Atualmente, as organizações recolhem dados a um ritmo que há muito ultrapassa a capacidade de os organizar manualmente. Contratos, facturas, documentação de projectos, correspondência, tudo acaba em sistemas, repositórios e caixas de correio, criando um caos de informação que custa tempo, dinheiro e expõe a organização a riscos legais. A solução é a classificação automática dos dados, implementada pela Gimmal.
Principais conclusões
- A classificação de dados é o processo de atribuição de categorias, rótulos e políticas de gestão a documentos
- Gimmal automatiza a classificação com base em conteúdos, metadados e regras de negócio
- A classificação correta é um pré-requisito para uma gestão eficaz da conservação de dados e para o cumprimento do RODO
- O Gimmal integra-se com o Microsoft 365, o SharePoint e outros repositórios de documentos
- A automatização elimina os erros humanos e reduz o tempo necessário para organizar os recursos de informação
Índice
- O que é a classificação de dados e qual a sua importância?
- Principais desafios na gestão de documentos não classificados
- Como é que o Gimmal implementa a classificação automática?
- Integração com o Microsoft 365 e o SharePoint
- Classificação versus retenção e conformidade com o RODO
- Exemplos de aplicações em vários sectores
- FAQ
- Resumo
O que é a classificação de dados e qual a sua importância?
A classificação de dados é o processo de atribuição sistemática de etiquetas, categorias e políticas de gestão a documentos e ficheiros com base no seu conteúdo, sensibilidade e valor comercial. Quando bem feita, a classificação permite a uma organização saber que dados detém, onde estão localizados e durante quanto tempo devem ser mantidos.
Sem classificação, a gestão da informação é como trabalhar num armazém sem etiquetas – sabes que algo está lá, mas não sabes o quê, onde ou se é necessário. As consequências não são apenas ineficiência operacional, mas riscos reais: manter os dados durante mais tempo do que o exigido pelos regulamentos, não conseguir encontrar documentos para auditoria e, na pior das hipóteses, violar a legislação de proteção de dados.
Principais desafios na gestão de documentos não classificados
As organizações sem classificação sistemática enfrentam vários problemas recorrentes. O primeiro é a dispersão dos dados – documentos da mesma categoria acabam em pastas, sistemas e caixas de correio diferentes, sem qualquer ordem. O segundo é o problema dos duplicados e das versões – sem um sistema de classificação uniforme, é difícil determinar qual é o ficheiro atual.
O terceiro problema, e muitas vezes o mais dispendioso, é a incapacidade de cumprir as obrigações legais. Quando uma autoridade reguladora ou um tribunal exige documentação até uma determinada data, uma organização não classificada tem de analisar manualmente gigabytes de dados – o que é dispendioso, consome muito tempo e está sujeito ao risco de erro.
Como é que o Gimmal implementa a classificação automática?
O Gimmal analisa o conteúdo e os metadados dos documentos, comparando-os com as regras de negócio e a taxonomia definidas pela organização. Com base nisto, atribui automaticamente etiquetas, categorias e políticas de gestão aos documentos – sem necessidade de intervenção manual dos utilizadores.
A plataforma suporta a classificação em tempo real (quando um documento é criado ou importado) e a classificação retrospetiva de activos existentes. As regras de classificação podem ser baseadas em palavras-chave, padrões (por exemplo, números de cartões de crédito, PESEL), tipos de documentos, autores ou unidades organizacionais.
Integração com o Microsoft 365 e o SharePoint
Uma das principais vantagens da Gimmal é a sua profunda integração com o ecossistema Microsoft. A plataforma amplia as capacidades nativas do SharePoint e do Microsoft 365 com funcionalidades avançadas de classificação e gestão de retenção que as ferramentas padrão da Microsoft não oferecem suficientemente para ambientes empresariais exigentes.
Os documentos classificados no SharePoint recebem automaticamente políticas de retenção e eliminação adequadas, etiquetas de sensibilidade e permissões de acesso – tudo de acordo com a taxonomia gerida centralmente pela organização. Os utilizadores trabalham em ferramentas familiares sem se aperceberem do sistema de classificação em execução em segundo plano.
Classificação versus retenção e conformidade com o RODO
A classificação dos dados é um pré-requisito para uma gestão eficaz da conservação – ou seja, o processo de determinar durante quanto tempo um documento deve ser conservado. O RODO exige que os dados pessoais sejam conservados apenas durante o período necessário para a finalidade para a qual foram recolhidos. Sem saber que dados a organização detém e onde estão localizados, é impossível cumprir este requisito.
O Gimmal aplica automaticamente calendários de retenção a documentos classificados, inicia processos de revisão antes da eliminação e cria um historial auditável de cada operação com documentos. Não se trata apenas de conformidade legal – trata-se de uma redução real dos custos de retenção de dados.
Exemplos de aplicações em vários sectores
No sector financeiro, o Gimmal classifica os contratos de empréstimo, a documentação KYC e a correspondência regulamentar, atribuindo-lhes os períodos de conservação adequados exigidos pela FSA e outras entidades reguladoras. No sector público, automatiza a classificação de documentos oficiais de acordo com as instruções do escritório. Na área da saúde, etiqueta os registos médicos de acordo com os requisitos do RODO e dos regulamentos do sector.
FAQ
O Gimmal exige a marcação manual dos documentos pelos utilizadores? Não – a classificação é automática com base em regras. Os utilizadores podem corrigi-la, mas não têm de a iniciar.
Quanto tempo demora a classificação a posteriori dos recursos existentes? Depende do volume de dados. O Gimmal suporta a classificação em massa em segundo plano, sem interromper os utilizadores.
O Gimmal só funciona com o Microsoft 365? Não – a plataforma também se integra com outros repositórios, sistemas ECM e soluções de gestão documental.
A classificação Gimmal é configurável de acordo com as especificidades do sector? Sim – a taxonomia e as regras de classificação são totalmente personalizáveis e podem refletir a estrutura e os requisitos de uma determinada organização.
Resumo
A classificação automática de dados não é um luxo, mas uma necessidade operacional e legal para qualquer organização que gere grandes volumes de documentos. A Gimmal fornece ferramentas que realizam esta classificação de forma automatizada, escalável e totalmente integrada no ecossistema Microsoft 365, permitindo que as organizações recuperem o controlo das suas informações e cumpram as suas obrigações regulamentares sem sobrecarregar as equipas de TI.
