El correo electrónico es uno de los principales canales de comunicación en las organizaciones de hoy en día, ya que transporta información de importancia estratégica, desde contratos hasta datos de los empleados. Por desgracia, en muchas empresas estos datos se gestionan de forma desordenada y manual, generando riesgos de infracciones legales y de seguridad. En la era de RODO, KRI y las políticas de cumplimiento interno, es esencial aplicar un enfoque sistemático y automatizado. Con ayuda llega GIMMAL, una solución que permite una gestión completa y segura de los registros de correo electrónico en entornos Microsoft 365 y más allá.
Principales conclusiones
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Los correos electrónicos no son sólo mensajes: muchos son documentos oficiales que requieren archivo y control.
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La clasificación y el archivo manuales generan errores, costes y riesgo de infracción de la normativa.
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GIMMAL permite detectar, clasificar y gestionar automáticamente los correos electrónicos como registros.
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El sistema admite la supervisión de extremo a extremo, lo que significa una visibilidad y auditabilidad completas del ciclo de vida de los datos.
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La gestión automatizada de mensajes aumenta la ciberseguridad informática y mejora el cumplimiento de la normativa.
Índice
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Por qué es importante gestionar los correos electrónicos como registros
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Principales problemas del enfoque tradicional
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Cómo funciona la gestión del correo electrónico en GIMMAL
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Qué gana la organización con la automatización
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Ejemplo de aplicación de GIMMAL
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Preguntas más frecuentes (FAQ)
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Resumen
Por qué es importante gestionar los correos electrónicos como registros
Hoy en día, los correos electrónicos representan una enorme proporción de los datos organizativos, y los más sensibles. Se calcula que hasta el 10% de los correos electrónicos de una empresa pueden considerarse documentos formales. No almacenarlos adecuadamente puede acarrear graves consecuencias, desde multas hasta daños a la reputación. Implantar políticas de gestión de registros de correo electrónico no es sólo una cuestión de orden, sino también un requisito de cumplimiento legal. GIMMAL te permite implantar procesos automatizados para clasificar los mensajes y mantener el control sobre lo que se convierte en un registro oficial.
Principales problemas del enfoque tradicional
La gestión tradicional de los registros de correo electrónico suele depender del usuario final: él decide qué guardar y dónde. Este modelo tiene un alto riesgo de error, descuidos y falta de uniformidad. Esto suele dar lugar a silos de datos, duplicación redundante de archivos y dificultades para realizar auditorías. En caso de procedimientos judiciales o auditorías, recuperar manualmente los mensajes puede llevar mucho tiempo y ser costoso. Con la supervisión de extremo a extremo, GIMMAL proporciona visibilidad total, automatización y coherencia en toda la organización.
Cómo funciona la gestión del correo electrónico en GIMMAL
El sistema GIMMAL automatiza la detección de correos electrónicos que contienen datos que cumplen los criterios escritos en las políticas de la organización. La clasificación automática permite asignar los metadatos pertinentes y colocarlos en repositorios que cumplan la normativa aplicable. A continuación, los correos electrónicos se someten a normas de retención que determinan cuánto tiempo deben conservarse y cuándo pueden eliminarse de forma segura. Todas las actividades son auditables, lo que permite una comprobación completa del cumplimiento. Para los equipos de TI y de cumplimiento, esto supone un enorme ahorro de tiempo y la eliminación de riesgos en la fase de gestión de registros.
Qué gana la organización con la automatización
Implantar la solución GIMMAL aporta beneficios inmediatos: reducción del riesgo, mayor transparencia y aumento de la eficacia operativa. La automatización elimina la necesidad de archivar manualmente los correos electrónicos, aliviando significativamente la carga del personal. Las políticas de retención integradas protegen contra el borrado accidental o el almacenamiento de datos incompatibles. Al mismo tiempo, la organización cumple los requisitos normativos sin intervención manual. Con GIMMAL y su enfoque de ciberseguridad informática, las empresas pueden operar cumpliendo la normativa sin un gasto operativo excesivo.
Ejemplo de aplicación de GIMMAL
Se implantó un sistema de gestión de registros de correo electrónico basado en GIMMAL en una organización de la administración pública. El objetivo era organizar una gran cantidad de correspondencia que contenía datos sensibles y documentos formales. Al centralizar el almacenamiento y asignar automáticamente reglas, la organización obtuvo un control total sobre el ciclo de vida de los correos electrónicos. Al cabo de seis meses, el número de consultas al departamento de informática se redujo un 40%, y el tiempo necesario para preparar los datos para las auditorías se triplicó. Además, el archivo de mensajes se automatizó de forma que cumplía la legislación vigente.
Preguntas más frecuentes (FAQ)
¿Funciona GIMMAL con Microsoft 365?
Sí, GIMMAL es totalmente compatible con Microsoft 365 y puede integrarse fácilmente con SharePoint, Exchange y Teams.
¿El usuario final tiene que seleccionar los registros por sí mismo?
No: el sistema identifica y asigna automáticamente los registros según la política de la empresa, aliviando la carga del personal.
¿GIMMAL admite auditorías e informes?
Sí, todas las actividades se registran para poder revisarlas, informar sobre ellas y documentar su cumplimiento.
¿Cuáles son las principales ventajas de aplicar GIMMAL?
Mejora del cumplimiento, reducción del riesgo de sanciones, ahorro de tiempo y mayor transparencia de los datos dentro de la organización.
Resumen
La gestión de los registros de correo electrónico no puede ocurrir por casualidad: debe ser automatizada, segura y conforme a las políticas de la organización. GIMMAL es una herramienta de última generación que proporciona una forma sencilla de controlar la circulación de datos electrónicos. Implantar una solución de este tipo no es sólo una cuestión formal, sino sobre todo un apoyo real para los departamentos de TI, cumplimiento y gestión. Con la ciberseguridad informática y la supervisión de extremo a extremo, las organizaciones obtienen una ventaja competitiva y tranquilidad ante las cambiantes normativas.
