Na era digital, a digitalização da documentação tornou-se uma parte indispensável da transformação das empresas. Oferece não só melhorias de eficiência, mas também segurança e conformidade regulamentar. Neste artigo, abordaremos em pormenor as vantagens deste processo, daremos exemplos de implementação e responderemos às questões mais comuns. Descobre mais sobre as soluções da Gimmal que apoiam as organizações na digitalização.
Índice
- O que é a digitalização da documentação?
- Principais benefícios da digitalização na organização
- Otimização do processo
- Redução de custos
- Melhorar a segurança
- Exemplos de estudos de casos Gimmal
- Como é que inicias o processo de digitalização na tua empresa?
- PERGUNTAS FREQUENTES: Perguntas frequentes sobre digitalização
O que é a digitalização da documentação?
A digitalização de documentos é o processo de transformação de documentos tradicionais em papel nos seus equivalentes digitais. Permite às organizações armazenar, partilhar e analisar dados de forma muito mais eficaz do que com os métodos tradicionais. Soluções como as oferecidas pela Gimmal permitem não só a digitalização, mas também a gestão de documentos em conformidade com os mais recentes regulamentos, como o RODO.
Principais benefícios da digitalização na organização
Otimização do processo
A digitalização elimina muitas tarefas morosas, como a pesquisa em arquivos ou o carregamento manual de documentos. Com soluções digitais, como os sistemas da Gimmal, todos os dados estão disponíveis num único local, acelerando significativamente o trabalho. Para mais informações sobre a otimização de processos, visita o sítio Web da Gimmal.
Redução de custos
A redução da necessidade de papel, impressoras ou espaço de armazenamento são apenas algumas das poupanças resultantes da digitalização. A automatização dos processos também evita erros humanos dispendiosos.
Melhorar a segurança
Os documentos digitais são mais seguros graças a tecnologias como a encriptação, os sistemas de autorização e o controlo de acesso. As soluções da Gimmal permitem igualmente seguir as alterações dos documentos, tornando os processos mais transparentes.
Exemplos de estudos de casos Gimmal
A Gimmal ajudou muitas empresas a melhorar a sua gestão de registos. Eis algumas das suas histórias de sucesso:
- Instituição pública: reduziu o tempo de tratamento de documentos em 50% graças a um sistema de gestão central.
- Empresa farmacêutica: a digitalização assegurou a conformidade com os regulamentos RODO e eliminou o risco de sanções.
- ONG: Poupa 40% dos custos operacionais através da implementação de sistemas modernos.
Descobre mais sobre as implementações no sítio Web da Gimmal.
Como é que começas o processo de digitalização na tua empresa?
- Auditoria de documentos: Identifica as principais áreas que precisam de ser digitalizadas.
- Escolhe as ferramentas certas: Opta por soluções comprovadas, como as oferecidas pela Gimmal.
- Formação do pessoal: Certifica-te de que a equipa está familiarizada com os novos sistemas e procedimentos.
- Monitorizar os progressos: Avalia regularmente a eficácia do processo e introduz melhorias.
Perguntas mais frequentes
Quais são os maiores desafios da digitalização?
Os maiores desafios são os custos de arranque, a necessidade de formar os empregados e a resistência à mudança dentro da organização.
Todas as empresas devem digitalizar documentos?
Sim, qualquer organização pode beneficiar da digitalização, especialmente as que trabalham com grandes quantidades de dados.
Como é que manténs os teus documentos digitais seguros?
A segurança pode ser garantida através de encriptação, controlo de acesso e auditorias regulares. As soluções Gimmal oferecem funcionalidades avançadas de proteção de dados.
Quanto tempo é necessário para implementar a digitalização?
O tempo de implementação depende da dimensão da organização e do volume de documentos. Pode demorar de algumas semanas a vários meses.
