¿Por qué elegir Gimmal para la gestión documental de empresas?

Las organizaciones actuales se enfrentan a los retos de gestionar los archivos corporativos. Almacenar, organizar y proteger los datos son aspectos clave que afectan a la productividad y al cumplimiento de la normativa. El sistema Gimmal se distingue de otras soluciones por su enfoque integral de la gestión de archivos, tanto físicos como digitales. En este artículo te explicamos por qué deberías implantar Gimmal en tu empresa.

Conclusiones principales:

1. Gimmal combina la gestión de documentos físicos y digitales, proporcionando un control total sobre los recursos de una empresa.
2. El sistema permite cumplir la normativa, minimizando el riesgo de sanciones e infracciones.
3. La automatización de procesos en Gimmal aumenta la eficacia del trabajo y reduce el riesgo de error humano.
4. La herramienta se integra con plataformas populares como SharePoint y Office 365.
5. La implantación de Gimmal ayuda a las organizaciones a optimizar costes y mejorar la eficacia operativa.

Tabla de contenidos:

1. ¿Qué es Gimmal?
2. Características principales del sistema Gimmal
3. Ventajas de implantar Gimmal en tu empresa
4. ¿Cómo apoya Gimmal el cumplimiento de la normativa?
5. Preguntas más frecuentes

¿Qué es Gimmal?

Gimmal es un sistema de gestión de documentos de última generación que permite a las organizaciones gestionar eficazmente tanto los documentos físicos como los digitales. Ofrece una solución integral que permite almacenar, seguir y proteger los documentos en un solo lugar. Gracias a su flexibilidad, Gimmal puede adaptarse a las necesidades de pequeñas, medianas y grandes empresas. El sistema combina la funcionalidad de la gestión del ciclo de vida de los documentos, el archivo de documentos y el cumplimiento de la normativa. Es la solución ideal para las empresas que buscan aumentar la eficacia operativa y minimizar los riesgos de la gestión documental. Más información sobre Gimmal: Sistema de Gestión Documental

Características principales del sistema Gimmal

1. Gestión de documentación física y digital – Gimmal permite integrar la gestión de todo tipo de documentación, eliminando la necesidad de múltiples sistemas diferentes.
2. Automatización de procesos: la clasificación, el archivo y el flujo de trabajo automáticos reducen el riesgo de errores y ahorran tiempo al personal.
3. Integración con plataformas populares: Gimmal funciona con plataformas como Microsoft SharePoint, Office 365 y OneDrive, lo que facilita su implantación y uso.
4. Gestión del ciclo de vida de los documentos – Desde su creación, pasando por su uso, hasta su archivo o destrucción, todo está supervisado y controlado.
5. Informes y auditoría avanzados: la herramienta proporciona informes detallados para ayudar a controlar el uso de los documentos y el cumplimiento de las políticas de la empresa.

Puedes obtener más información sobre las funciones de Gimmal aquí: Funciones de Gimmal

Ventajas de implantar Gimmal en tu empresa

1. Aumento de la productividad: la automatización de los procesos de gestión de expedientes permite al personal centrarse en las tareas clave, eliminando las tareas manuales que consumen mucho tiempo.
2. Optimización de costes – Digitalizando la documentación física y organizando mejor los datos, las empresas pueden reducir los costes operativos.
3. Mayor seguridad: el sistema ofrece funciones avanzadas de protección de documentos, como control de acceso y encriptación de datos.
4. Cumplimiento normativo: la aplicación automática de las políticas de conservación y gestión de registros minimiza el riesgo de sanciones por incumplimiento normativo.
5. Mejora de la colaboración en equipo: la integración con plataformas populares facilita el acceso a los documentos y mejora el trabajo en equipo.

Más información sobre las ventajas de aplicar Gimmal: Ventajas de Gimmal

¿Cómo apoya Gimmal el cumplimiento de la normativa?

Uno de los mayores retos de la gestión de archivos es cumplir requisitos normativos como RODO o HIPAA. Gimmal automatiza los procesos relacionados con el cumplimiento normativo, como:

1. Gestión de la retención de datos – El sistema elimina o archiva automáticamente los documentos tras un determinado periodo de tiempo, según la política de la empresa.
2. Auditoría e informes: los registros de actividad e informes detallados ayudan a preparar las auditorías externas e internas.
3. Seguridad de los datos: las funciones de encriptación y control de acceso garantizan que los documentos estén protegidos de accesos no autorizados.
4. Gestión del cumplimiento en tiempo real – El sistema supervisa la actividad en tiempo real, identificando posibles incumplimientos.

Leer más sobre Cumplimiento normativo: Cumplimiento normativo con Gimmal

Preguntas más frecuentes

1. ¿Gimmal admite documentación física y digital simultáneamente?
Sí, Gimmal te permite gestionar documentos físicos y digitales en un solo sistema.

2 ¿Cuáles son las mayores ventajas de implantar Gimmal?
Mayor productividad, optimización de costes, mejor organización de los documentos y cumplimiento de la normativa.

3 ¿Gimmal se integra con otros sistemas informáticos?
Sí, Gimmal funciona con plataformas populares como SharePoint, Office 365 y OneDrive.

4. ¿la implantación de Gimmal requiere una gran inversión?
El coste de la implantación depende de las particularidades de la organización, pero la inversión se recupera rápidamente gracias al ahorro de tiempo y a una mejor organización del trabajo.