La gestión de archivos en las grandes organizaciones no es sólo una cuestión de orden y cumplimiento de la normativa, sino también de seguridad. Muchas filtraciones de datos se deben a la falta de control sobre los archivos y a accesos no autorizados. En tales condiciones, resulta crucial implantar herramientas que apoyen la colaboración de los equipos informáticos y, al mismo tiempo, se ocupen de la ciberseguridad. Uno de los líderes en este campo es Gimmal – una plataforma de gestión de la información y los riesgos.
Principales conclusiones
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Gimmal centraliza la gestión de registros, eliminando el caos informativo.
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Las políticas de seguridad automatizadas minimizan el riesgo de violación de datos.
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La herramienta apoya la colaboración entre los equipos de TI y de cumplimiento.
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Mediante integraciones, Gimmal facilita el cumplimiento de RODO, HIPAA o SOX.
Índice
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El problema de los silos de información en TI
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Gimmal como herramienta de colaboración y control
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Funciones clave para la ciberseguridad de la documentación
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Automatización e integración en los procesos empresariales
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Ventajas para las empresas y los equipos informáticos
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PREGUNTAS FRECUENTES
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Resumen
El problema de los silos de información en TI
En muchas organizaciones, los documentos se almacenan en diversos sistemas, desde servidores de archivos a aplicaciones en la nube. La falta de control central provoca desorden, duplicación de datos y un mayor riesgo de filtraciones. Los equipos informáticos no sólo deben mantener la infraestructura, sino también gestionar la seguridad de la documentación distribuida.
Gimmal como herramienta de colaboración y control
Gimmal pone orden en la gestión de la información reuniendo a los equipos informáticos, jurídicos y de cumplimiento normativo en un espacio común. Permite controlar todo el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su almacenamiento y eliminación. De este modo, elimina el caos informativo y favorece el cumplimiento de la normativa.
Funciones clave para la ciberseguridad de la documentación
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Centralización de datos: todos los archivos y documentos disponibles en un solo sistema.
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Control de acceso: gestión precisa de los derechos de los usuarios.
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Políticas de conservación: supresión o archivo automático de los datos de acuerdo con la normativa.
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Registros de auditoría: historial completo de las actividades de los usuarios por motivos de seguridad y cumplimiento.
Automatización e integración en los procesos empresariales
El sistema se integra con aplicaciones utilizadas a diario en la organización, como Microsoft 365 o SharePoint. Las reglas de seguridad automáticas eliminan el riesgo de error humano, y los equipos informáticos pueden centrarse en tareas estratégicas en lugar de en el control manual.
Ventajas para las empresas y los equipos informáticos
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Mayor transparencia y seguridad de la documentación.
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Mejor cooperación entre departamentos: informático, jurídico y de cumplimiento.
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Automatización que reduce los procesos que consumen tiempo.
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Protección contra incidentes de seguridad y sanciones por incumplimiento.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Gimmal sólo es adecuado para grandes empresas?
No – el sistema es escalable y también funciona bien para empresas medianas.
¿Gimmal sustituye a las herramientas de copia de seguridad?
No, las complementa centrándose en la gestión de registros y el cumplimiento.
¿Gimmal permite el trabajo a distancia?
Sí: permite un acceso seguro a los documentos independientemente de su ubicación.
¿Es complicada la aplicación?
La plataforma tiene un diseño modular e integraciones que facilitan la implementación.
Resumen
La colaboración eficaz en TI no es posible sin una gestión de registros estructurada y segura. Gimmal simplifica estos procesos combinando centralización de datos, automatización y control de acceso. Esto permite a los equipos informáticos trabajar de forma más rápida, segura y conforme a la normativa, minimizando el riesgo de incidentes de seguridad.
