Las compañías de seguros manejan una enorme cantidad de datos sensibles: datos personales de los clientes, datos médicos, información financiera o registros de siniestros. Independientemente de su tamaño, todas las empresas del sector de los seguros no sólo deben proteger estos datos de forma eficaz, sino también cumplir numerosas normativas legales, como el RODO, las normativas locales de protección de datos o los requisitos de auditoría. En un entorno tan exigente, tiene sentido utilizar la herramienta Gimmal – plataforma de gestión de información y registros, que facilita tanto la protección de los datos de los clientes como el cumplimiento de la normativa.
Principales conclusiones
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Gimmal permite clasificar, gestionar y proteger los datos de los seguros en las distintas fases del ciclo de vida.
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Las políticas automáticas de conservación y eliminación ayudan a evitar conservar datos más allá de los requisitos legales.
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El sistema proporciona visibilidad y control sobre los datos distribuidos en distintos repositorios.
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El uso de Gimmal ayuda en las auditorías y a demostrar el cumplimiento de los requisitos legales de protección de datos.
Índice
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Riesgos de los datos en los seguros
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Cómo funciona la protección de datos en Gimmal
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Funciones clave útiles en el sector de los seguros
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Automatización de las políticas de conservación y eliminación de datos
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Cumplimiento normativo y auditorías
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PREGUNTAS FRECUENTES
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Resumen
Riesgos de los datos en los seguros
Robo de identidad, filtración de datos médicos, daños por compartir documentos indebidamente: son riesgos reales. Las aseguradoras deben cuidar tres aspectos principales: la confidencialidad (para que ninguna persona no autorizada tenga acceso), la integridad (los datos no pueden alterarse sin dejar rastro) y la permanencia (los datos deben estar disponibles cuando se necesiten). Cualquier infracción de estos principios puede acarrear responsabilidades legales y daños a la reputación.
Cómo funciona la protección de datos en Gimmal
Gimmal ofrece herramientas para localizar, clasificar y gestionar tanto documentos electrónicos como físicos. En particular, el módulo Gimmal Discover te permite analizar conjuntos de datos e identificar archivos que contengan información sensible (por ejemplo, datos personales) que puedan incumplir las políticas de seguridad. Gimmal, una empresa de Morae
Gimmal Records, por su parte, gestiona documentos en distintos repositorios sin migrarlos, proporcionando un control centralizado sobre las políticas de retención y eliminación. Gimmal, una empresa de Morae
Funciones clave útiles en el sector de los seguros
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Clasificación y marcado de documentos: asignación automática de etiquetas, etiquetas de sensibilidad.
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Gestión de la retención: establecer reglas para archivar o eliminar los documentos que tengan más de un año de antigüedad.
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Autorización de acceso: control sobre qué usuario o departamento puede ver, editar o eliminar un documento.
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Registro de auditoría: Registro de las acciones de los usuarios (quién hizo qué, cuándo con el documento).
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Integraciones con repositorios: módulos que vinculan Gimmal con sistemas SharePoint, archivos compartidos, la nube, etc.
Automatización de las políticas de conservación y eliminación de datos
Gestionar manualmente las fechas de retención es una fuente de errores. Gimmal te permite definir políticas (por ejemplo, «eliminar documento 7 años después del fin de la póliza») y aplicarlas automáticamente. Esto garantiza que la aseguradora no almacene datos excesivos, reduciendo el riesgo de fuga y facilitando el cumplimiento normativo.
Cumplimiento normativo y auditorías
Las auditorías de protección de datos son habituales en el sector asegurador. Gimmal proporciona las herramientas de elaboración de informes necesarias: se pueden facilitar las versiones de los documentos, los accesos y el historial de actividad, lo que es crucial cuando se audita el cumplimiento de RODO, las leyes locales o las normas del sector.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Requiere Gimmal migrar todos los documentos a un nuevo sistema?
No – Gimmal utiliza conectores que te permiten gestionar los documentos donde están («in situ»), sin tener que mover todo el contenido. Gimmal, una empresa de Morae+1
¿Se adapta la solución a una gran compañía de seguros?
Sí, el sistema está diseñado para grandes entornos con múltiples repositorios.
¿Gimmal admite datos físicos (en papel)?
Sí: Gimmal Physical te permite gestionar registros en papel e integrarlos con sistemas digitales. Gimmal, una empresa de Morae
¿Lleva mucho tiempo ponerlo en práctica?
El tiempo de implantación depende de la complejidad de la infraestructura y del número de fuentes de documentación, pero el proceso puede acelerarse con módulos listos para usar.
Resumen
En el sector asegurador, proteger los datos de los clientes es una necesidad absoluta, tanto por motivos legales como de reputación. Gimmal te proporciona herramientas que te ayudan a clasificar, controlar, archivar y eliminar documentos de acuerdo con las políticas y normativas de seguridad. Es una solución que permite a las aseguradoras operar de forma segura, transparente y conforme a los requisitos legales.
