As companhias de seguros lidam com uma enorme quantidade de dados sensíveis: dados pessoais dos clientes, dados médicos, informações financeiras ou registos de sinistros. Independentemente da dimensão, todas as empresas do sector dos seguros têm não só de proteger eficazmente estes dados, mas também de cumprir inúmeros regulamentos legais – por exemplo, o RODO, os regulamentos locais de proteção de dados ou os requisitos de auditoria. Num ambiente tão exigente, faz sentido utilizar a ferramenta Gimmal – plataforma de gestão de informações e registos, que facilita a proteção dos dados dos clientes e a manutenção da conformidade regulamentar.
Principais conclusões
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O Gimmal permite a classificação, a gestão e a proteção dos dados de seguros nas diferentes fases do ciclo de vida.
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As políticas de retenção e eliminação automáticas ajudam a evitar a retenção de dados para além dos requisitos legais.
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O sistema proporciona visibilidade e controlo sobre os dados distribuídos por diferentes repositórios.
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A utilização do Gimmal ajuda a realizar auditorias e a demonstrar o cumprimento dos requisitos legais em matéria de proteção de dados.
Índice
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Riscos de dados nos seguros
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Como funciona a proteção de dados na Gimmal
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Funções-chave úteis no sector dos seguros
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Automatização das políticas de retenção e eliminação de dados
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Conformidade regulamentar e auditorias
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FAQ
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Resumo
Riscos de dados nos seguros
Roubo de identidade, fuga de dados médicos, danos causados por uma partilha incorrecta de documentos – estes são riscos reais. As companhias de seguros devem ter em conta três aspectos principais: confidencialidade (para que nenhuma pessoa não autorizada tenha acesso), integridade (os dados não podem ser alterados sem deixar rasto) e permanência (os dados devem estar disponíveis quando necessário). Qualquer infração a estes princípios pode conduzir a uma responsabilidade jurídica e a danos para a reputação.
Como funciona a proteção de dados na Gimmal
O Gimmal oferece ferramentas para localizar, classificar e gerir documentos electrónicos e físicos. Em particular, o módulo Gimmal Discover permite-lhe analisar conjuntos de dados e identificar ficheiros que contenham informações sensíveis (por exemplo, dados pessoais) e que possam estar a violar as políticas de segurança. Gimmal, uma empresa Morae
O Gimmal Records, por outro lado, gere documentos em diferentes repositórios sem os migrar, fornecendo um controlo central sobre as políticas de retenção e eliminação. Gimmal, A Morae Company
Funções-chave úteis no sector dos seguros
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Classificação e marcação de documentos: atribuição automática de etiquetas, etiquetas de sensibilidade.
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Gestão de retenções: define regras para que os documentos mais antigos do que um determinado período sejam arquivados ou eliminados.
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Garantia de acesso: controlo do utilizador ou departamento que pode ver, editar ou apagar um documento.
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Pista de auditoria: regista as acções do utilizador (quem fez o quê, quando e com o documento).
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Integrações com repositórios: módulos que ligam o Gimmal a sistemas SharePoint, partilha de ficheiros, nuvem, etc.
Automatização das políticas de retenção e eliminação de dados
A gestão manual das datas de conservação é uma fonte de erros. O Gimmal permite-lhe definir políticas (por exemplo, “apagar o documento 7 anos após o fim da apólice”) e aplicar automaticamente essas políticas. Desta forma, garante que a companhia de seguros não armazena dados em excesso, reduzindo o risco de fugas e facilitando a conformidade regulamentar.
Conformidade regulamentar e auditorias
As auditorias de proteção de dados são comuns no sector dos seguros. O Gimmal fornece as ferramentas de relatório necessárias: versões de documentos, acesso e histórico de actividades podem ser fornecidos, o que é crucial quando se audita a conformidade com o RODO, as leis locais ou as normas do sector.
FAQ
O Gimmal exige que todos os documentos sejam migrados para um novo sistema?
Não – o Gimmal utiliza conectores que lhe permitem gerir os documentos no local onde se encontram (“in place”), sem ter de mover todo o conteúdo. Gimmal, uma empresa Morae+1
A solução é escalável numa grande companhia de seguros?
Sim – o sistema foi concebido para grandes ambientes com vários repositórios.
O Gimmal suporta dados físicos (em papel)?
Sim – o Gimmal Physical permite-lhe gerir registos em papel e integrá-los em sistemas digitais. Gimmal, uma empresa Morae
Demora muito tempo a implementar?
O tempo de implementação depende da complexidade da infraestrutura e do número de fontes de documentação, mas o processo pode ser acelerado com módulos prontos a utilizar.
Resumo
No sector dos seguros, a proteção dos dados dos clientes é uma necessidade absoluta, tanto por razões legais como de reputação. O Gimmal fornece ferramentas que ajudam a classificar, controlar, arquivar e eliminar documentos de acordo com as políticas e regulamentos de segurança. É uma solução que permite às companhias de seguros operar de forma segura, transparente e em conformidade com os requisitos legais.
