A gestão de dados nas organizações não é apenas um desafio técnico, mas também um desafio de segurança e de conformidade regulamentar. Na prática, mesmo a melhor estratégia pode falhar se não for apoiada pela ferramenta correta. É aqui que entra a Gimmal – um sistema utilizado pelos departamentos de TI, de conformidade, jurídico e de arquivo de todos os tipos de instituições para proteger os dados e gerir as informações de forma segura e controlada.
Principais conclusões
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O Gimmal é utilizado em instituições públicas, empresas privadas e nos sectores financeiro e dos seguros.
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Permite a centralização de dados distribuídos por vários sistemas e repositórios.
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Na prática, é utilizado para classificação, retenção, auditoria e proteção de documentos.
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As implementações gimmáticas andam muitas vezes a par com a redução dos riscos de fuga e a melhoria da conformidade regulamentar.
Índice
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Quem são os utilizadores do Gimmal?
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Cenários típicos de utilização nas organizações
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Como é que os departamentos de TI, de conformidade e jurídico estão a trabalhar com a Gimmal
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Exemplos das vantagens da aplicação
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Estudos de casos selecionados
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FAQ
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Resumo
Quem são os utilizadores do Gimmal?
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Departamentos de TI – gere a infraestrutura documental, as contas, as integrações e a segurança.
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Conformidade e segurança – define políticas de retenção, inspecções, auditorias e supervisiona a conformidade.
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Departamentos jurídicos – utiliza a ferramenta para garantir a eliminação cíclica de dados e a conformidade com os regulamentos.
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Arquivistas e administradores de registos – controlam os documentos de longa duração e o seu arquivo.
Cenários típicos de utilização nas organizações
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Consolida documentos de diferentes sistemas (SharePoint, servidor de ficheiros, repositórios na nuvem) sob a gestão do Gimmal.
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Classificação automática de documentos em termos de confidencialidade e políticas de acesso relevantes.
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Implementação de regras de retenção – por exemplo, eliminação de dados após um determinado período de tempo ou arquivamento de acordo com os regulamentos.
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Auditoria de acesso – verifica quem acedeu a documentos sensíveis e quando.
Como é que os departamentos de TI, de conformidade e jurídico estão a trabalhar com a Gimmal
Uma plataforma comum dá a todas as partes visibilidade sobre o mesmo estado do documento. As TI podem implementar tecnicamente o controlo de acesso, a conformidade pode definir regras de retenção e o departamento jurídico tem acesso a registos e auditorias para demonstrar a conformidade. Isto evita conflitos, duplicação de trabalho ou inconsistências entre departamentos.
Exemplos das vantagens da aplicação
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Reduzir o número de incidentes que envolvem o acesso incorreto aos dados.
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Reduz o tempo necessário para auditorias e relatórios.
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Reduz os custos de armazenamento de documentos redundantes.
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Reduz o risco de sanções por incumprimento dos regulamentos relativos a dados.
Estudos de casos selecionados
Por exemplo, uma instituição financeira implementou o Gimmal para consolidar os documentos das sucursais – os regulamentos de retenção eram diferentes em cada sucursal. Uma vez implementada a política central, o número de infracções diminuiu várias dezenas de por cento e as auditorias decorreram de forma mais fluida.
FAQ
O Gimmal funciona com vários repositórios em simultâneo?
Sim – integra-se com muitos sistemas e permite a gestão de dados “no local”.
Os utilizadores têm de se habituar à nova interface?
A interface foi concebida a pensar no utilizador final – a formação é fácil e as alterações são mínimas.
A implementação exige a migração de dados?
Não – com os conectores, o Gimmal pode funcionar sem ter de mudar a localização dos documentos.
É escalável?
Sim – funciona tanto para pequenas organizações como para grandes instituições com muitos terabytes de documentos.
Resumo
Na prática, o Gimmal está a tornar-se a ferramenta central da gestão documental e da segurança dos dados nas organizações. Permite a colaboração entre departamentos, automatiza processos e reduz o risco de erros e violações. Isto permite que as instituições operem de forma mais eficiente e segura num ambiente repleto de requisitos regulamentares.
