A introdução do RODO (Regulamento sobre a Proteção de Dados Pessoais) impôs às empresas a obrigação de gerir eficazmente os documentos e os dados pessoais. As violações do RODO podem conduzir a pesadas sanções financeiras e à perda de confiança dos clientes. As soluções da Gimmal ajudam as organizações a garantir a conformidade com os regulamentos, simplificando simultaneamente os seus processos de documentação. Neste artigo, analisamos a forma como a Gimmal apoia as empresas no cumprimento dos requisitos do RODO e na gestão de documentos. Para mais informações, visita o sítio Web da Gimmal.
Índice
- Porque é que o cumprimento do RODO é crucial?
- Os maiores desafios da gestão documental no contexto do RODO
- Localização de dados
- Segurança dos documentos
- Ciclos de vida dos dados
- Como é que a Gimmal apoia o cumprimento do RODO?
- Automatização de processos
- Gestão do ciclo de vida dos documentos
- Proteção de dados e relatórios
- Exemplos de aplicações Gimmal no contexto do RODO
- Como implementar o Gimmal na tua empresa?
- FAQ: Perguntas mais frequentes
Porque é que o cumprimento do RODO é crucial?
O RODO exige que as empresas façam uma gestão responsável dos dados pessoais dos clientes e dos trabalhadores. As violações podem resultar em:
- Sanções financeiras: Até 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios anual da empresa.
- Perde a confiança dos clientes: A falta de uma gestão adequada dos dados pode afetar negativamente a imagem de uma empresa.
- Riscos legais: As organizações podem ser objeto de processos judiciais por parte de clientes ou entidades reguladoras.
Os maiores desafios da gestão documental no contexto do RODO
Localização de dados
As empresas precisam de saber onde se encontram os dados pessoais para os poderem apagar a pedido do utilizador ou realizar uma auditoria de conformidade.
Segurança dos documentos
Os documentos que contêm dados pessoais devem ser protegidos de forma adequada contra o acesso não autorizado, a fuga ou a perda.
Ciclos de vida dos dados
O RODO exige que os dados sejam mantidos apenas durante o tempo necessário. A gestão do ciclo de vida dos dados é um elemento-chave da conformidade.
Como é que a Gimmal apoia o cumprimento do RODO?
Automatização de processos
As soluções Gimmal permitem a automatização de muitas tarefas de gestão de documentos, tais como:
- Categorização e classificação de dados: Atribuição automática de categorias a documentos que contenham dados pessoais.
- Verificação da conformidade: O sistema verifica automaticamente se os documentos cumprem os requisitos regulamentares.
Gestão do ciclo de vida dos documentos
A Gimmal oferece ferramentas para gerir todo o ciclo de vida dos documentos:
- Cria políticas de armazenamento: Determina por quanto tempo os dados devem ser armazenados.
- Apagamento automático dos dados: Elimina os documentos de acordo com a política de conservação.
- Arquivo de dados: Mantém os documentos seguros e em conformidade com os regulamentos.
Proteção de dados e relatórios
O Gimmal fornece funcionalidades avançadas de proteção de dados, tais como:
- Encriptação de documentos: Proteção contra o acesso não autorizado.
- Monitorização da atividade: Acompanha o acesso e as alterações aos documentos.
- Geração de relatórios de conformidade: Geração automática de relatórios de auditoria para fins de RODO.
Para mais informações sobre as capacidades do Gimmal, visita o sítio Web do Gimmal.
Exemplos de aplicações Gimmal no contexto do RODO
Instituição financeira
O banco implementou o Gimmal para centralizar a gestão de documentos. Isto melhorou a conformidade com o RODO e reduziu os tempos de resposta aos pedidos de eliminação em 40%.
Organização sem fins lucrativos
Graças às soluções da Gimmal, a organização conseguiu proteger os dados pessoais dos dadores e cumprir os requisitos de retenção de documentos.
Empresa de logística
A Gimmal ajudou a empresa a introduzir políticas de retenção e eliminação automática, o que reduziu o risco de violações do RODO.
Como implementar o Gimmal na tua empresa?
- Realizar uma auditoria aos dados Identificar os dados pessoais que deténs e os processos envolvidos no seu tratamento.
- Escolhe os módulos Gimmal adequados às tuas necessidades Adapta as funcionalidades do sistema às especificidades da tua organização.
- Forma a tua equipa Investe na formação para que os empregados saibam como utilizar o sistema de forma eficaz.
- Controlar o cumprimento do RODO Rever regularmente a eficácia das políticas implementadas e adaptá-las à evolução dos requisitos.
FAQ: Perguntas mais frequentes
O Gimmal é adequado para pequenas empresas?
Sim, o Gimmal é escalável e pode ser adaptado às necessidades de pequenas e grandes organizações.
Como é que a Gimmal apoia o cumprimento do RODO?
O Gimmal automatiza a gestão de documentos, oferece ferramentas de proteção de dados e gera relatórios de conformidade.
A implementação do Gimmal exige um grande investimento de tempo?
O processo de implementação é optimizado e adaptado às necessidades da organização, minimizando o consumo de tempo.
O Gimmal suporta outros regulamentos para além do RODO?
Sim, o Gimmal é compatível com muitos regulamentos da indústria, tais como HIPAA e SOX.
