Os e-mails são um dos principais canais de comunicação das organizações atualmente, carregando informações de importância estratégica – de contratos a dados de funcionários. Infelizmente, em muitas empresas, estes dados são geridos de forma aleatória e manual, gerando riscos de violações legais e de segurança. Na era do RODO, do KRI e das políticas internas de compliance, é essencial implementar uma abordagem sistemática e automatizada. Com a ajuda do GIMMAL, uma solução que permite uma gestão abrangente e segura dos registos de correio eletrónico em ambientes Microsoft 365 e não só.
Principais conclusões
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Os e-mails não são apenas mensagens – muitos são documentos oficiais que requerem arquivo e controlo.
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A classificação e o arquivamento manuais geram erros, custos e o risco de infracções regulamentares.
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O GIMMAL permite a deteção, classificação e gestão automática de e-mails como registos.
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O sistema suporta a monitorização de ponta a ponta, o que significa total visibilidade e auditabilidade do ciclo de vida dos dados.
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A gestão automatizada de mensagens aumenta a segurança cibernética das TI e melhora a conformidade regulamentar.
Índice
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Porque é importante gerir os e-mails como registos
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Principais problemas da abordagem tradicional
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Como funciona a gestão de correio eletrónico na GIMMAL
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O que é que a organização ganha com a automatização
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Exemplo de implementação do GIMMAL
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Perguntas frequentes (FAQ)
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Resumo
Porque é importante gerir os e-mails como registos
Atualmente, os e-mails representam uma enorme proporção dos dados organizacionais – e os mais sensíveis. As estimativas sugerem que até 10% dos e-mails de uma empresa podem ser classificados como documentos formais. Negligenciar o seu armazenamento adequado pode ter consequências graves, desde multas a danos na reputação. A implementação de políticas de gestão de registos de e-mail não é apenas uma questão de arrumação, mas também um requisito de conformidade legal. O GIMMAL permite-lhe implementar processos automatizados para classificar mensagens e manter o controlo sobre o que se torna um registo oficial.
Principais problemas da abordagem tradicional
A gestão tradicional de registos de correio eletrónico depende muitas vezes do utilizador final – é ele que decide o que guardar e onde. Este modelo apresenta um elevado risco de erro, negligência e falta de uniformidade. Isto resulta frequentemente em silos de dados, duplicação redundante de ficheiros e dificuldades na realização de auditorias. No caso de processos judiciais ou auditorias, a recuperação manual de mensagens pode ser morosa e dispendiosa. Com a monitorização de ponta a ponta, o GIMMAL proporciona total visibilidade, automatização e consistência em toda a organização.
Como funciona a gestão de correio eletrónico na GIMMAL
O sistema GIMMAL automatiza a deteção de e-mails que contenham dados que satisfaçam os critérios definidos nas políticas da organização. A classificação automática permite atribuir os metadados relevantes e colocá-los em repositórios que cumprem os regulamentos aplicáveis. Os e-mails são então sujeitos a regras de retenção que determinam durante quanto tempo devem ser armazenados e quando podem ser eliminados em segurança. Todas as actividades são auditáveis, permitindo verificações de conformidade completas. Para as equipas de TI e de conformidade, trata-se de uma enorme poupança de tempo e de riscos eliminados na fase de gestão de registos.
O que é que a organização ganha com a automatização
A implementação da solução GIMMAL traz benefícios imediatos: risco reduzido, maior transparência e maior eficiência operacional. A automatização elimina a necessidade de arquivamento manual de mensagens de correio eletrónico, aliviando significativamente a carga sobre o pessoal. As políticas de retenção integradas protegem contra a eliminação acidental ou o armazenamento de dados incompatíveis. Ao mesmo tempo, a organização cumpre os requisitos regulamentares sem intervenção manual. Com o GIMMAL e a sua abordagem de segurança cibernética de TI, as empresas podem operar em conformidade sem despesas operacionais excessivas.
Exemplo de implementação do GIMMAL
Um sistema de gestão de registos de correio eletrónico baseado no GIMMAL foi implementado numa organização da administração pública. O objetivo era organizar um grande volume de correspondência contendo dados sensíveis e documentos formais. Através da centralização do armazenamento e da atribuição automática de regras, a organização obteve um controlo total sobre o ciclo de vida das mensagens de correio eletrónico. Após seis meses, o número de consultas ao departamento de TI foi reduzido em 40% e o tempo necessário para preparar os dados para auditorias foi triplicado. Além disso, o arquivo de mensagens foi automatizado de forma a cumprir a legislação atual.
Perguntas frequentes (FAQ)
O GIMMAL funciona com o Microsoft 365?
Sim, o GIMMAL é totalmente compatível com o Microsoft 365 e pode ser facilmente integrado com o SharePoint, Exchange e Teams.
O utilizador final tem de selecionar ele próprio os registos?
Não – o sistema identifica e atribui automaticamente os registos de acordo com a política da empresa, aliviando a carga do pessoal.
O GIMMAL suporta auditorias e relatórios?
Sim – todas as actividades são registadas de modo a poderem ser revistas, comunicadas e a conformidade documentada.
Quais são os principais benefícios da implementação do GIMMAL?
Melhora a conformidade, reduz o risco de sanções, poupa tempo e aumenta a transparência dos dados na organização.
Resumo
A gestão dos registos de correio eletrónico não pode ser feita ao acaso – tem de ser automatizada, segura e de acordo com as políticas da organização. O GIMMAL é uma ferramenta de última geração que permite controlar de forma simples a circulação de dados electrónicos. A implementação de uma solução deste tipo não é apenas uma questão formal, mas sobretudo um verdadeiro apoio aos departamentos de TI, de conformidade e de gestão. Com a cibersegurança informática e a monitorização de ponta a ponta, as organizações ganham uma vantagem competitiva e tranquilidade face à evolução da regulamentação.
