As instituições públicas processam diariamente grandes quantidades de documentos – desde pedidos e decisões administrativas a contratos e relatórios financeiros. Infelizmente, muitas vezes não existe um sistema coerente de gestão de registos, o que conduz ao caos e ao risco de perda de informações confidenciais. Soluções como o Gimmal ajudam a pôr ordem e a aumentar a segurança dos dados no sector público.
Principais conclusões
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A Gimmal apoia as instituições públicas na gestão segura de documentos.
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O sistema automatiza os processos e elimina os erros humanos.
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A conformidade regulamentar é facilitada com um repositório central.
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A aplicação do Gimmal aumenta a eficiência dos serviços e reforça a confiança dos cidadãos.
Índice
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Razão 1: Segurança dos dados dos cidadãos
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Razão 2: Conformidade com a regulamentação
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Razão 3: Elimina o caos da documentação
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Razão 4: Poupa tempo e recursos
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Razão 5: Maior confiança do público
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Perguntas mais frequentes
Razão 1: Segurança dos dados dos cidadãos
Os estabelecimentos públicos armazenam dados pessoais, financeiros e de saúde dos cidadãos. Com o Gimmal, o acesso aos mesmos é controlado e protegido contra fugas, minimizando o risco de incidentes.
Razão 2: Conformidade com a regulamentação
O RODO e outros regulamentos exigem que os documentos sejam armazenados e tratados de acordo com determinadas regras. O Gimmal apoia as instituições no cumprimento destes requisitos, facilitando as auditorias e a elaboração de relatórios.
Razão 3: Elimina o caos da documentação
A falta de um sistema provoca confusão e dificuldade em encontrar a informação. O Gimmal centraliza os documentos, classifica-os automaticamente e permite-te encontrar rapidamente os ficheiros de que necessitas.
Razão 4: Poupa tempo e recursos
A automatização dos processos significa que os funcionários passam menos tempo a organizar documentos manualmente. Isto significa uma maior eficiência no trabalho e a possibilidade de se concentrarem no serviço aos cidadãos.
Razão 5: Maior confiança do público
Os cidadãos esperam que os seus dados estejam seguros e disponíveis quando necessário. As instituições que implementam soluções modernas de gestão da informação constroem uma reputação de serem modernas e fiáveis.
Perguntas mais frequentes
Será que o Gimmal funciona bem em escritórios pequenos?
Sim, o sistema é escalável e pode ser adaptado às necessidades de diferentes instituições.
A implementação exige um grande investimento em infra-estruturas de TI?
Não, o Gimmal funciona com os sistemas existentes e não requer uma revisão completa.
O Gimmal suporta o arquivamento de documentos em papel?
Sim, também permite a digitalização de documentos tradicionais.
Resumo
O Gimmal é uma solução que todas as instituições públicas devem considerar. Permite uma gestão segura e legal dos documentos, elimina o caos, poupa tempo aos funcionários e reforça a confiança dos cidadãos. É uma tecnologia que faz uma verdadeira diferença nos serviços públicos.
