Os projectos de TI estão entre os empreendimentos mais complexos das organizações. Envolvem várias equipas, ferramentas, documentos e dependências e, além disso, mudam frequentemente durante a implementação. Consequentemente, as equipas de TI utilizam vários sistemas em simultâneo: alguns para as tarefas, outros para a documentação, a comunicação ou os relatórios de progresso. Por conseguinte, coloca-se cada vez mais a questão de saber se a gestão de projectos de TI numa única plataforma é possível – e se pode realmente simplificar o trabalho em vez de o complicar.
Principais conclusões
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As ferramentas distribuídas dificultam o controlo dos projectos de TI
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Uma plataforma única aumenta a transparência para as equipas
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A centralização de tarefas, documentos e comunicações reduz o caos informativo
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Uma ferramenta coerente facilita a elaboração de relatórios e a tomada de decisões
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A chave é adequar a plataforma às necessidades reais da equipa de TI
Índice
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Porque é que os projectos de TI estão a ficar fora de controlo
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Problemas decorrentes do trabalho com várias ferramentas
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O que deve oferecer uma plataforma única de gestão de projectos de TI
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Como uma plataforma afecta a colaboração entre equipas
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O que a investigação diz sobre a produtividade das equipas de TI
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Perguntas mais frequentes
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Resumo
Porque é que os projectos de TI estão a ficar fora de controlo
Os projectos tecnológicos raramente funcionam de forma linear. A alteração dos requisitos, as dependências do sistema e as pressões de tempo significam que mesmo as actividades bem planeadas podem rapidamente tornar-se difíceis de gerir. Quando as informações sobre tarefas, documentos e decisões estão dispersas, as equipas perdem o controlo das prioridades e dos prazos.
A falta de um local único onde se possa ter uma visão completa do projeto conduz a mal-entendidos, atrasos e a um maior risco de erros.
Problemas decorrentes do trabalho com várias ferramentas
Utilizar várias ferramentas ao mesmo tempo significa ter de alternar constantemente entre sistemas. A informação é duplicada ou perdida e a comunicação torna-se inconsistente. Muitas vezes, as tarefas estão actualizadas numa ferramenta, enquanto a documentação noutra não acompanha as alterações.
A longo prazo, este tipo de ambiente de trabalho reduz a produtividade das equipas de TI e dificulta a gestão de projectos em toda a organização.
O que deve oferecer uma plataforma única de gestão de projectos de TI
Uma única plataforma de gestão de projectos de TI deve combinar o planeamento de tarefas, o acompanhamento dos progressos, a documentação e a comunicação entre as equipas. A flexibilidade – a capacidade de adaptar a estrutura de trabalho a diferentes tipos de projectos e equipas – é fundamental.
Soluções como o ClickUp permitem a centralização do trabalho em um único ambiente, sem a necessidade de várias ferramentas separadas. Isto permite que as equipas de TI se concentrem em cumprir objectivos em vez de gerir sistemas.
Como uma plataforma afecta a colaboração entre equipas
A centralização do trabalho promove uma melhor colaboração entre as equipas técnicas, comerciais e de gestão. Todos têm acesso à mesma informação, o que reduz os mal-entendidos e acelera a tomada de decisões. Uma divisão clara das tarefas e um estado atualizado do projeto permitem um melhor planeamento do trabalho e uma resposta mais rápida às mudanças.
Além disso, uma plataforma única facilita a colocação de novos funcionários, que não têm de aprender a utilizar várias ferramentas em simultâneo.
O que a investigação diz sobre a produtividade das equipas de TI
A investigação sobre a organização do trabalho das equipas de TI mostra que um ambiente de ferramentas coerente tem um impacto positivo na eficiência e no empenho dos funcionários. As equipas que utilizam uma única plataforma de gestão de projectos passam menos tempo a coordenar e a comunicar e mais tempo a concluir tarefas.
Os especialistas sublinham também que a transparência no trabalho aumenta a responsabilidade das equipas e melhora a qualidade dos projectos.
Perguntas mais frequentes
Será que uma plataforma única funciona para grandes equipas de TI?
Sim, desde que permita uma gestão de projectos flexível e em escala.
A centralização das ferramentas limita a flexibilidade do trabalho?
Não, uma plataforma bem escolhida aumenta a flexibilidade em vez de a restringir.
A implementação de uma única plataforma é morosa?
O tempo de implementação depende da complexidade dos projectos e do número de equipas.
Resumo
Gerir projectos de TI numa única plataforma não só é viável, como está a tornar-se cada vez mais a norma nas organizações modernas. A centralização de tarefas, documentos e comunicações reduz o caos, melhora a colaboração e aumenta a transparência das equipas. Uma ferramenta bem escolhida pode tornar-se um verdadeiro apoio na implementação até dos projectos de TI mais complexos.
