Dokumentenverwaltung mit Gimmal
In der heutigen Zeit, in der Informationen eine Schlüsselressource für den Geschäftserfolg sind, ist ein effektives Dokumentenmanagement unerlässlich geworden. Angesichts der wachsenden Zahl digitaler Dateien und der zunehmenden Aufbewahrungsvorschriften müssen Unternehmen eine zuverlässige Lösung finden, die ihnen hilft, organisiert zu bleiben und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Gimmal bietet eine umfassende Plattform für das Dokumentenmanagement, mit der sich der gesamte Lebenszyklus von Inhalten – von der Erstellung bis zur endgültigen Entsorgung – leicht kontrollieren lässt. Dokumentenverwaltung mit Gimmal.
Das Inhaltsverzeichnis:
- Herausforderungen der Archivverwaltung im digitalen Zeitalter
- Die komplette Gimmal-Lösung
- Die wichtigsten Vorteile von Gimmal
- Umfassendes Information Lifecycle Management
- Hauptmerkmale von Gimmal
- Häufig gestellte Fragen
Herausforderungen der Archivverwaltung im digitalen Zeitalter
Mit der zunehmenden Digitalisierung der Unternehmen wächst die Menge der erzeugten Daten in alarmierendem Tempo. Dokumente, Berichte, Präsentationen und andere digitale Dateien vermehren sich rasant und verursachen ein Informationschaos. Das Fehlen eines effektiven Managementsystems kann zu einer Reihe von Problemen führen, wie z.B.:
- Verlust von wichtigen Daten und Informationen
- Ineffiziente Geschäftsprozesse
- Verstoß gegen Gesetze und Vorschriften
- Geringere Produktivität der Mitarbeiter
- Erhöhte Betriebskosten
Außerdem müssen Unternehmen angesichts der steigenden Anforderungen an die Datensicherheit und den Datenschutz eine strenge Kontrolle über den Zugriff auf sensible Informationen sowie deren Speicherung und Entsorgung sicherstellen.
Die komplette Gimmal-Lösung
Gimmal bietet eine umfassende Dokumentenverwaltungslösung, die Unternehmen dabei hilft, die Herausforderungen der zunehmenden digitalen Inhalte zu bewältigen. Die Plattform kombiniert umfangreiche Funktionen zur Verwaltung des Lebenszyklus von Informationen und erleichtert die Kontrolle von Dokumenten von der Erstellung bis zur endgültigen Entsorgung.
Die wichtigsten Vorteile von Gimmal
- Zentralisieren und Organisieren von Inhalten: Gimmal ermöglicht es, alle Dokumente in einem zentralen Repository zu sammeln, wodurch sie viel einfacher zu finden und zu verwalten sind.
- Prozessautomatisierung: Automatisierte Arbeitsabläufe und Regeln für die Dokumentenverwaltung helfen, die betriebliche Effizienz zu steigern und den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren.
- Zugriffskontrolle und Sicherheit: Erweiterte Sicherheitsfunktionen wie rollenbasierte Zugriffskontrolle, Änderungsverfolgung und Datenverschlüsselung sorgen dafür, dass sensible Informationen geschützt sind.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Gimmal unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Auflagen für die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, wie GDPR, HIPAA und andere.
- Integration mit Unternehmenssystemen: Die Plattform lässt sich problemlos in bestehende Systeme wie Microsoft SharePoint, Exchange, Office 365 und andere integrieren und bietet eine einheitliche Arbeitsumgebung.
Umfassendes Information Lifecycle Management
Gimmal bietet integrierte Tools zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Informationen, von der Erstellung bis zur endgültigen Entsorgung von Dokumenten. Hier sind die wichtigsten Bereiche, in denen die Plattform effektive Lösungen bietet:
Erstellen und Erfassen von Dokumenten
Gimmal ermöglicht die nahtlose Erstellung und Erfassung von Dokumenten aus einer Vielzahl von Quellen, wie z.B. Geschäftssystemen, Büroanwendungen und mobilen Geräten. Dank der automatischen Klassifizierungs- und Metadatenfunktion sind die Inhalte sofort geordnet und leicht durchsuchbar.
