La conservación de datos, o políticas de conservación y eliminación de información, es una parte fundamental de la gestión de datos de cualquier empresa. Con un número creciente de normativas sobre datos y diferentes políticas de retención de datos en distintas jurisdicciones, las organizaciones tienen que hacer frente a una complejidad cada vez mayor. Gestionar manualmente la conservación de datos lleva mucho tiempo, es propenso a errores y expone a la empresa al riesgo de incumplir la normativa.
Principales conclusiones
– La automatización de la conservación de datos reduce el riesgo de infracciones normativas
– Los procesos manuales provocan errores e incumplimientos normativos
– Unas políticas claras de conservación de datos favorecen la seguridad y el cumplimiento
– Las herramientas de automatización mejoran la gestión del ciclo de vida de los datos
– La conservación automatizada de datos contribuye a la coherencia de los procesos informáticos
Índice
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¿Qué es la conservación de datos y por qué es importante?
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Retos de la gestión de la conservación de datos
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Cómo la automatización de la conservación de datos apoya el cumplimiento legal
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Buenas prácticas para automatizar la conservación de datos
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PREGUNTAS FRECUENTES
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Resumen
¿Qué es la conservación de datos y por qué es importante?
La conservación de datos es la política y el proceso que determinan cuánto tiempo se conservan los datos y cuándo deben eliminarse. Abarca tanto los datos personales como la información empresarial. Reglamentos como el RODO exigen que las organizaciones no conserven los datos más tiempo del necesario. Por tanto, una gestión adecuada de la conservación es clave para cumplir la normativa y minimizar el riesgo de infracciones.
Retos de la gestión de la conservación de datos
Muchas empresas siguen dependiendo de procesos manuales propensos al error humano. Los datos pueden almacenarse durante demasiado tiempo, lo que da lugar a violaciones de la privacidad, o borrarse demasiado pronto, con la consiguiente falta de análisis históricos. Además, los distintos sistemas informáticos tienen políticas de conservación de datos diferentes, lo que complica una gestión coherente de los datos.
Cómo la automatización de la conservación de datos apoya el cumplimiento legal
La automatización de la retención de datos permite a las organizaciones definir y aplicar políticas de retención de datos de forma coherente y sin errores. Soluciones como Gimmal permiten la gestión centralizada del ciclo de vida de los datos, la eliminación automática de la información tras un periodo de tiempo especificado y la supervisión del cumplimiento de la normativa. Esto ayuda a las empresas a minimizar el riesgo de incumplimientos legales relacionados con la conservación de datos.
Las herramientas de clase Gimmal también ofrecen mecanismos avanzados de auditoría y elaboración de informes para ayudar a documentar las actividades de conservación y garantizar el cumplimiento de las auditorías.
Buenas prácticas para automatizar la conservación de datos
Las prácticas clave incluyen definir políticas de retención claras, revisar y actualizar periódicamente las políticas y supervisar el estado de los datos en tiempo real. Automatizar los procesos de retención elimina la necesidad de intervenciones manuales y reduce el riesgo de errores. Además, soluciones como Gimmal permiten programar la retención e integrar las políticas con otros sistemas de gestión informática.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Es necesaria la automatización de la conservación de datos?
Sí, sobre todo en organizaciones medianas y grandes, donde el volumen de datos es importante y la normativa exige una gestión precisa.
¿Qué riesgos mitiga la automatización de la conservación de datos?
Reduce el riesgo de violaciones de la privacidad, errores humanos e incoherencias en el almacenamiento de datos.
¿Afecta la automatización de la conservación de datos a la productividad de TI?
Sí, mejora la productividad eliminando tareas manuales y agilizando los procesos de gestión de datos.
Resumen
Automatizar la conservación de datos es un elemento clave de la estrategia de gestión de datos de una organización moderna. Permite a las organizaciones mantener el cumplimiento, reducir el riesgo legal y agilizar los procesos informáticos. La integración de herramientas que automatizan la gestión de la retención, como Gimmal, permite a las organizaciones gestionar eficazmente el ciclo de vida de los datos y minimizar el riesgo de infracciones.
