des documents: assigner des périodes pendant lesquelles les documents doivent être conservés, ainsi que des périodes pendant lesquelles ils peuvent être éliminés.
• Gestion des autorisations: contrôle des personnes ayant accès à des documents spécifiques et des opérations qu’elles peuvent effectuer sur ces documents.

Outils d’aide à la gestion des documents sur site

Logiciels dédiés à la gestion des documents

Les entreprises utilisent de plus en plus des logiciels spécialement conçus pour la gestion des documents et des archives sur site. Parmi les solutions les plus populaires, citons

• Microsoft SharePoint – un outil populaire pour la collaboration, la classification et la gestion du cycle de vie des documents.
• Alfresco – une plateforme open-source pour la gestion de contenu et de documents d’entreprise.
• M-Files – un outil qui vous permet de classer et de gérer automatiquement les documents là où vous les créez.

Systèmes de gestion de contenu

Les systèmes de gestion de contenu (CMS) offrent également des fonctionnalités permettant de gérer les documents sur site. C’est le cas par exemple :

• WordPress – un CMS populaire qui, avec des modules complémentaires, permet de gérer des documents et des données directement sur le site.
• Drupal – une plateforme CMS plus avancée qui intègre la gestion des documents à d’autres fonctions du site web.

Les défis de la gestion des documents sur site

Malgré ses nombreux avantages, la gestion des dossiers sur place comporte également quelques défis :

• Complexité de la gestion – la mise en œuvre de la gestion des documents sur site nécessite une configuration complexe de systèmes pour garantir que les données sont correctement classées et sécurisées.
• Sécurité – si cette solution peut améliorer la sécurité des données, elle nécessite également des mesures supplémentaires, telles qu’un pare-feu, un programme VPN ou des systèmes avancés de surveillance des réseaux informatiques.
• Collaboration au sein de l’équipe – un trop grand nombre de systèmes de gestion de contenu peut entraîner un chaos dans la gestion des documents ; il est donc essentiel de choisir les outils qui répondent le mieux aux besoins de l’entreprise.

Bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la gestion des documents sur site

Analyse des besoins de l’entreprise

Avant qu’une entreprise ne décide de mettre en place un système de gestion des documents sur site, elle doit analyser soigneusement ses besoins et l’infrastructure informatique existante. Il est important de prendre en compte des éléments tels que

• Nombre de documents détenus par l’entreprise.
• Types de documents et d’enregistrements à gérer.
• La complexité des processus opérationnels impliqués dans la documentation.

Choisir le bon logiciel

En fonction de la nature spécifique de l’activité, les entreprises devraient envisager d’investir dans des logiciels spécialisés tels qu’Alfresco, M-Files ou Checkmk. Il est important que le logiciel soit évolutif et flexible afin de poursuivre le développement de l’infrastructure informatique.

Garantir la sécurité des données

La sécurité du réseau et des données stockées est une priorité. Les entreprises devraient mettre en œuvre des solutions telles qu’un pare-feu web, un VPN top et un logiciel antivirus. Les meilleurs antivirus, tels que Bitdefender ou Norton, offrent une protection avancée contre les logiciels malveillants et les cyberattaques.

Formation régulière du personnel

Une gestion efficace des documents sur le site nécessite une formation régulière du personnel :

• Utilisation d’outils de gestion des documents.
• Respect de la politique de sécurité.
• Sensibilisation aux menaces telles que les ransomwares et les logiciels malveillants.

Questions fréquemment posées

1. La gestion des documents sur site est-elle adaptée à toutes les entreprises ?

Oui, la solution peut être mise en œuvre dans la plupart des entreprises, quelle que soit leur taille. L’essentiel est toutefois d’adapter les outils et les processus aux spécificités de l’entreprise.

2. existe-t-il des outils gratuits de gestion des enregistrements sur site ?

Oui, il existe des outils open-source tels qu’Alfresco qui offrent des options gratuites. Toutefois, pour les grandes entreprises qui ont besoin de fonctionnalités avancées, il est recommandé d’opter pour des solutions payantes.

3. quels sont les principaux risques liés à la gestion des documents sur site ?

Les principales menaces sont les cyberattaques, les logiciels malveillants et les erreurs humaines. Il est important que les entreprises investissent dans la sécurité informatique, notamment dans des logiciels antivirus avancés et dans la formation des employés.

4. la gestion des documents sur site nécessite-t-elle un investissement important ?

Pas toujours. Tout dépend de la taille de l’entreprise et de ses besoins. Les petites entreprises peuvent mettre en œuvre des outils de base à peu de frais, tandis que les grandes organisations peuvent avoir besoin de systèmes et de solutions plus avancés.

5 Quels sont les secteurs d’activité les plus susceptibles d’utiliser la gestion des documents sur site ?

Les secteurs les plus courants sont l’informatique, la finance, l’assurance et le secteur public, qui doivent se conformer à des réglementations strictes en matière de stockage de données.