La introducción del RODO (Reglamento de Protección de Datos Personales) ha impuesto a las empresas la obligación de gestionar eficazmente los documentos y los datos personales. Las infracciones del RODO pueden acarrear cuantiosas sanciones económicas y la pérdida de confianza de los clientes. Las soluciones de Gimmal ayudan a las organizaciones a garantizar el cumplimiento de la normativa, al tiempo que agilizan sus procesos documentales. En este artículo, echamos un vistazo a cómo Gimmal ayuda a las empresas a cumplir los requisitos RODO y la gestión de documentos. Para más información, visita el sitio web de Gimmal.
Índice
- ¿Por qué es crucial el cumplimiento de RODO?
- Los mayores retos de la gestión documental en el contexto de RODO
- Localización de datos
- Seguridad de los documentos
- Ciclos de vida de los datos
- ¿Cómo apoya Gimmal el cumplimiento de RODO?
- Automatización de procesos
- Gestión del ciclo de vida de los documentos
- Protección de datos e informes
- Ejemplos de aplicaciones Gimmal en el contexto de RODO
- ¿Cómo implantar Gimmal en tu empresa?
- PREGUNTAS FRECUENTES: Preguntas más frecuentes
¿Por qué es crucial el cumplimiento de RODO?
El RODO exige a las empresas una gestión responsable de los datos personales de clientes y empleados. Las infracciones pueden dar lugar a:
- Sanciones económicas: Hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de la empresa.
- Pérdida de confianza de los clientes: La falta de una gestión adecuada de los datos puede afectar negativamente a la imagen de una empresa.
- Riesgos jurídicos: Las organizaciones pueden enfrentarse a demandas de clientes o reguladores.
Los mayores retos de la gestión documental en el contexto de RODO
Localización de datos
Las empresas necesitan saber dónde se encuentran los datos personales para poder eliminarlos a petición del usuario o realizar una auditoría de cumplimiento.
Seguridad de los documentos
Los documentos que contengan datos personales deben protegerse adecuadamente contra el acceso no autorizado, la filtración o la pérdida.
Ciclos de vida de los datos
El RODO exige que los datos sólo se conserven el tiempo necesario. La gestión del ciclo de vida de los datos es un elemento clave del cumplimiento.
¿Cómo apoya Gimmal el cumplimiento de RODO?
Automatización de procesos
Las soluciones de Gimmal permiten automatizar muchas tareas de gestión documental, como:
- Categorización y clasificación de datos: Asignación automática de categorías a documentos que contengan datos personales.
- Verificación del cumplimiento: El sistema verifica automáticamente que los documentos cumplen los requisitos normativos.
Gestión del ciclo de vida de los documentos
Gimmal ofrece herramientas para gestionar todo el ciclo de vida de los documentos:
- Crear políticas de almacenamiento: Determinar durante cuánto tiempo deben almacenarse los datos.
- Eliminación automática de datos: Eliminación de documentos según la política de conservación.
- Archivo de datos: Mantener los documentos seguros y conformes con la normativa.
Protección de datos e informes
Gimmal proporciona funciones avanzadas de protección de datos, como:
- Cifrado de documentos: Protección contra el acceso no autorizado.
- Seguimiento de la actividad: Seguimiento de los accesos y cambios en los documentos.
- Generación de informes de cumplimiento: Generación automática de informes de auditoría a efectos de RODO.
Para más información sobre las capacidades de Gimmal, visita el sitio web de Gimmal.
Ejemplos de aplicaciones Gimmal en el contexto de RODO
Institución financiera
El banco implantó Gimmal para centralizar la gestión de documentos. Esto ha mejorado el cumplimiento de RODO y ha reducido los tiempos de respuesta a las solicitudes de borrado en un 40%.
Organización sin ánimo de lucro
Gracias a las soluciones de Gimmal, la organización ha podido proteger los datos personales de los donantes y cumplir los requisitos de conservación de documentos.
Empresa de logística
Gimmal ayudó a la empresa a introducir políticas de retención y borrado automático, que redujeron el riesgo de infracciones de RODO.
¿Cómo implantar Gimmal en tu empresa?
- Realiza una auditoría de datos Identifica los datos personales que posees y los procesos implicados en su tratamiento.
- Elige los módulos Gimmal adecuados a tus necesidades Adapta las funcionalidades del sistema a las particularidades de tu organización.
- Forma a tu equipo Invierte en formación para que los empleados sepan utilizar el sistema con eficacia.
- Supervisar el cumplimiento del RODO Revisar periódicamente la eficacia de las políticas aplicadas y adaptarlas a los requisitos cambiantes.
PREGUNTAS FRECUENTES: Preguntas más frecuentes
¿Es Gimmal adecuado para las pequeñas empresas?
Sí, Gimmal es escalable y puede adaptarse a las necesidades tanto de pequeñas como de grandes organizaciones.
¿Cómo apoya Gimmal el cumplimiento de RODO?
Gimmal automatiza la gestión de documentos, ofrece herramientas de protección de datos y genera informes de cumplimiento.
¿La implantación de Gimmal requiere una gran inversión de tiempo?
El proceso de implantación se optimiza y se adapta a las necesidades de la organización, minimizando el consumo de tiempo.
¿Admite Gimmal otras normativas además de RODO?
Sí, Gimmal es compatible con muchas normativas del sector, como HIPAA y SOX.