Workflow Management
Automatisierte Workflows helfen bei der Optimierung dokumentenbezogener Geschäftsprozesse wie Überprüfung, Genehmigung und Verteilung. Gimmal bietet flexible Tools zur Definition und Anpassung dieser Prozesse an die Anforderungen des Unternehmens.
Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung von Dokumenten
Die Gimmal-Plattform erleichtert die sichere Zusammenarbeit und den Austausch von Dokumenten innerhalb des Unternehmens und mit externen Partnern und Kunden. Die Funktionen zur Zugriffskontrolle und zur Änderungshistorie sorgen für Transparenz und Verantwortlichkeit.
Archivierung und Speicherung von Dokumenten
Gimmal bietet fortschrittliche Funktionen zur Archivierung und Speicherung von Dokumenten, die den aktuellen Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Die Dokumente werden sicher in einem Repository gespeichert und können bei Bedarf einfach abgerufen werden.
Vernichtung und Zerstörung von Dokumenten
Nach einem bestimmten Zeitraum oder wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, ermöglicht Gimmal die sichere Entsorgung und Vernichtung von Dokumenten in Übereinstimmung mit den festgelegten Aufbewahrungsrichtlinien. Der Prozess ist vollständig überprüfbar und entspricht der aktuellen Gesetzgebung.
Hauptmerkmale von Gimmal
Gimmal bietet eine Reihe fortschrittlicher Funktionen, die die Dokumentenverwaltung erleichtern und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten. Hier sind einige der wichtigsten davon:
Erweiterte Suche und Dokumentensuchmaschine
Mit seinen fortschrittlichen Such- und Indizierungsfunktionen ermöglicht Gimmal ein schnelles und einfaches Auffinden von Dokumenten anhand von Metadaten, Inhalten oder anderen Kriterien. Tatsächlich erleichtert die Hinweisfunktion beim Tippen die Suche nach den gewünschten Informationen.
Versionskontrolle und Änderungsverlauf
Gimmal verfolgt alle an Dokumenten vorgenommenen Änderungen, zeichnet die Versionsgeschichte auf und ermöglicht einen einfachen Vergleich der Unterschiede. So können Sie frühere Versionen von Dokumenten leicht wiederherstellen und nachvollziehen, wer wann bestimmte Änderungen vorgenommen hat.
Integration mit Microsoft Office 365
Gimmal bietet eine nahtlose Integration mit Microsoft Office 365 und ermöglicht so die nahtlose Arbeit mit Dokumenten direkt aus Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint. Die Funktionen zur Dokumentenverwaltung können über die Symbolleiste aufgerufen werden, was die Produktivität und den Komfort erhöht.
Mobile Dokumentenverwaltung
In der heutigen mobilen Welt bietet Gimmal mobile Apps, mit denen Sie von jedem Ort und Gerät aus auf Dokumente zugreifen und diese verwalten können. Die Mitarbeiter können Dateien mit voller Kontrolle und Sicherheit anzeigen, bearbeiten und gemeinsam nutzen.
Analytik und Berichterstattung
Darüber hinaus bietet Gimmal fortschrittliche Analyse- und Berichtstools, die Unternehmen bei der Überwachung und Optimierung ihrer Dokumentenmanagementprozesse unterstützen. Metriken wie Benutzeraktivität, Speicherplatznutzung und Einhaltung von Richtlinien können nachverfolgt werden, um Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren.
Häufig gestellte Fragen:
- Was ist die Gimmal Plattform für Dokumentenmanagement?
Es handelt sich um eine umfassende Lösung, die die Kontrolle über den Lebenszyklus von Dokumenten bietet, von der Erstellung bis zur Entsorgung.
- Was sind die größten Herausforderungen der Dokumentenverwaltung im digitalen Zeitalter?
Schnelles Datenwachstum, Mangel an effektiven Verwaltungsprozessen, Risiko von Gesetzesverstößen und geringere Produktivität der Mitarbeiter.
- Welche Vorteile bietet die Gimmal Plattform?
Zentralisieren und organisieren Sie Inhalte, automatisieren Sie Prozesse, kontrollieren Sie den Zugriff und die Sicherheit, halten Sie Vorschriften ein und integrieren Sie sie in bestehende Unternehmenssysteme.
