Pourquoi choisir Gimmal pour la gestion des archives d’entreprise ?

Les organisations d’aujourd’hui sont confrontées aux défis de la gestion des documents d’entreprise. Le stockage, l’organisation et la protection des données sont des aspects clés qui affectent la productivité et la conformité réglementaire. Le système Gimmal se distingue des autres solutions par son approche globale de la gestion des documents, tant physiques que numériques. Dans cet article, nous allons voir pourquoi vous devriez mettre en place Gimmal dans votre entreprise.

Principales conclusions :

1. Gimmal combine la gestion des documents physiques et numériques, offrant ainsi un contrôle complet des ressources de l’entreprise.
2. Le système permet de se conformer à la réglementation, en minimisant le risque de pénalités et d’infractions.
3. L’automatisation des processus chez Gimmal augmente l’efficacité du travail et réduit le risque d’erreur humaine.
4. L’outil s’intègre à des plateformes populaires telles que SharePoint et Office 365.
5. La mise en œuvre de Gimmal permet aux organisations d’optimiser leurs coûts et d’améliorer leur efficacité opérationnelle.

Table des matières :

1. Qu’est-ce que Gimmal?
2. Principales caractéristiques du système Gimmal
3. Avantages de la mise en œuvre de Gimmal dans votre entreprise
4. Comment Gimmal soutient-il la conformité réglementaire ?
5. Questions fréquemment posées

Qu’est-ce que Gimmal ?

Gimmal est un système de gestion documentaire de pointe qui permet aux organisations de gérer efficacement les documents physiques et numériques. Il s’agit d’une solution complète qui permet de stocker, de suivre et de sécuriser les documents en un seul endroit. Grâce à sa flexibilité, Gimmal peut être adapté aux besoins des petites, moyennes et grandes entreprises. Le système combine les fonctionnalités de gestion du cycle de vie des documents, d’archivage des documents et de conformité réglementaire. C’est la solution idéale pour les entreprises qui cherchent à accroître leur efficacité opérationnelle et à minimiser les risques liés à la gestion des documents. En savoir plus sur Gimmal : Système de gestion documentaire

Principales caractéristiques du système Gimmal

1. Gestion de la documentation physique et numérique – Gimmal permet l’intégration de la gestion de tous les types de documentation, éliminant ainsi la nécessité de recourir à plusieurs systèmes différents.
2. Automatisation des processus – La classification, le classement et le flux de travail automatiques réduisent le risque d’erreurs et font gagner du temps au personnel.
3. Intégration avec des plateformes populaires – Gimmal fonctionne avec des plateformes telles que Microsoft SharePoint, Office 365 et OneDrive, ce qui facilite sa mise en œuvre et son utilisation.
4. Gestion du cycle de vie des documents – De leur création à leur utilisation, en passant par leur archivage ou leur destruction, tout est surveillé et contrôlé.
5. Rapports et audits avancés – L’outil fournit des rapports détaillés permettant de suivre l’utilisation des documents et le respect des politiques de l’entreprise.

Pour en savoir plus sur les fonctions de Gimmal, cliquez ici : Fonctions de Gimmal

Avantages de la mise en œuvre de Gimmal dans votre entreprise

1. Productivité accrue – L’automatisation des processus de gestion des documents permet au personnel de se concentrer sur les tâches essentielles, en éliminant les tâches manuelles qui prennent du temps.
2. Optimisation des coûts – En numérisant la documentation physique et en organisant mieux les données, les entreprises peuvent réduire leurs coûts d’exploitation.
3. Sécurité accrue – Le système offre des fonctions avancées de protection des documents, telles que le contrôle d’accès et le cryptage des données.
4. Conformité réglementaire – L’application automatique des politiques de conservation et de gestion des documents minimise le risque de sanctions en cas d’infraction à la réglementation.
5. Amélioration de la collaboration au sein de l’équipe – L’intégration avec les plateformes les plus courantes facilite l’accès aux documents et améliore le travail d’équipe.

En savoir plus sur les avantages de la mise en œuvre de Gimmal : Avantages de Gimmal

Comment Gimmal soutient-il la conformité réglementaire ?

L’un des plus grands défis de la gestion des documents est de répondre aux exigences réglementaires telles que RODO ou HIPAA. Gimmal automatise les processus liés à la conformité tels que :

1. Gestion de la conservation des données – Le système supprime ou archive automatiquement les documents après une période déterminée, conformément à la politique de l’entreprise.
2. Audit et rapports – Des journaux et des rapports d’activité détaillés permettent de préparer les audits externes et internes.
3. Sécurité des données – Les fonctions de cryptage et de contrôle d’accès garantissent que les documents sont protégés contre tout accès non autorisé.
4. Gestion de la conformité en temps réel – Le système surveille l’activité en temps réel et identifie les violations potentielles de la conformité.

En savoir plus sur la conformité réglementaire : Conformité réglementaire avec Gimmal

Questions fréquemment posées

1. Gimmal prend-il en charge simultanément la documentation physique et numérique ?
Oui, Gimmal vous permet de gérer des documents physiques et numériques dans un seul système.

2 Quels sont les principaux avantages de la mise en œuvre de Gimmal ?
Augmentation de la productivité, optimisation des coûts, meilleure organisation des documents et respect de la réglementation.

3 Gimmal s’intègre-t-il à d’autres systèmes informatiques ?
Oui, Gimmal fonctionne avec des plateformes populaires telles que SharePoint, Office 365 et OneDrive.

4. la mise en œuvre de Gimmal nécessite-t-elle un investissement important ?
Le coût de la mise en œuvre dépend des spécificités de l’organisation, mais l’investissement est rapidement amorti grâce aux gains de temps et à une meilleure organisation du travail.