Chaque entreprise, quel que soit son secteur d’activité, génère chaque jour des dizaines de documents : contrats, factures, rapports ou correspondance interne. Au fil du temps, ces documents se transforment en une énorme base de données qu’il est difficile de maîtriser. Le chaos documentaire est source d’erreurs, de pertes financières et de problèmes de sécurité. La solution est Gimmal, un système de gestion de l’information qui organise les documents et soutient les organisations dans leur fonctionnement quotidien.
Principales conclusions
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Gimmal automatise l’organisation et l’archivage des documents.
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Le système augmente la sécurité et élimine le risque de fuites.
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Grâce à un référentiel central, les entreprises trouvent plus rapidement les informations dont elles ont besoin.
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L’outil permet de se conformer aux réglementations légales, par exemple RODO.
Table des matières
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Pourquoi les entreprises ont-elles un problème de documentation ?
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Gimmal – qu’est-ce que c’est et comment ça marche ?
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Quels sont les avantages de la mise en ordre des documents ?
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Gimmal et la sécurité des données
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Soutien à la conformité
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Questions fréquemment posées
Pourquoi les entreprises ont-elles un problème de documentation ?
Les entreprises stockent souvent des documents à plusieurs endroits : sur les ordinateurs des employés, dans les courriels, sur des disques externes ou dans le nuage. L’absence d’un système unique crée un désordre et il faut beaucoup de temps pour trouver le bon fichier. Cela augmente également le risque de perdre des informations confidentielles.
Gimmal – qu’est-ce que c’est et comment ça marche ?
Gimmal est un outil qui centralise tous les documents en un seul endroit. Le système classe et organise automatiquement les fichiers et contrôle leur cycle de vie – de la création à l’archivage en passant par le stockage. L’entreprise a ainsi un contrôle total sur sa documentation.
Quels sont les avantages de la mise en ordre des documents ?
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Trouvez plus rapidement les informations dont vous avez besoin.
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Gain de temps pour le personnel.
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Réduire le risque d’erreurs et de duplication.
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Une plus grande transparence dans les processus d’entreprise.
Gimmal et la sécurité des données
L’un des plus grands défis pour les entreprises est de protéger les données contre les fuites. Gimmal permet un contrôle précis de l’accès – chaque employé ne voit que les documents dont il a besoin. Les informations sensibles, telles que les données clients ou les contrats, sont ainsi mieux protégées.
Soutien à la conformité
Les entreprises doivent se conformer aux réglementations en matière de conservation des données, telles que RODO ou les réglementations sectorielles. Gimmal vous aide à vous conformer à ces exigences en vous fournissant des outils de contrôle et de reporting. Cela permet d’éviter les pénalités et de renforcer la crédibilité auprès des clients.
Questions fréquemment posées
Gimmal est-il difficile à utiliser ?
Non, il a été conçu dans un souci de simplicité – même les personnes n’ayant aucune connaissance en informatique peuvent gérer le système.
L’outil peut-il être intégré dans les systèmes existants ?
Oui, Gimmal fonctionne avec les plateformes de gestion de documents et de données les plus courantes.
Gimmal travaille-t-il uniquement pour les grandes entreprises ?
Non, le système peut également être adapté à des organisations plus petites.
Résumé
Gimmal est une solution efficace qui aide les entreprises à organiser leurs documents et à renforcer la sécurité de l’information. Grâce à la centralisation, à l’automatisation et à la conformité réglementaire, les organisations gagnent du temps, évitent les erreurs et protègent les données de leurs clients.
