Les courriers électroniques constituent aujourd’hui l’un des principaux canaux de communication dans les organisations. Ils véhiculent des informations d’une importance stratégique, qu’il s’agisse de contrats ou de données sur les employés. Malheureusement, dans de nombreuses entreprises, ces données sont gérées de manière désordonnée et manuelle, ce qui génère des risques de violation de la loi et de la sécurité. À l’ère de RODO, KRI et des politiques de conformité internes, il est essentiel de mettre en œuvre une approche systématique et automatisée. Avec l’aide de GIMMAL, une solution qui permet une gestion complète et sécurisée des enregistrements d’emails dans les environnements Microsoft 365 et au-delà.
Principales conclusions
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Les courriers électroniques ne sont pas de simples messages – nombre d’entre eux sont des documents officiels qui doivent être archivés et contrôlés.
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Le tri et l’archivage manuels génèrent des erreurs, des coûts et des risques d’infraction à la réglementation.
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GIMMAL permet la détection, la classification et la gestion automatiques des courriers électroniques en tant que documents.
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Le système prend en charge la surveillance de bout en bout, ce qui signifie une visibilité et une vérifiabilité totales du cycle de vie des données.
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La gestion automatisée des messages renforce la cybersécurité informatique et améliore la conformité réglementaire.
Table des matières
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Pourquoi la gestion des courriels en tant qu’enregistrements est-elle importante ?
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Principaux problèmes de l’approche traditionnelle
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Comment fonctionne la gestion du courrier électronique dans GIMMAL
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Les avantages de l’automatisation pour l’organisation
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Exemple de mise en œuvre de GIMMAL
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Foire aux questions (FAQ)
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Résumé
Pourquoi la gestion des courriels en tant qu’enregistrements est-elle importante ?
Les courriers électroniques représentent aujourd’hui une part importante des données organisationnelles – et les plus sensibles. On estime que jusqu’à 10 % des courriels d’une entreprise peuvent être considérés comme des documents officiels. Négliger de les stocker correctement peut avoir de graves conséquences – des amendes à l’atteinte à la réputation. La mise en œuvre d’une politique de gestion des enregistrements d’e-mails n’est pas seulement une question de rangement, c’est aussi une exigence de conformité légale. GIMMAL vous permet de mettre en œuvre des processus automatisés pour classer les messages et garder le contrôle sur ce qui devient un document officiel.
Principaux problèmes de l’approche traditionnelle
La gestion traditionnelle des enregistrements de courrier électronique repose souvent sur l’utilisateur final – c’est lui qui décide de ce qu’il faut sauvegarder et à quel endroit. Un tel modèle présente un risque élevé d’erreurs, d’oublis et de manque d’uniformité. Il en résulte souvent des silos de données, une duplication redondante des fichiers et des difficultés à mener des audits. En cas de procédure judiciaire ou d’audit, l’extraction manuelle des messages peut s’avérer longue et coûteuse. Grâce à une surveillance de bout en bout, GIMMAL offre une visibilité totale, une automatisation et une cohérence dans l’ensemble de l’organisation.
Comment fonctionne la gestion du courrier électronique dans GIMMAL
Le système GIMMAL automatise la détection des courriels qui contiennent des données répondant aux critères définis dans les politiques de l’organisation. La classification automatique permet d’attribuer les métadonnées pertinentes et de les placer dans des référentiels conformes à la réglementation en vigueur. Les courriels sont ensuite soumis à des règles de conservation qui déterminent la durée pendant laquelle ils doivent être conservés et le moment où ils peuvent être supprimés en toute sécurité. Toutes les activités sont vérifiables, ce qui permet des contrôles de conformité complets. Pour les équipes informatiques et de conformité, il s’agit d’un gain de temps considérable et de risques éliminés au stade de la gestion des documents.
Les avantages de l’automatisation pour l’organisation
La mise en œuvre de la solution GIMMAL apporte des avantages immédiats : réduction des risques, plus grande transparence et efficacité opérationnelle accrue. L’automatisation élimine le besoin d’archiver manuellement les courriels, ce qui allège considérablement la charge de travail du personnel. Les politiques de conservation intégrées protègent contre la suppression accidentelle ou le stockage de données incompatibles. En même temps, l’organisation répond aux exigences réglementaires sans intervention manuelle. Grâce à GIMMAL et à son approche de la cybersécurité informatique, les entreprises peuvent fonctionner en conformité sans dépenses opérationnelles excessives.
Exemple de mise en œuvre de GIMMAL
Un système de gestion des courriers électroniques basé sur GIMMAL a été mis en place dans une administration publique. L’objectif était d’organiser un volume important de correspondance contenant des données sensibles et des documents officiels. En centralisant le stockage et en attribuant automatiquement des règles, l’organisation a acquis un contrôle total sur le cycle de vie des courriels. Après six mois, le nombre de requêtes adressées au service informatique a été réduit de 40 % et le temps nécessaire à la préparation des données pour les audits a été divisé par trois. De plus, l’archivage des messages a été automatisé dans le respect de la législation en vigueur.
Foire aux questions (FAQ)
GIMMAL fonctionne-t-il avec Microsoft 365 ?
Oui, GIMMAL est entièrement compatible avec Microsoft 365 et peut être facilement intégré avec SharePoint, Exchange et Teams.
L’utilisateur final doit-il sélectionner lui-même les enregistrements ?
Non – le système identifie et attribue automatiquement les documents conformément à la politique de l’entreprise, ce qui allège la charge de travail du personnel.
GIMMAL prend-il en charge l’audit et l’établissement de rapports ?
Oui – toutes les activités sont enregistrées afin qu’elles puissent être examinées, faire l’objet d’un rapport et que la conformité soit documentée.
Quels sont les principaux avantages de la mise en œuvre de GIMMAL ?
Amélioration de la conformité, réduction du risque de pénalités, gain de temps et plus grande transparence des données au sein de l’organisation.
Résumé
La gestion des courriers électroniques ne peut pas être le fruit du hasard. Elle doit être automatisée, sécurisée et conforme aux politiques de l’organisation. GIMMAL est un outil de pointe qui offre un moyen simple de contrôler la circulation des données électroniques. La mise en œuvre d’une telle solution n’est pas seulement une question de forme, mais surtout un véritable soutien pour les services informatiques, de conformité et de gestion. Grâce à la cybersécurité informatique et à la surveillance de bout en bout, les organisations bénéficient d’un avantage concurrentiel et d’une tranquillité d’esprit face à l’évolution des réglementations.
