Crear un programa de almacenamiento que funcione
Un calendario de conservación de documentos es una parte fundamental de la gestión de la información de cualquier organización. Un plan de retención bien diseñado no sólo ayuda a mantener el orden y la eficacia, sino que también garantiza el cumplimiento de la normativa y minimiza los riesgos. En este artículo, te explicaré cómo crear y aplicar eficazmente un calendario de conservación que satisfaga las necesidades de tu organización. Crear un calendario de conservación que funcione.
Tabla de contenidos:
- Comprender lo básico
- Principios para crear un programa de almacenamiento
- Análisis de las necesidades de la organización
- Categorías de documentos y su clasificación
- Determinación de los periodos de almacenamiento
- Tecnologías de apoyo a la gestión documental
- Aplicación de un programa de almacenamiento
- Seguimiento y actualización del programa de almacenamiento
- Preguntas más frecuentes
Comprender lo básico
¿Qué es un programa de almacenamiento?
Plan de retención es un plan que determina el tiempo que una organización debe conservar distintos tipos de documentos antes de eliminarlos o destruirlos. Es una herramienta esencial para una gestión eficaz de la información que respalde el cumplimiento de la normativa y reduzca costes eliminando registros innecesarios u obsoletos.
¿Por qué es importante?
La importancia de un programa de almacenamiento adecuado va más allá de la propia organización. Afecta al cumplimiento legal, a la seguridad de los datos y a la optimización de los costes de almacenamiento de la información.
Principios para crear un programa de almacenamiento
Fijación de objetivos
Un paso clave para crear un calendario de conservación eficaz es comprender los objetivos de la organización en materia de gestión de archivos. ¿El objetivo principal es el cumplimiento normativo, la reducción de riesgos o quizás optimizar el espacio de almacenamiento?
Participación de las partes interesadas
La programación del almacenamiento es un proceso en el que deben participar varios departamentos de una organización, como gestión de riesgosTI, jurídico y operaciones. Sus conocimientos y experiencia son inestimables para definir las necesidades y directrices de conservación de documentos.
Análisis de las necesidades de la organización
Revisión de las normas existentes
Antes de embarcarte en un nuevo programa de almacenamiento, merece la pena revisar y evaluar las políticas y procedimientos existentes. Esto ayudará a identificar áreas de mejora y a evitar la duplicación de errores.
Identificación de las principales áreas de riesgo
Toda organización tiene áreas especialmente expuestas a riesgos legales u operativos. De hecho, identificar estas áreas permite priorizar los documentos relacionados con estos aspectos.
Categorías de documentos y su clasificación
Tipos de documentos
Los documentos de una organización pueden dividirse en muchas categorías, como documentos legales, financieros, de empleados u operativos. Cada una de ellas requiere un planteamiento diferente de almacenamiento.
Métodos de clasificación
Una clasificación eficaz de los documentos es la base de un buen calendario de conservación. Para ello es necesario comprender el valor de los documentos, su confidencialidad y su importancia para el funcionamiento de la organización.
Determinación de los periodos de almacenamiento
Análisis de los requisitos legales
Algunos documentos deben conservarse durante un determinado periodo de tiempo, de acuerdo con la legislación. El análisis de estos requisitos es clave para garantizar que el calendario cumple la ley.
Importancia operativa
Además de los aspectos legales , también es importante saber cuánto tiempo hace que la organización necesita los documentos para fines operativos o empresariales.
Tener en cuenta la evolución de la normativa
La normativa que regula la conservación de documentos puede cambiar, por lo que el calendario debe ser flexible y prever la capacidad de adaptarse rápidamente a los nuevos requisitos legales.
Decisiones sobre la durabilidad de los datos
No todos los documentos requieren un almacenamiento a largo plazo. La decisión sobre la duración del almacenamiento también debe tener en cuenta aspectos como el valor informativo del documento, su carácter único y las posibilidades de archivo digital.
