Todas as empresas – independentemente do seu sector – geram dezenas de documentos todos os dias: contratos, facturas, relatórios ou correspondência interna. Com o tempo, isto transforma-se numa enorme base de dados que é difícil de controlar. O caos documental conduz a erros, perdas financeiras e problemas de segurança. A solução é o Gimmal, um sistema de gestão da informação que organiza os documentos e apoia as organizações no seu funcionamento quotidiano.
Principais conclusões
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Gimmal automatiza a organização e o arquivo de documentos.
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O sistema aumenta a segurança e elimina o risco de fugas.
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Com um repositório central, as empresas encontram mais rapidamente as informações de que necessitam.
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A ferramenta apoia o cumprimento dos regulamentos legais, por exemplo, o RODO.
Índice
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Porque é que as empresas têm problemas com a documentação?
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Gimmal – o que é e como funciona?
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Quais são as vantagens de ter os documentos em ordem?
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Gimmal e segurança dos dados
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Apoio à conformidade
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Perguntas mais frequentes
Porque é que as empresas têm problemas com a documentação?
As empresas armazenam frequentemente documentos em vários locais – nos computadores dos funcionários, em e-mails, em unidades externas ou na nuvem. A falta de um sistema único cria confusão e demora muito tempo a encontrar o ficheiro certo. Isto também aumenta o risco de perder informações confidenciais.
Gimmal – o que é e como funciona?
Gimmal é uma ferramenta que centraliza todos os documentos num único local. O sistema classifica e organiza automaticamente os ficheiros e controla o seu ciclo de vida – da criação ao armazenamento e ao arquivo. Deste modo, a empresa tem um controlo total sobre a sua documentação.
Quais são as vantagens de ter os documentos em ordem?
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Encontra a informação de que precisas mais rapidamente.
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Poupa tempo ao pessoal.
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Reduz o risco de erros e duplicações.
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Maior transparência nos processos empresariais.
Gimmal e segurança dos dados
Um dos maiores desafios para as empresas é proteger os dados contra fugas. O Gimmal permite um controlo preciso do acesso – cada funcionário vê apenas os documentos de que necessita. Isto torna as informações sensíveis, como os dados dos clientes ou os contratos, mais seguras.
Apoio à conformidade
As empresas têm de cumprir os regulamentos de retenção de dados, como o RODO ou os regulamentos do sector. A Gimmal apoia o cumprimento destes requisitos, fornecendo ferramentas de monitorização e de elaboração de relatórios. Isto evita penalizações e aumenta a credibilidade junto dos clientes.
Perguntas mais frequentes
O Gimmal é difícil de utilizar?
Não, foi concebido com a simplicidade em mente – mesmo pessoas sem conhecimentos de TI podem gerir o sistema.
A ferramenta pode ser integrada nos sistemas existentes?
Sim, o Gimmal trabalha com plataformas populares de gestão de documentos e dados.
A Gimmal só trabalha para grandes empresas?
Não, o sistema também pode ser adaptado a organizações mais pequenas.
Resumo
O Gimmal é uma solução eficaz que ajuda as empresas a organizar os seus documentos e a aumentar a segurança da informação. Através da centralização, da automatização e da conformidade regulamentar, as organizações poupam tempo, evitam erros e protegem os dados dos seus clientes.
