Criar um calendário de armazenamento que funcione
Um plano de retenção de documentos é uma parte essencial da gestão da informação de qualquer organização. Um plano de retenção corretamente concebido não só ajuda a manter a ordem e a eficiência, como também garante a conformidade regulamentar e minimiza os riscos. Neste artigo, vou explicar como criar e implementar eficazmente um plano de retenção que satisfaça as necessidades da sua organização. Criar um calendário de conservação que funcione.
Índice:
- Compreender os princípios básicos
- Princípios para a criação de um plano de armazenagem
- Análise das necessidades da organização
- Categorias de documentos e sua classificação
- Determinação dos períodos de armazenamento
- Tecnologias de apoio à gestão de documentos
- Implementação de um plano de armazenagem
- Acompanhamento e atualização do plano de armazenagem
- Perguntas mais frequentes
Compreender os princípios básicos
O que é um plano de armazenamento?
Calendário de conservação é um plano que determina o tempo que uma organização deve manter diferentes tipos de documentos antes de serem eliminados ou destruídos. É uma ferramenta essencial para uma gestão eficaz da informação que apoia a conformidade regulamentar e reduz os custos ao eliminar registos desnecessários ou obsoletos.
Porque é que isto é importante?
A importância de um plano de armazenamento adequado vai para além da própria organização. Afecta a conformidade legal, a segurança dos dados e a otimização dos custos de armazenamento da informação.
Princípios para a criação de um plano de armazenagem
Definição de objectivos
Um passo fundamental para criar um plano de conservação eficaz é compreender os objectivos da organização em termos de gestão de registos. O principal objetivo é a conformidade, a redução dos riscos ou talvez a otimização do espaço de armazenamento?
Envolvimento das partes interessadas
A programação do armazenamento é um processo que deve envolver vários departamentos de uma organização, tais como gestão de riscosTI, jurídico e operações. Os seus conhecimentos e experiência são inestimáveis na definição das necessidades e diretrizes de retenção de documentos.
Análise das necessidades da organização
Revisão das regras existentes
Antes de iniciar um novo plano de armazenamento, vale a pena rever e avaliar as políticas e procedimentos existentes. Isto ajudará a identificar áreas de melhoria e a evitar a duplicação de erros.
Identificação dos principais domínios de risco
Todas as organizações têm áreas particularmente expostas a riscos legais ou operacionais. De facto, a identificação dessas áreas permite dar prioridade aos documentos relacionados com esses aspectos.
Categorias de documentos e sua classificação
Tipos de documentos
Os documentos de uma organização podem ser divididos em várias categorias, como documentos jurídicos, financeiros, de funcionários ou operacionais. Cada uma destas categorias requer uma abordagem diferente ao armazenamento.
Métodos de classificação
Uma classificação eficaz dos documentos é a base de um bom plano de conservação. Para tal, é necessário compreender o valor dos documentos, a sua confidencialidade e a sua importância para as operações da organização.
Determinação dos períodos de armazenamento
Análise dos requisitos legais
Alguns documentos devem ser conservados durante um determinado período de tempo, de acordo com a legislação. A análise destas exigências é fundamental para garantir que a agenda está em conformidade com a lei.
Importância operacional
Para além dos aspectos jurídicos, é também importante compreender há quanto tempo os documentos são necessários à organização para fins operacionais ou comerciais.
Ter em conta a evolução da regulamentação
Os regulamentos que regem a conservação de documentos podem mudar, pelo que o calendário deve ser flexível e prever a capacidade de adaptação rápida a novos requisitos legais.
Decisões sobre a durabilidade dos dados
Nem todos os documentos necessitam de ser conservados a longo prazo. A decisão sobre a duração do armazenamento deve ter em conta aspectos como o valor informativo do documento, a sua singularidade e as possibilidades de arquivo digital.
Tecnologias de apoio à gestão de documentos
Escolher as ferramentas certas
A tecnologia desempenha um papel fundamental na gestão eficaz de documentos. Os sistemas de gestão de documentos (DMS) ou os sistemas de gestão de conteúdos empresariais (ECM) podem automatizar muitos dos processos envolvidos na classificação, armazenamento e eliminação de documentos.
Integração de sistemas
Para que o plano de armazenamento seja eficaz, a organização tem de o integrar noutros sistemas utilizados, como os sistemas de RH, financeiros ou operacionais.
Vantagens da automatização
A automatização dos processos de gestão de registos não só aumenta a eficiência, como também reduz o risco de erro humano. Os sistemas podem classificar automaticamente os documentos, lembrar os utilizadores dos próximos prazos de eliminação e monitorizar o cumprimento dos calendários de retenção.
Implementação de um plano de armazenagem
Formação e comunicação
Um aspeto fundamental para o sucesso da implementação de um plano de conservação é a formação adequada do pessoal. O pessoal deve estar consciente da importância e dos procedimentos específicos envolvidos na conservação de documentos. A comunicação de diretrizes claras e compreensíveis é essencial.
Testes e implementação
Antes da implementação completa, vale a pena efetuar testes-piloto para ajudar a identificar potenciais problemas e áreas a melhorar. De facto, a implementação do calendário deve ser gradual para garantir uma transição suave e minimizar o impacto nas operações diárias.
Documentação do processo
Cada passo no processo de criação e implementação de um plano de armazenagem deve ser documentado. Isto garantirá a clareza dos procedimentos e facilitará futuras revisões e actualizações do plano.
Acompanhamento e atualização do plano de armazenagem
Inspecções regulares
O plano de conservação deve ser revisto regularmente para garantir que continua a cumprir os requisitos legais e as necessidades da organização. Estas revisões devem ser efectuadas pelo menos uma vez por ano ou com maior frequência se os regulamentos ou as condições operacionais se alterarem.
Atualização das políticas
O calendário de conservação pode ter de ser atualizado à luz de novos dados ou de alterações regulamentares.
Os registos devem ser sempre conservados de forma consistente com os regulamentos actuais e as melhores práticas.
Utilização de dados de feedback
Os dados de feedback dos utilizadores do sistema e os resultados das auditorias podem fornecer informações valiosas sobre a eficácia e eficiência do atual plano de armazenagem. Estes comentários devem ser tidos em conta em qualquer atualização e otimização do processo.
Perguntas mais frequentes
- Com que frequência devo atualizar o calendário de armazenamento? O plano de conservação deve ser atualizado pelo menos uma vez por ano ou sempre que haja alterações na legislação que afectem a conservação de documentos.
- Cada tipo de documento requer um calendário de conservação separado? Isto nem sempre é necessário, mas a classificação dos documentos por tipo pode facilitar a sua gestão e garantir uma melhor adaptação a requisitos específicos regulamentados por lei.
- Como posso convencer a direção a investir em sistemas de gestão de documentos? O argumento principal é mostrar como a gestão de documentos pode reduzir os custos, minimizar os riscos legais e melhorar a eficiência operacional e a conformidade.
- Quais são as melhores práticas para a eliminação de documentos? As melhores práticas sugerem que o processo de eliminação de documentos deve ser automatizado, sempre que possível, para garantir o cumprimento do calendário de retenção e minimizar o risco de erro humano. É importante que o processo esteja bem documentado e cumpra todos os requisitos legais para a destruição de informação.
- Que tecnologias são recomendadas para gerir o calendário de armazenamento? Os sistemas ECM (Enterprise Content Management) ou DMS (Document Management System) são mais frequentemente recomendados pela sua capacidade de integração com outros sistemas, automatização e flexibilidade para se adaptarem à evolução dos requisitos legais e operacionais.