Tecnologías de apoyo a la gestión documental
Elegir las herramientas adecuadas
La tecnología desempeña un papel clave en la gestión eficaz de los documentos. Los sistemas de gestión de documentos (SGD) o de gestión de contenidos empresariales (GCE) pueden automatizar muchos de los procesos de clasificación, almacenamiento y eliminación de documentos.
Integración de sistemas
Para que el programa de almacenamiento sea eficaz, la organización debe integrarlo con otros sistemas en uso, como los de RRHH, los financieros o los operativos.
Ventajas de la automatización
Automatizar los procesos de gestión de archivos no sólo aumenta la eficacia, sino que también reduce el riesgo de error humano. Los sistemas pueden clasificar automáticamente los documentos, recordar a los usuarios los próximos plazos de eliminación y supervisar el cumplimiento de los calendarios de retención.
Aplicación de un programa de almacenamiento
Formación y comunicación
Un aspecto clave del éxito de la implantación de un calendario de conservación es la formación adecuada del personal. El personal debe ser consciente tanto de la importancia como de los procedimientos específicos que implica la conservación de documentos. Es esencial comunicar directrices claras y comprensibles.
Pruebas y aplicación
Antes de la plena implantación, merece la pena realizar pruebas piloto que ayuden a identificar posibles problemas y áreas de mejora. De hecho, la implantación del horario debe ser gradual para garantizar una transición fluida y minimizar el impacto en las operaciones cotidianas.
Documentación del proceso
Cada paso del proceso de creación y aplicación de un programa de almacenamiento debe documentarse. Esto garantizará la claridad de los procedimientos y facilitará futuras revisiones y actualizaciones del programa.
Seguimiento y actualización del programa de almacenamiento
Mantenimiento regular
El calendario de conservación requiere revisiones periódicas para garantizar que sigue cumpliendo los requisitos legales y las necesidades de la organización. Estas revisiones deben realizarse al menos una vez al año, o con mayor frecuencia si cambian la normativa o las condiciones operativas.
Actualización de políticas
Puede ser necesario actualizar el calendario de conservación a la luz de nuevos datos o cambios normativos.
Los registros deben conservarse siempre de forma coherente con la normativa vigente y las mejores prácticas.
Utilización de los datos de respuesta
Los comentarios de los usuarios del sistema y los resultados de las auditorías pueden proporcionar información valiosa sobre la eficacia y la eficiencia del programa de almacenamiento actual. Estos comentarios deben tenerse en cuenta en cualquier actualización y optimización del proceso.
Preguntas más frecuentes
- ¿Con qué frecuencia debo actualizar el programa de almacenamiento? El calendario de conservación debe actualizarse al menos una vez al año o cuando se produzcan cambios en la legislación que afecten a la conservación de documentos.
- ¿Cada tipo de documento requiere un calendario de conservación distinto? No siempre es necesario, pero clasificar los documentos por tipos puede facilitar su gestión y garantizar una mejor adaptación a los requisitos específicos legalmente regulados.
- ¿Cómo puedo convencer a la junta de que invierta en sistemas de gestión documental? El argumento clave es mostrar cómo la gestión de documentos puede reducir costes, minimizar los riesgos legales y mejorar la eficacia operativa y el cumplimiento.
- ¿Cuáles son las mejores prácticas para la eliminación de documentos? Las mejores prácticas sugieren que el proceso de eliminación de documentos se automatice siempre que sea posible, para garantizar el cumplimiento del calendario de conservación y minimizar el riesgo de error humano. Es importante que el proceso esté bien documentado y cumpla todos los requisitos legales para la destrucción de información.
- ¿Qué tecnologías se recomiendan para gestionar el programa de almacenamiento? Los sistemas ECM (Gestión de Contenidos Empresariales) o DMS (Sistema de Gestión Documental) se recomiendan más a menudo por su capacidad de integración con otros sistemas, automatización y flexibilidad para adaptarse a los cambiantes requisitos legales y operativos.
