O que é a gestão de registos em vigor?

A gestão de registos no local é uma uma abordagem moderna à gestão de documentos e informações nas empresas. Significa que, em vez de transferir documentos para repositórios separados, estes podem ser geridos no local onde são armazenados e utilizados diariamente. A solução proporciona maior produtividade e segurança de dados, permitindo que as organizações cumpram os requisitos legais e regulamentares de armazenamento e proteção de dados.

Índice:

1. O que é a gestão de registos em vigor?
2. Porque é que a gestão de registos no local é importante?
3. Vantagens da gestão de registos no local
4. Como funciona a gestão de registos no local?
5. Ferramentas de apoio à gestão de registos no local
6. Desafios da gestão de registos no local
7. Boas práticas na implementação da gestão de registos no local
8. Perguntas mais frequentes

O que é a gestão de registos em vigor?

A gestão de registos no local refere-se a uma estratégia que permite às organizações gerir documentos, dados e registos sem a necessidade de os transferir para repositórios ou arquivos especiais. Em vez disso, a gestão tem lugar diretamente nos locais onde os dados são gerados e armazenados.

Por exemplo, se os documentos forem criados e armazenados num sistema partilhado como o SharePoint, os utilizadores podem gerir esses documentos (atribuir metadados, classificar, definir períodos de retenção) sem terem de os copiar para sistemas externos.

Porque é que a gestão de registos no local é importante?

Numa era de rápido crescimento de dados e de regulamentos de proteção de dados e privacidade cada vez mais complexos , a gestão de registos no local tornou-se um elemento-chave das estratégias de informação das empresas. Armazenar e gerir os dados no local onde são utilizados ajuda as organizações:

• Minimiza os riscos associados à perda de dados ou a violações de segurança.
• Aumenta a eficiência operacional reduzindo a necessidade de transferir e replicar documentos.
• Cumpre os requisitos de conformidade regulamentar, incluindo RODO ou HIPAA.

Vantagens da gestão de registos no local

Poupa tempo e recursos

Uma das principais vantagens da gestão de registos no local é a poupança de tempo e de recursos. Os funcionários já não precisam de perder tempo a transferir documentos para repositórios dedicados ou a gerir cópias de segurança de documentos em diferentes locais.

Em vez disso, os documentos podem ser geridos diretamente nos sistemas onde foram originalmente criados, eliminando a necessidade:

• Duplicação de dados.
• Desloca ficheiros grandes entre sistemas diferentes.
• Restringe o acesso aos documentos em diferentes fases do seu ciclo de vida.

Melhorar a segurança dos dados

Atualmente, as ciberameaças, como o ransomware e o malware, são cada vez mais comuns. A segurança dos dados é uma prioridade, e a gestão de registos no local pode ajudar-te:

• Reduz o risco de perda de dados – os dados são armazenados onde foram criados. Isto minimiza o número de locais onde podem ser duplicados e potencialmente comprometidos.
• Gestão do acesso – gestão mais fácil dos direitos sobre os dados, incluindo a possibilidade de bloquear o acesso de utilizadores não autorizados.

Cumprimento dos requisitos legais

Um número crescente de regulamentos, como o RODO (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados), exige que as empresas façam a gestão dos dados de determinadas formas. A gestão de registos no local permite que as empresas cumpram estes requisitos sem a necessidade de operações de dados complexas.

As empresas necessitam frequentemente de manter registos precisos do seu armazenamento e processamento de dados. A gestão de registos no local simplifica este processo, permitindo auditoria e controlo de documentos e cumprir os requisitos regulamentares de retenção e eliminação de dados.

Como funciona a gestão de registos no local?

Na prática a gestão de registos no local baseia-se na utilização de tecnologias e software avançados que permitem o controlo dos documentos no local onde são utilizados. Estes sistemas são integrados noutras ferramentas de trabalho, como os sistemas de gestão de documentos (DMS) ou as ferramentas de colaboração em equipa.

Funções essenciais de gestão de registos em vigor:

• Indexação de documentos: atribuição automática de metadados e etiquetas a documentos, facilitando a sua posterior recuperação e classificação.
• Controlo de versões: capacidade de gerir diferentes versões de documentos e acompanhar as alterações feitas pelos utilizadores.
• Determinação dos ciclos de vida dos documentos: atribuição de períodos durante os quais os documentos devem ser conservados, bem como períodos durante os quais podem ser eliminados.
• Gestão de permissões: controla quem tem acesso a documentos específicos e quais as operações que podem ser realizadas com eles.

