La gestión de datos en las organizaciones no es sólo un reto técnico, sino también de seguridad y cumplimiento normativo. En la práctica, incluso la mejor estrategia puede fracasar si no se apoya en la herramienta adecuada. Aquí es donde Gimmal – un sistema utilizado por los departamentos informáticos, de cumplimiento normativo, jurídicos y de archivo de todo tipo de instituciones para proteger los datos y gestionar la información de forma segura y controlada.
Principales conclusiones
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Gimmal se utiliza en instituciones públicas, empresas privadas y en los sectores financiero y de seguros.
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Permite centralizar los datos distribuidos en múltiples sistemas y repositorios.
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En la práctica, se utiliza para la clasificación, conservación, auditoría y protección de documentos.
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Las implantaciones Gimmal suelen ir de la mano de una reducción de los riesgos de fuga y una mejora del cumplimiento de la normativa.
Índice
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¿Quiénes son los usuarios de Gimmal?
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Escenarios típicos de uso en las organizaciones
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Cómo trabajan con Gimmal los departamentos de informática, cumplimiento y jurídico
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Ejemplos de ventajas de la aplicación
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Casos prácticos seleccionados
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PREGUNTAS FRECUENTES
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Resumen
¿Quiénes son los usuarios de Gimmal?
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Departamentos informáticos: gestionan la infraestructura documental, las cuentas, las integraciones y la seguridad.
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Cumplimiento y seguridad: define políticas de retención, inspecciones, auditorías y supervisa el cumplimiento.
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Departamentos jurídicos: utilizan la herramienta para garantizar el borrado cíclico de datos y el cumplimiento de la normativa.
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Archiveros y administradores de archivos: controlan los documentos antiguos y su archivo.
Escenarios típicos de uso en las organizaciones
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Consolidación de documentos de distintos sistemas (SharePoint, servidor de archivos, repositorios en la nube) bajo gestión Gimmal.
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Clasificación automática de documentos en función de la confidencialidad y las políticas de acceso pertinentes.
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Aplicación de normas de conservación: por ejemplo, supresión de datos tras un determinado periodo de tiempo o archivo conforme a la normativa.
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Auditoría de acceso: comprueba quién ha accedido a documentos sensibles y cuándo.
Cómo trabajan con Gimmal los departamentos de informática, cumplimiento y jurídico
Una plataforma común da visibilidad a todas las partes sobre el mismo estado de los documentos. TI puede implementar técnicamente el control de acceso, cumplimiento puede definir las normas de retención y el departamento legal tiene acceso a los registros y auditorías para demostrar el cumplimiento. Esto evita conflictos, duplicación de trabajo o incoherencias entre departamentos.
Ejemplos de ventajas de la aplicación
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Reducir el número de incidentes de acceso erróneo a los datos.
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Reduce el tiempo necesario para las auditorías y los informes.
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Reducir los costes de almacenamiento de documentos redundantes.
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Reduce el riesgo de sanciones por incumplimiento de la normativa sobre datos.
Casos prácticos seleccionados
Por ejemplo, una entidad financiera implantó Gimmal para consolidar los documentos de las sucursales, ya que las normas de conservación eran distintas en cada una de ellas. Una vez implantada la política central, el número de infracciones se redujo en varias decenas de puntos porcentuales y las auditorías se desarrollaron con mayor fluidez.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Gimmal funciona con varios repositorios simultáneamente?
Sí, se integra con muchos sistemas y permite gestionar los datos «in situ».
¿Necesitan los usuarios acostumbrarse a la nueva interfaz?
La interfaz está diseñada pensando en el usuario final: la formación es fácil y los cambios son mínimos.
¿Requiere la implantación una migración de datos?
No: con los conectores, Gimmal puede funcionar sin tener que cambiar la ubicación de los documentos.
¿Es escalable?
Sí, sirve tanto para pequeñas organizaciones como para grandes instituciones con muchos terabytes de documentos.
Resumen
En la práctica, Gimmal se está convirtiendo en la herramienta central para la gestión de documentos y la seguridad de los datos en las organizaciones. Permite la colaboración entre departamentos, automatiza los procesos y reduce el riesgo de errores e infracciones. Esto permite a las instituciones operar de forma más eficaz y segura en un entorno lleno de requisitos normativos.
