¿Qué es la gestión de registros en el lugar?

La gestión documental in situ es un enfoque moderno de la gestión de documentos e información en las empresas. Significa que, en lugar de trasladar los documentos a depósitos separados, se pueden gestionar allí donde se almacenan y utilizan a diario. La solución proporciona mayor productividad y seguridad de los datos, permitiendo a las organizaciones cumplir los requisitos legales y reglamentarios de almacenamiento y protección de datos.

Tabla de contenidos:

1. ¿Qué es la gestión de registros en el lugar?
2. ¿Por qué es importante la gestión de registros in situ?
3. Ventajas de la gestión documental in situ
4. ¿Cómo funciona la gestión de registros in situ?
5. Herramientas de apoyo a la gestión documental in situ
6. Retos de la gestión de archivos in situ
7. Buenas prácticas al implantar la gestión documental in situ
8. Preguntas más frecuentes

¿Qué es la gestión de registros en el lugar?

La gestión documental in situ se refiere a una estrategia que permite a las organizaciones gestionar documentos, datos y registros sin necesidad de trasladarlos a depósitos o archivos especiales. En su lugar, la gestión tiene lugar directamente en los lugares donde se generan y almacenan los datos.

Por ejemplo, si los documentos se crean y almacenan en un sistema compartido como SharePoint, los usuarios pueden gestionar estos documentos (asignar metadatos, clasificar, establecer periodos de conservación) sin tener que copiarlos en sistemas externos.

¿Por qué es importante la gestión de registros in situ?

En una era de rápido crecimiento de los datos y de normativas de protección de datos y privacidad cada vez más complejas , la gestión de registros in situ se ha convertido en un elemento clave de las estrategias de información de las empresas. Almacenar y gestionar los datos allí donde se utilizan ayuda a las organizaciones:

• Minimiza los riesgos asociados a la pérdida de datos o a las violaciones de la seguridad.
• Aumenta la eficacia operativa reduciendo la necesidad de transferir y replicar documentos.
• Satisfacer los requisitos de cumplimiento normativo, incluidos RODO o HIPAA.

Ventajas de la gestión documental in situ

Ahorro de tiempo y recursos

Una de las principales ventajas de la gestión documental in situ es el ahorro de tiempo y recursos. Los empleados ya no tienen que dedicar tiempo a transferir documentos a depósitos dedicados o a gestionar copias de seguridad de documentos en distintas ubicaciones.

En su lugar, los documentos pueden gestionarse directamente en los sistemas donde se crearon originalmente, eliminando la necesidad:

• Duplicación de datos.
• Mover archivos grandes entre distintos sistemas.
• Restringir el acceso a los documentos en distintas fases de su ciclo de vida.

Mejorar la seguridad de los datos

Hoy en día, las ciberamenazas, como el ransomware y el malware, son cada vez más comunes. La seguridad de los datos es una prioridad, y la gestión de archivos in situ puede ayudar a ello:

• Reducción del riesgo de pérdida de datos: los datos se almacenan donde se crearon. Esto minimiza el número de lugares donde pueden duplicarse y estar potencialmente comprometidos.
• Gestión de accesos: gestión más sencilla de los derechos sobre los datos, incluida la posibilidad de bloquear el acceso a usuarios no autorizados.

Cumplimiento de los requisitos legales

Cada vez más normativas, como el Reglamento General de Protección de Datos (RDO ), exigen que las empresas gestionen los datos de determinadas formas. La gestión de registros in situ permite a las empresas cumplir estos requisitos sin necesidad de complejas operaciones de datos.

A menudo, las empresas necesitan mantener registros precisos de su almacenamiento y procesamiento de datos. La gestión de registros in situ simplifica este proceso, permitiendo auditoría y control de los documentos y cumplir los requisitos normativos de conservación y eliminación de datos.

¿Cómo funciona la gestión de registros in situ?

En la práctica la gestión de documentos in situ se basa en el uso de tecnologías y software avanzados que permiten controlar los documentos allí donde se utilizan. Estos sistemas se integran con otras herramientas de trabajo, como los sistemas de gestión de documentos (SGD) o las herramientas de colaboración en equipo.

Funciones clave de gestión de registros establecidas:

• Indexación de documentos: asignación automática de metadatos y etiquetas a los documentos, facilitando su posterior recuperación y clasificación.
• Control de versiones: capacidad de gestionar distintas versiones de los documentos y hacer un seguimiento de los cambios realizados por los usuarios.
• Determinar los ciclos de vida de los documentos: asignar periodos durante los cuales los documentos deben conservarse, así como periodos durante los cuales pueden eliminarse.
• Gestión de permisos: control de quién tiene acceso a determinados documentos y qué operaciones puede realizar con ellos.

