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Gestão de documentos com Gimmal

Atualmente, onde a informação é um recurso fundamental para o sucesso da empresa, a gestão eficaz de documentos tornou-se essencial. Com o aumento do número de ficheiros digitais e dos regulamentos de armazenamento, as organizações precisam de encontrar uma solução fiável que as ajude a manterem-se organizadas e a garantir a conformidade. A Gimmal oferece uma plataforma de gestão de documentos abrangente que facilita o controlo de todo o ciclo de vida dos conteúdos, desde a criação até à eliminação final. Gestão de documentos com Gimmal.

Índice:

  1. Desafios da gestão de registos na era digital
  2. A solução Gimmal completa
  3. Principais vantagens do Gimmal
  4. Gestão abrangente do ciclo de vida da informação
  5. Principais características do Gimmal
  6. Perguntas mais frequentes
gestão de registos

Desafios da gestão de registos na era digital

Com a crescente digitalização das empresas, a quantidade de dados gerados está a crescer a um ritmo alarmante. Documentos, relatórios, apresentações e outros ficheiros digitais multiplicam-se rapidamente, criando um caos de informação. A falta de um sistema de gestão eficaz pode levar a uma série de problemas, tais como

  • Perda de dados e informações importantes
  • Processos empresariais ineficazes
  • Violação de leis e regulamentos
  • Reduz a produtividade dos empregados
  • Aumento dos custos de funcionamento

Além disso, com as crescentes exigências em matéria de segurança e privacidade dos dados, as empresas precisam de garantir um controlo rigoroso do acesso, armazenamento e eliminação de informações sensíveis.

A solução Gimmal completa

A Gimmal oferece uma solução abrangente de gestão de documentos para ajudar as organizações a lidar com os desafios do aumento dos conteúdos digitais. A plataforma combina funcionalidades avançadas para gerir o ciclo de vida da informação, facilitando o controlo dos documentos desde a sua criação até à sua eliminação final.

Principais vantagens do Gimmal

  1. Centraliza e organiza os conteúdos: O Gimmal permite que todos os documentos sejam reunidos num repositório centralizado, tornando-os muito mais fáceis de encontrar e gerir.
  2. Automatização de processos: Os fluxos de trabalho automatizados e as regras de gestão de documentos ajudam a aumentar a eficiência operacional e a reduzir o volume de trabalho manual.
  3. Controlo de acesso e segurança: As funcionalidades de segurança avançadas, como o controlo de acesso baseado em funções, o controlo de alterações e a encriptação de dados, garantem a proteção de informações sensíveis.
  4. Conformidade regulamentar: O Gimmal ajuda as organizações a cumprir os requisitos legais e regulamentares para o armazenamento e gestão de documentos, como o RGPD, HIPAA e outros.
  5. Integração com sistemas corporativos: A plataforma integra-se facilmente com os sistemas existentes, como o Microsoft SharePoint, Exchange, Office 365 e outros, proporcionando um ambiente de trabalho consistente.

Gestão abrangente do ciclo de vida da informação

A Gimmal oferece ferramentas integradas para gerir todo o ciclo de vida da informação, desde a criação do documento até à sua eliminação final. Eis as principais áreas em que a plataforma oferece soluções eficazes:

Criação e captura de documentos

O Gimmal permite a criação e captura de documentos a partir de uma variedade de fontes, tais como sistemas empresariais, aplicações de escritório e dispositivos móveis. Graças à função de classificação automática e de metadados, o conteúdo é imediatamente organizado e facilmente pesquisável.

Gestão do fluxo de trabalho

Os fluxos de trabalho automatizados ajudam a otimizar os processos empresariais relacionados com documentos, como a revisão, aprovação e distribuição. Gimmal fornece ferramentas flexíveis para definir e adaptar estes processos de acordo com as necessidades da organização.

Cooperação e partilha de documentos

A plataforma Gimmal facilita a colaboração segura e a partilha de documentos dentro da organização e com parceiros e clientes externos. De facto, as funções de controlo de acesso e de histórico de alterações garantem a transparência e a responsabilidade.

Arquivamento e armazenamento de documentos

A Gimmal oferece funcionalidades avançadas de arquivo e armazenamento de documentos que cumprem as leis e regulamentos actuais. Os documentos são armazenados de forma segura num repositório, com fácil recuperação quando necessário.

Eliminação e destruição de documentos

Após um determinado período de tempo ou quando estão reunidas determinadas condições, o Gimmal permite que os documentos sejam eliminados e destruídos de forma segura, de acordo com as políticas de retenção estabelecidas. De facto, o processo é totalmente auditável e está em conformidade com a legislação em vigor.

Principais características do Gimmal

O Gimmal oferece uma gama de funcionalidades avançadas para facilitar a gestão de documentos e garantir a conformidade. Aqui tens alguns dos mais importantes:

Pesquisa avançada e localizador de documentos

Com as suas funções avançadas de pesquisa e indexação, o Gimmal permite encontrar documentos de forma rápida e fácil com base em metadados, conteúdos ou outros critérios. De facto, a função de sugestão ao escrever facilita a procura da informação desejada.

Controlo de versões e histórico de alterações

O Gimmal regista todas as alterações feitas aos documentos, registando o histórico de versões e permitindo uma comparação fácil das diferenças. Isto facilita a recriação de versões anteriores de documentos e a compreensão de quem fez determinadas alterações e quando.

Integração com o Microsoft Office 365

O Gimmal oferece uma integração perfeita com o Microsoft Office 365, permitindo trabalhar sem problemas com documentos diretamente a partir de aplicações como o Word, o Excel e o PowerPoint. As funções de gestão de documentos podem ser acedidas a partir da barra de ferramentas, aumentando a produtividade e a comodidade.

Gestão móvel de documentos

No mundo móvel de hoje, a Gimmal oferece aplicações móveis que lhe permitem aceder e gerir documentos a partir de qualquer local e dispositivo. De facto, os funcionários podem ver, editar e partilhar ficheiros com total controlo e segurança.

Análises e relatórios

Além disso, a Gimmal fornece ferramentas avançadas de análise e elaboração de relatórios para ajudar as organizações a monitorizar e otimizar os seus processos de gestão de documentos. Métricas como a atividade do utilizador, a utilização do espaço em disco e a conformidade com as políticas podem ser controladas para identificar áreas a melhorar.

Perguntas mais frequentes:

  1. O que é a plataforma Gimmal para a gestão de documentos?

Trata-se de uma solução abrangente que permite controlar o ciclo de vida dos documentos, desde a sua criação até à sua eliminação.

  1. Quais são os principais desafios da gestão documental na era digital?

Crescimento rápido dos dados, falta de processos de gestão eficazes, risco de violações da regulamentação e redução da produtividade do pessoal.

  1. Que vantagens oferece a plataforma Gimmal?

Centraliza e organiza os conteúdos, automatiza os processos, controla o acesso e a segurança, cumpre os regulamentos e integra-se nos sistemas existentes da empresa.

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