Porquê escolher a Gimmal para a gestão dos registos da empresa?

As organizações actuais são confrontadas com os desafios da gestão de registos empresariais. O armazenamento, a organização e a proteção dos dados são aspectos fundamentais que afectam a produtividade e a conformidade regulamentar. O sistema Gimmal destaca-se de outras soluções devido à sua abordagem abrangente à gestão de registos, tanto físicos como digitais. Neste artigo, vamos discutir as razões pelas quais deves implementar o Gimmal na tua empresa.

Principais conclusões:

1. A Gimmal combina a gestão de documentos físicos e digitais, proporcionando um controlo total sobre os recursos de uma empresa.
2. O sistema permite a conformidade regulamentar, minimizando o risco de sanções e violações.
3. A automatização de processos na Gimmal aumenta a eficiência do trabalho e reduz o risco de erro humano.
4. A ferramenta integra-se em plataformas populares como o SharePoint e o Office 365.
5. A implementação do Gimmal ajuda as organizações a otimizar os custos e a melhorar a eficiência operacional.

Índice:

1. O que é Gimmal?
2. Principais caraterísticas do sistema Gimmal
3. Vantagens da implementação do Gimmal na tua empresa
4. Como é que a Gimmal apoia a conformidade regulamentar?
5. Perguntas mais frequentes

O que é Gimmal?

O Gimmal é um sistema de gestão de documentos topo de gama que permite às organizações gerir eficazmente documentos físicos e digitais. Oferece uma solução abrangente que permite que os documentos sejam armazenados, controlados e protegidos num único local. Graças à sua flexibilidade, o Gimmal pode ser adaptado às necessidades das pequenas, médias e grandes empresas. O sistema combina a funcionalidade da gestão do ciclo de vida dos documentos, o arquivo de documentos e a conformidade regulamentar. É a solução ideal para as empresas que procuram aumentar a eficiência operacional e minimizar os riscos da gestão documental. Descobre mais sobre o Gimmal: Sistema de Gestão Documental

Principais caraterísticas do sistema Gimmal

1. Gestão de documentação física e digital – O Gimmal permite a integração da gestão de todo o tipo de documentação, eliminando a necessidade de múltiplos sistemas diferentes.
2. Automatização de processos – A classificação, o arquivo e o fluxo de trabalho automáticos reduzem o risco de erros e poupam tempo ao pessoal.
3. Integração com plataformas populares – O Gimmal funciona com plataformas como o Microsoft SharePoint, o Office 365 e o OneDrive, o que facilita a sua implementação e utilização.
4. Gestão do ciclo de vida dos documentos – Desde a sua criação, à sua utilização, ao seu arquivo ou destruição, tudo é monitorizado e controlado.
5. Relatórios e auditorias avançados – A ferramenta fornece relatórios detalhados para ajudar a controlar a utilização de documentos e a conformidade com as políticas da empresa.

Podes saber mais sobre as funções do Gimmal aqui: Funções Gimmal

Vantagens da implementação do Gimmal na tua empresa

1. Aumento da produtividade – A automatização dos processos de gestão de registos permite que o pessoal se concentre nas tarefas principais, eliminando as tarefas manuais que consomem muito tempo.
2. Otimização de custos – Ao digitalizar a documentação física e ao organizar melhor os dados, as empresas podem reduzir os custos operacionais.
3. Segurança melhorada – O sistema fornece funcionalidades avançadas de proteção de documentos, como o controlo de acesso e a encriptação de dados.
4. Conformidade regulamentar – A aplicação automática de políticas de retenção e gestão de registos minimiza o risco de sanções por infracções regulamentares.
5. Melhoria da colaboração em equipa – A integração com plataformas populares permite um acesso fácil a documentos e melhora o trabalho em equipa.

Mais informações sobre as vantagens da aplicação do Gimmal: Vantagens do Gimmal

Como é que a Gimmal apoia a conformidade regulamentar?

Um dos maiores desafios da gestão de registos é o cumprimento dos requisitos regulamentares, como o RODO ou o HIPAA. O Gimmal automatiza os processos relacionados com a conformidade, tais como:

1. Gestão da retenção de dados – O sistema elimina ou arquiva automaticamente os documentos após um determinado período de tempo, de acordo com a política da empresa.
2. Auditoria e relatórios – Registos de atividade e relatórios detalhados ajudam a preparar as auditorias externas e internas.
3. Segurança dos dados – As funcionalidades de encriptação e controlo de acesso garantem que os documentos estão protegidos contra o acesso não autorizado.
4. Gestão da conformidade em tempo real – O sistema monitoriza a atividade em tempo real, identificando potenciais violações da conformidade.

Lê mais sobre a conformidade regulamentar: Conformidade regulamentar com a Gimmal

Perguntas mais frequentes

1. O Gimmal suporta simultaneamente documentação física e digital?
Sim, o Gimmal permite-te gerir documentos físicos e digitais num único sistema.

2 Quais são os maiores benefícios da implementação do Gimmal?
Aumento da produtividade, otimização de custos, melhor organização de documentos e conformidade regulamentar.

3 O Gimmal integra-se com outros sistemas informáticos?
Sim, o Gimmal funciona com plataformas populares como o SharePoint, o Office 365 e o OneDrive.

4. A implementação do Gimmal exige um investimento elevado?
O custo de implementação depende das especificidades da organização, mas o investimento é rapidamente recuperado através da poupança de tempo e de uma melhor organização do trabalho.