Herramientas de apoyo a la gestión documental in situ

Software dedicado a la gestión de documentos

Las empresas utilizan cada vez más software diseñado específicamente para la gestión de documentos y registros in situ. Algunas de las soluciones más populares son:

• Microsoft SharePoint: una herramienta popular para la colaboración, clasificación y gestión del ciclo de vida de los documentos.
• Alfresco: una plataforma de código abierto para la gestión de contenidos y documentos corporativos.
• M-Archivos – una herramienta que te permite clasificar y gestionar automáticamente los documentos allí donde los crees.

Sistemas de gestión de contenidos

Los sistemas de gestión de contenidos (CMS) también ofrecen funciones de apoyo a la gestión de registros in situ. Por ejemplo:

• WordPress – un popular CMS que, con complementos, permite gestionar documentos y datos directamente en el sitio.
• Drupal – una plataforma CMS más avanzada que integra la gestión de documentos con otras funciones del sitio web.

Retos de la gestión de archivos in situ

A pesar de sus muchas ventajas, la gestión de registros in situ también conlleva algunos retos:

• Complejidad de la gestión: la implantación de la gestión de registros in situ requiere una compleja configuración de sistemas para garantizar que los datos están correctamente clasificados y protegidos.
• Seguridad: aunque esta solución puede mejorar la seguridad de los datos, también requiere medidas adicionales, como un cortafuegos, un programa VPN o sistemas avanzados de supervisión de la red informática.
• Colaboración en equipo: demasiados sistemas de gestión de contenidos pueden llevar al caos en la gestión de documentos, por lo que es crucial elegir las herramientas que mejor se adapten a las necesidades de la empresa.

Buenas prácticas al implantar la gestión documental in situ

Análisis de las necesidades de la empresa

Antes de que una empresa decida implantar la gestión documental in situ, debe analizar detenidamente sus necesidades y la infraestructura informática existente. Es importante tener en cuenta elementos como

• Número de documentos en poder de la empresa.
• Tipos de documentos y registros que deben gestionarse.
• La complejidad de los procesos empresariales implicados en la documentación.

Elegir el software adecuado

Dependiendo de la naturaleza específica del negocio, las empresas deberían plantearse invertir en software dedicado, como Alfresco, M-Files o Checkmk. Es importante que el software sea escalable y flexible para poder seguir desarrollando la infraestructura informática.

Garantizar la seguridad de los datos

La seguridad de la red y de los datos almacenados es una prioridad. Las empresas deben implantar soluciones como un cortafuegos web, una VPN superior y software antivirus. Los mejores antivirus, como Bitdefender o Norton, ofrecen protección avanzada contra el malware y los ciberataques.

Formación periódica del personal

Una gestión eficaz de los registros en el centro requiere una formación periódica del personal en:

• Utilización de herramientas de gestión documental.
• Cumplimiento de la política de seguridad.
• Conciencia de amenazas como el ransomware y el malware.

Preguntas más frecuentes

1. ¿la gestión documental in situ es adecuada para todas las empresas?

Sí, la solución puede implantarse en la mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño. La clave, sin embargo, es adaptar las herramientas y los procesos a las especificidades de la empresa.

2. ¿existen herramientas gratuitas de gestión de registros in situ?

Sí, hay herramientas de código abierto como Alfresco que ofrecen opciones gratuitas. Sin embargo, para las grandes empresas que necesitan funciones avanzadas, se recomiendan las soluciones de pago.

3. ¿cuáles son los principales riesgos asociados a la gestión documental in situ?

Las principales amenazas son los ciberataques, el malware y los errores humanos. Es importante que las empresas inviertan en seguridad informática, incluyendo software antivirus avanzado y formación de los empleados.

4. ¿la gestión documental in situ requiere una gran inversión?

No siempre. Depende mucho de la escala de la empresa y de sus necesidades. Las pequeñas empresas pueden implantar herramientas básicas sin mucho coste, mientras que las grandes organizaciones pueden necesitar sistemas y soluciones más avanzados.

5 ¿Qué sectores tienen más probabilidades de utilizar la gestión documental in situ?

Los sectores más comunes son la informática, las finanzas, los seguros y el sector público, que tienen que cumplir normas estrictas de almacenamiento de datos.