Todas las empresas, independientemente de su sector, generan docenas de documentos cada día: contratos, facturas, informes o correspondencia interna. Con el tiempo, esto se convierte en una enorme base de datos difícil de mantener bajo control. El caos documental provoca errores, pérdidas económicas y problemas de seguridad. La solución es Gimmal, un sistema de gestión de la información que organiza los documentos y ayuda a las organizaciones en su funcionamiento diario.
Principales conclusiones
-
Gimmal automatiza la organización y el archivo de documentos.
-
El sistema aumenta la seguridad y elimina el riesgo de fugas.
-
Con un repositorio central, las empresas encuentran más rápidamente la información que necesitan.
-
La herramienta apoya el cumplimiento de la normativa legal, por ejemplo, RODO.
Índice
-
¿Por qué las empresas tienen problemas con la documentación?
-
Gimmal – ¿qué es y cómo funciona?
-
¿Qué ventajas tiene poner los documentos en orden?
-
Gimmal y la seguridad de los datos
-
Apoyo al cumplimiento
-
Preguntas más frecuentes
¿Por qué las empresas tienen problemas con la documentación?
Las empresas suelen almacenar documentos en varios lugares: en los ordenadores de los empleados, en correos electrónicos, en unidades externas o en la nube. La falta de un sistema único crea desorden, y lleva mucho tiempo encontrar el archivo adecuado. Esto también aumenta el riesgo de perder información confidencial.
Gimmal – ¿qué es y cómo funciona?
Gimmal es una herramienta que centraliza todos los documentos en un solo lugar. El sistema clasifica y organiza automáticamente los archivos y controla su ciclo de vida: desde su creación hasta su almacenamiento y archivo. Esto proporciona a la empresa un control total sobre su documentación.
¿Qué ventajas tiene poner los documentos en orden?
-
Encuentra más rápidamente la información que necesitas.
-
Ahorro de tiempo del personal.
-
Reducir el riesgo de errores y duplicidades.
-
Mayor transparencia en los procesos empresariales.
Gimmal y la seguridad de los datos
Uno de los mayores retos para las empresas es proteger los datos de filtraciones. Gimmal permite un control preciso del acceso: cada empleado sólo ve los documentos que necesita. Esto hace que la información sensible, como datos de clientes o contratos, esté más segura.
Apoyo al cumplimiento
Las empresas necesitan cumplir las normativas de conservación de datos, como RODO o las normativas del sector. Gimmal apoya el cumplimiento de estos requisitos proporcionando herramientas de supervisión y elaboración de informes. Esto evita sanciones y genera credibilidad ante los clientes.
Preguntas más frecuentes
¿Es difícil utilizar Gimmal?
No, se diseñó pensando en la sencillez: incluso las personas sin conocimientos informáticos pueden gestionar el sistema.
¿Puede integrarse la herramienta en los sistemas existentes?
Sí, Gimmal funciona con plataformas populares de gestión de documentos y datos.
¿Gimmal sólo funciona para grandes empresas?
No, el sistema también puede adaptarse a organizaciones más pequeñas.
Resumen
Gimmal es una solución eficaz que ayuda a las empresas a organizar sus documentos y aumentar la seguridad de la información. Mediante la centralización, la automatización y el cumplimiento de la normativa, las organizaciones ahorran tiempo, evitan errores y protegen los datos de sus clientes.
