Na era digital, a gestão de documentos está a tornar-se cada vez mais complexa, especialmente quando as empresas necessitam de tratar simultaneamente documentos digitais e físicos. Automatizar os processos de gestão documental é fundamental para aumentar a eficiência, a conformidade regulamentar e reduzir os custos. As soluções da Gimmal ajudam as organizações a gerir eficazmente todos os tipos de documentação.
Principais conclusões:
- A automatização dos processos de gestão de documentos acelera o fluxo de trabalho e minimiza os erros.
- Gimmal integra a gestão de documentos físicos e digitais, proporcionando um controlo total da informação.
- A implementação do Gimmal apoia o cumprimento dos regulamentos legais e das políticas empresariais.
- A automatização reduz os custos de funcionamento e melhora a organização da documentação.
- Os sistemas de gestão documental da Gimmal são escaláveis e adaptados às necessidades de empresas de todas as dimensões.
Índice:
- Porquê automatizar a gestão de documentos?
- Principais caraterísticas do Gimmal para a gestão de documentos
- Vantagens da automatização da documentação física e digital
- Como implementar o Gimmal na tua empresa?
- Perguntas mais frequentes
Porquê automatizar a gestão de documentos?
A gestão manual de documentos é morosa, dispendiosa e propensa a erros. A automatização elimina estes problemas, oferecendo:
- Fluxo de trabalho mais rápido – os documentos são automaticamente classificados, arquivados e encaminhados para a pessoa ou departamento correto.
- Redução dos custos operacionais – minimiza a utilização de papel e de recursos humanos para o processamento manual de documentos.
- Melhoria da precisão – os sistemas automatizados eliminam os erros associados à introdução manual de dados.
- Conformidade – a automatização permite a implementação de políticas de conformidade e segurança a nível do sistema.
Descobre mais sobre a automatização da gestão de documentos: Gestão de documentos com Gimmal
Principais caraterísticas do Gimmal para a gestão de documentos
Os sistemas da Gimmal oferecem soluções completas para a gestão de documentos físicos e digitais. As principais caraterísticas incluem:
- Classificação automática de documentos – reconhecimento de tipos de documentos e sua atribuição automática a categorias apropriadas.
- Gere o ciclo de vida dos documentos – desde a criação, passando pela utilização, até ao arquivo ou eliminação.
- Integração com sistemas em nuvem – O Gimmal suporta plataformas como o SharePoint, o Office 365 e o OneDrive.
- Localizar a localização de documentos físicos – as funcionalidades avançadas de localização ajudam a monitorizar a disponibilidade e a localização de documentos em papel.
- Auditoria e relatórios – capacidade de gerar relatórios em tempo real para apoiar a conformidade e a análise de dados.
Podes saber mais sobre as funções do Gimmal aqui: Funções Gimmal
Vantagens da automatização da documentação física e digital
Há muitas vantagens em automatizar a gestão de documentos, incluindo:
- Aumento da produtividade – os funcionários podem encontrar e processar documentos mais rapidamente com sistemas de pesquisa automatizados.
- Redução do erro humano – processos como a classificação e o arquivo são efectuados automaticamente, reduzindo o risco de erros.
- Segurança da informação – a aplicação automática de políticas de proteção de dados minimiza o risco de fugas.
- Poupança de espaço – a digitalização de documentos físicos elimina a necessidade de os armazenar em escritórios ou armazéns.
Vê como o Gimmal apoia a automatização dos processos de documentação: Automatização com Gimmal
Como implementar o Gimmal na tua empresa?
A aplicação do Gimmal exige uma preparação e um planeamento adequados. Os principais passos são:
- Análise das necessidades da empresa – identifica quais os documentos e processos que precisam de ser automatizados.
- Preparação da infraestrutura – integração do Gimmal nos sistemas informáticos existentes.
- Migração de dados – transferência de documentos físicos e digitais para o sistema Gimmal.
- Formação do pessoal – assegura que a equipa conhece as funções do sistema e sabe como utilizá-lo eficazmente.
- Monitorização e otimização – análise regular do desempenho do sistema e implementação de melhorias.
Mais informações sobre a aplicação do Gimmal: Aplicação do Gimmal
Perguntas mais frequentes
1. O Gimmal é compatível com documentos físicos e digitais em simultâneo?
Sim, o Gimmal permite-te gerir documentos digitais e físicos num único sistema.
2 Quais são as vantagens da automatização da documentação física?
A automatização dos registos físicos poupa espaço, reduz os custos de armazenamento e torna a informação mais facilmente acessível.
3 O Gimmal pode ser integrado com outros sistemas da empresa?
Sim, o Gimmal integra-se em plataformas populares como o SharePoint, o Office 365 e o OneDrive.
4 Que funções apoiam a conformidade regulamentar?
A Gimmal oferece funções de auditoria, elaboração de relatórios e gestão do ciclo de vida dos documentos para apoiar a conformidade regulamentar.