Ferramentas de apoio à gestão de registos no local

Software dedicado à gestão de documentos

As empresas utilizam cada vez mais software especificamente concebido para a gestão de documentos e registos no local. Algumas das soluções mais populares incluem:

• Microsoft SharePoint – uma ferramenta popular para a colaboração, classificação e gestão do ciclo de vida dos documentos.
• Alfresco – uma plataforma de código aberto para gestão de conteúdos e documentos empresariais.
• M-Files – uma ferramenta que te permite classificar e gerir automaticamente os documentos onde os crias.

Sistemas de gestão de conteúdos

Os sistemas de gestão de conteúdos (CMS) também oferecem funcionalidades para apoiar a gestão de registos no local. Por exemplo:

• WordPress – um CMS popular que, com add-ons, permite gerir documentos e dados diretamente no sítio.
• Drupal – uma plataforma CMS mais avançada que integra a gestão de documentos com outras funções do sítio Web.

Desafios da gestão de registos no local

Apesar das suas muitas vantagens, a gestão de registos no local também traz alguns desafios:

• Complexidade da gestão – a implementação da gestão de registos no local exige uma configuração complexa de sistemas para garantir que os dados são corretamente classificados e protegidos.
• Segurança – embora esta solução possa melhorar a segurança dos dados, também requer medidas adicionais, como uma firewall, um programa VPN ou sistemas avançados de monitorização da rede informática.
• Colaboração em equipa – demasiados sistemas de gestão de conteúdos podem levar a um caos na gestão de documentos, pelo que é crucial escolher as ferramentas que melhor satisfazem as necessidades da empresa.

Boas práticas na implementação da gestão de registos no local

Análise das necessidades da empresa

Antes de uma empresa decidir implementar a gestão de registos no local, deve analisar cuidadosamente as suas necessidades e a infraestrutura de TI existente. É importante ter em conta elementos como:

• Número de documentos detidos pela empresa.
• Tipos de documentos e registos a gerir.
• A complexidade dos processos empresariais envolvidos na documentação.

Escolher o software certo

Dependendo da natureza específica da atividade, as empresas devem considerar investir em software dedicado, como o Alfresco, o M-Files ou o Checkmk. É importante que o software seja escalável e flexível, a fim de desenvolver ainda mais a infraestrutura de TI.

Garantir a segurança dos dados

A segurança da rede e dos dados armazenados é uma prioridade. As empresas devem implementar soluções como uma firewall Web, uma VPN top e software antivírus. Os melhores antivírus, como o Bitdefender ou o Norton, oferecem proteção avançada contra malware e ataques informáticos.

Formação regular do pessoal

A gestão eficaz dos registos no local exige uma formação regular do pessoal:

• Utilização de ferramentas de gestão de documentos.
• Respeita a política de segurança.
• Toma consciência de ameaças como o ransomware e o malware.

Perguntas mais frequentes

1. A gestão de registos no local é adequada para todas as empresas?

Sim, a solução pode ser implementada na maioria das empresas, independentemente da sua dimensão. O segredo, no entanto, é adaptar as ferramentas e os processos às especificidades da empresa.

2. Existem ferramentas gratuitas de gestão de registos no local?

Sim, existem ferramentas de código aberto, como o Alfresco, que oferecem opções gratuitas. No entanto, para empresas de maior dimensão que necessitem de funcionalidades avançadas, recomenda-se a utilização de soluções pagas.

3. Quais são os principais riscos associados à gestão de registos no local?

As principais ameaças são os ataques informáticos, o malware e o erro humano. É importante que as empresas invistam na segurança das TI, incluindo software antivírus avançado e formação dos funcionários.

4. a gestão de registos no local exige um grande investimento?

Nem sempre. Depende muito da dimensão da empresa e das suas necessidades. As pequenas empresas podem implementar ferramentas básicas sem grandes custos, enquanto as organizações maiores podem necessitar de sistemas e soluções mais avançados.

5 Que sectores têm maior probabilidade de utilizar a gestão de registos no local?

As indústrias mais comuns são as TI, as finanças, os seguros e o sector público, que têm de cumprir regulamentos rigorosos em matéria de armazenamento de dados.