Les institutions publiques traitent quotidiennement d’énormes quantités de documents, qu’il s’agisse de demandes et de décisions administratives, de contrats ou de rapports financiers. Malheureusement, il n’existe souvent aucun système cohérent de gestion des documents, ce qui entraîne le chaos et le risque de perdre des informations confidentielles. Des solutions telles que Gimmal permettent de mettre de l’ordre et d’accroître la sécurité des données dans le secteur public.
Principales conclusions
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Gimmal soutient les institutions publiques dans la gestion sécurisée des documents.
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Le système automatise les processus et élimine les erreurs humaines.
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La conformité réglementaire est facilitée par un référentiel central.
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La mise en œuvre de Gimmal accroît l’efficacité des bureaux et renforce la confiance entre les citoyens.
Table des matières
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Raison 1 : Sécurité des données des citoyens
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Raison 2 : Respect de la réglementation
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Raison 3 : Élimination du chaos documentaire
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Raison 4 : Gagner du temps et des ressources
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Raison 5 : une plus grande confiance du public
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Questions fréquemment posées
Raison 1 : Sécurité des données des citoyens
Les établissements publics stockent les données personnelles, financières et médicales des citoyens. Avec Gimmal, l’accès à ces données est contrôlé et protégé contre les fuites, ce qui minimise le risque d’incidents.
Raison 2 : Respect de la réglementation
Le RODO et d’autres règlements exigent que les documents soient stockés et traités selon certaines règles. Gimmal aide les institutions à se conformer à ces exigences en facilitant les audits et les rapports.
Raison 3 : Élimination du chaos documentaire
L’absence de système est source de désordre et de difficulté à trouver l’information. Gimmal centralise les documents, les classe automatiquement et vous permet de retrouver rapidement les dossiers dont vous avez besoin.
Raison 4 : Gagner du temps et des ressources
L’automatisation des processus signifie que les fonctionnaires passent moins de temps à organiser manuellement les documents. Cela se traduit par une plus grande efficacité du travail et la possibilité de se concentrer sur le service aux citoyens.
Raison 5 : une plus grande confiance du public
Les citoyens s’attendent à ce que leurs données soient sécurisées et disponibles en cas de besoin. Les institutions qui mettent en œuvre des solutions modernes de gestion de l’information se forgent une réputation de modernité et de fiabilité.
Questions fréquemment posées
Gimmal fonctionnera-t-il bien dans les petits bureaux ?
Oui, le système est évolutif et peut être adapté aux besoins des différentes institutions.
La mise en œuvre nécessite-t-elle un investissement important dans l’infrastructure informatique ?
Non, Gimmal fonctionne avec les systèmes existants et ne nécessite pas de refonte complète.
Gimmal prend-il en charge l’archivage des documents papier ?
Oui, il permet également la numérisation de documents traditionnels.
Résumé
Gimmal est une solution que toute institution publique devrait envisager. Elle permet une gestion sécurisée et légale des documents, élimine le chaos, fait gagner du temps au personnel et renforce la confiance des citoyens. C’est une technologie qui fait une réelle différence pour les services publics.
