Na era digital, muitas organizações ainda mantêm grande parte da sua documentação em formato físico. Gerir e proteger esses activos é fundamental para garantir a segurança dos dados e a conformidade regulamentar. O Gimmal oferece ferramentas avançadas para gerir e proteger eficazmente a documentação física. Neste artigo, discutiremos os desafios associados aos registos em papel e mostraremos como o Gimmal ajuda as organizações a enfrentá-los eficazmente. Descobre mais no sítio Web da Gimmal.
Índice
- Porque é que a proteção dos registos físicos é importante?
- Desafios na gestão dos registos físicos
- Segurança do armazenamento
- Acessibilidade e arquivo
- Cumprimento dos regulamentos
- Como é que o Gimmal apoia a gestão de registos físicos?
- Acompanhamento e registo de documentos
- Integração com sistemas de gestão digital
- Automatização dos processos de arquivo
- Exemplos de aplicações Gimmal na proteção de registos físicos
- Como implementar o Gimmal na gestão de registos físicos?
- FAQ: Perguntas mais frequentes
Porque é que a proteção dos registos físicos é importante?
Os registos físicos, tais como contratos, ficheiros de pessoal ou documentos financeiros, contêm frequentemente informações importantes que devem ser conservadas durante muito tempo. A proteção adequada destes activos é essencial para:
- Assegura a conformidade legal: Como o RODO ou regulamentos de arquivo locais.
- Protege as informações confidenciais: Os registos físicos são vulneráveis a roubo, destruição ou acesso não autorizado.
- Mantém a integridade dos dados: Os documentos importantes devem ser guardados de forma a evitar danos ou perdas.
Desafios na gestão dos registos físicos
Segurança do armazenamento
Os documentos físicos requerem condições de armazenamento adequadas para os proteger de perigos como incêndios, inundações ou roubos.
Acessibilidade e arquivo
A gestão manual de grandes colecções de documentos pode levar a dificuldades em encontrá-los e arquivá-los eficazmente.
Cumprimento dos regulamentos
As empresas têm de cumprir os requisitos legais para o armazenamento e eliminação de documentos, o que pode ser complicado sem as ferramentas corretas.
Como é que o Gimmal apoia a gestão de registos físicos?
Acompanhamento e registo de documentos
O Gimmal permite localizar com precisão a localização e o estado de cada documento, minimizando o risco de perda ou de acesso não autorizado.
Integração com sistemas de gestão digital
As soluções da Gimmal permitem a integração da documentação física com os sistemas de gestão de documentos digitais (DMS), possibilitando:
- Acesso mais fácil à informação.
- Centralização da gestão de documentos.
- Transforma a documentação física em equivalentes digitais.
Automatização dos processos de arquivo
Gimmal automatiza os processos relacionados com o arquivo, tais como:
- Atribui documentos a categorias adequadas.
- Acompanha o ciclo de vida dos documentos.
- Elimina automaticamente os documentos no final do período de conservação.
Para mais informações sobre as capacidades do Gimmal, visita o sítio Web do Gimmal.
Exemplos de aplicações Gimmal na proteção de registos físicos
Instituição governamental
A Autoridade implementou o Gimmal para localizar documentos e melhorar a conformidade com os regulamentos de arquivo locais. O resultado foi uma redução de 50% no tempo de recuperação de documentos.
Empresa de logística
A Gimmal ajudou a gerir o grande volume de documentação de expedição, o que reduziu os custos de arquivo em 30%.
Organização sem fins lucrativos
Graças à Gimmal, a organização conseguiu proteger os registos dos doadores e dos beneficiários, cumprindo simultaneamente os requisitos do RODO.
Como implementar o Gimmal na gestão de registos físicos?
- Conduzir uma auditoria aos registos Identificar todos os documentos físicos e determinar os seus requisitos de armazenamento e proteção.
- Escolhe as ferramentas Gimmal adequadas Adapta as soluções às necessidades específicas da tua organização para a integração com os sistemas digitais.
- Formar a tua equipa Fornecer formação adequada para que os empregados saibam como utilizar as novas ferramentas.
- Monitorizar a eficácia do sistema Analisar regularmente os resultados e introduzir melhorias na gestão dos registos físicos.
FAQ: Perguntas mais frequentes
O Gimmal é adequado para gerir pequenas colecções de documentos?
Sim, as soluções Gimmal são escaláveis e podem ser utilizadas em organizações de qualquer dimensão.
Que documentos podem ser geridos com o Gimmal?
O Gimmal permite-te gerir uma vasta gama de documentos, desde ficheiros pessoais a documentos financeiros e jurídicos.
O Gimmal apoia o cumprimento do RODO?
Sim, a Gimmal oferece funcionalidades para ajudar as organizações a cumprir o RODO, como a eliminação automática de documentos quando o período de retenção expira e a encriptação de dados.
Quanto tempo demora a implementação do Gimmal?
O tempo de implementação depende da dimensão da organização e do âmbito do projeto, mas a conceção modular da solução torna o processo rápido e eficiente.
O Gimmal permite a integração com sistemas DMS?
Sim, o Gimmal permite a integração total com os sistemas de gestão de documentos digitais para facilitar o acesso e a centralização da informação.
