{"id":41350,"date":"2026-04-08T23:09:09","date_gmt":"2026-04-08T23:09:09","guid":{"rendered":"https:\/\/ramsdata.com.pl\/gimmal-vs-microsoft-365-wie-sie-die-nativen-funktionen-von-sharepoint-um-compliance-und-aufbewahrung-erweitern-koennen\/"},"modified":"2026-04-08T23:09:09","modified_gmt":"2026-04-08T23:09:09","slug":"gimmal-vs-microsoft-365-wie-sie-die-nativen-funktionen-von-sharepoint-um-compliance-und-aufbewahrung-erweitern-koennen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ramsdata.com.pl\/de\/gimmal-vs-microsoft-365-wie-sie-die-nativen-funktionen-von-sharepoint-um-compliance-und-aufbewahrung-erweitern-koennen\/","title":{"rendered":"Gimmal vs. Microsoft 365 – wie Sie die nativen Funktionen von SharePoint um Compliance und Aufbewahrung erweitern k\u00f6nnen"},"content":{"rendered":"

Microsoft 365 und SharePoint sind heute die Dokumentenplattform f\u00fcr Millionen von Unternehmen. Sie weisen jedoch einige Einschr\u00e4nkungen auf, was die Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten, die Klassifizierung nach gesetzlichen Vorschriften und die Durchsetzung von unternehmensweiten Aufbewahrungsrichtlinien betrifft. Gimmal<\/a> ist eine Records Management-Plattform, die die nativen Funktionen von SharePoint und Microsoft 365 erweitert. Sie ersetzt diese nicht, sondern f\u00fcgt eine Records Management-Ebene hinzu, die die gesetzlichen Anforderungen erf\u00fcllt, die das native SharePoint nicht bietet. <\/p>\n

Inhaltsverzeichnis<\/h3>\n
    \n
  1. Was bietet das native SharePoint in Bezug auf die Dokumentenverwaltung?<\/li>\n
  2. Wo gibt es bei SharePoint Einschr\u00e4nkungen?<\/li>\n
  3. Was ist Gimmal und wie l\u00e4sst es sich in M365 integrieren?<\/li>\n
  4. Klassifizierung und Etikettierung von Dokumenten in Gimmal<\/li>\n
  5. Verwaltung der Aufbewahrung und Entsorgung von Dokumenten<\/li>\n
  6. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Gimmal<\/li>\n
  7. Wichtigste Schlussfolgerungen<\/li>\n
  8. FAQ<\/li>\n
  9. Zusammenfassung<\/li>\n<\/ol>\n

    Was bietet das native SharePoint in Bezug auf die Dokumentenverwaltung?<\/h3>\n

    SharePoint und Microsoft 365 bieten einen robusten Satz von Dokumentenverwaltungsfunktionen: Dokumentenbibliotheken mit Metadaten, Aufbewahrungsetiketten (Microsoft Purview), DLP-Richtlinien, Versionierung, Berechtigungen auf Dokumenten- und Ordnerebene. F\u00fcr viele Unternehmen sind diese nativen Funktionen f\u00fcr die allt\u00e4gliche Dokumentenverwaltung ausreichend. <\/p>\n

    Mit den Aufbewahrungsetiketten von Microsoft Purview k\u00f6nnen Sie den Aufbewahrungszeitraum und die Aktion bei dessen Ablauf festlegen (l\u00f6schen oder ins Archiv verschieben). Compliance Manager bietet eine Bewertung der Einhaltung von Vorschriften. eDiscovery erm\u00f6glicht das Abrufen von Dokumenten f\u00fcr Gerichtsverfahren. Das ist eine gute Grundlage – aber eine Grundlage, auf der Unternehmen mit erweiterten Compliance-Anforderungen noch mehr aufbauen m\u00fcssen. <\/p>\n

    Wo gibt es bei SharePoint Einschr\u00e4nkungen?<\/h3>\n

    Die Grenzen des nativen SharePoint werden bei fortgeschrittenen Anforderungen an das Records Management deutlich. Erstens ist die Klassifizierung von Dateien als „Records“ in SharePoint ein weitgehend manueller oder einfacher regelbasierter Vorgang – es gibt keinen Mechanismus f\u00fcr eine tiefgreifende Analyse des Dokumentinhalts bei der Klassifizierung. <\/p>\n

    Zweitens ist die Aufbewahrungsverwaltung f\u00fcr Dokumente, die gleichzeitig verschiedenen Vorschriften unterliegen (z.B. Dokumente, die sowohl unter die DSGVO als auch unter branchenspezifische Anforderungen fallen), ohne ein spezielles Tool schwer zu konfigurieren. Drittens ist die Nachvollziehbarkeit des Lebenszyklus von Dokumenten – ein detailliertes Protokoll dar\u00fcber, wer, wann und warum Aufbewahrungs- oder Vernichtungsentscheidungen getroffen wurden – begrenzt. Viertens ist die Integration mit externen Quellsystemen (ERP, CRM, Altsysteme) zur zentralen Verwaltung von Dokumenten aus mehreren Quellen keine native SharePoint-Funktion. <\/p>\n

    Gimmal<\/a> l\u00f6st diese Einschr\u00e4nkungen als eine Ebene \u00fcber Microsoft 365.<\/p>\n

    Was ist Gimmal und wie l\u00e4sst es sich in M365 integrieren?<\/h3>\n

    Gimmal ist eine Records and Information Management (RIM)-Plattform, die als Erweiterung von Microsoft 365 konzipiert wurde. Die Integration ist tiefgreifend und f\u00fcr die Benutzer transparent – die Mitarbeiter arbeiten weiterhin in SharePoint, Teams und OneDrive und m\u00fcssen keine neuen Schnittstellen lernen. Gimmal arbeitet „darunter“ – Es erfasst Ereignisse im Lebenszyklus von Dokumenten, wendet Klassifizierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien an und bietet einen Pr\u00fcfpfad f\u00fcr alle Managemententscheidungen. <\/p>\n

    Technisch gesehen integriert sich Gimmal mit Microsoft 365 \u00fcber die Microsoft Graph API, SharePoint REST API und Event Receivers. F\u00fcr die Installation sind keine \u00c4nderungen an der SharePoint-Architektur erforderlich – Gimmal wird als Anwendung innerhalb des M365-Frameworks des Mandanten ausgef\u00fchrt. Der Schl\u00fcssel f\u00fcr Administratoren ist, dass Gimmal-Richtlinien und Microsoft Purview-Richtlinien nebeneinander bestehen k\u00f6nnen – Gimmal kann bestehende Purview-Labels respektieren und sie mit zus\u00e4tzlicher Logik erweitern. <\/p>\n

    Klassifizierung und Etikettierung von Dokumenten in Gimmal<\/h3>\n

    Gimmal bietet eine mehrstufige Klassifizierung von Dokumenten auf der Grundlage von: Inhaltsanalyse – Schl\u00fcsselw\u00f6rter, regul\u00e4re Ausdr\u00fccke, numerische Muster; Dokument-Metadaten – Typ, Autor, Datum, Ort in der SharePoint-Struktur; Gesch\u00e4ftskontext – Projekt, Abteilung, Kunde, Produkt; vom Benutzer angelegte Etiketten mit einem Vorschlag des Systems.<\/p>\n

    Der Aktenplan ist das zentrale Element der Gimmal-Architektur – eine hierarchische Struktur von Dokumentenkategorien, f\u00fcr die jeweils eine Aufbewahrungsfrist, eine Dispositionsma\u00dfnahme und gesetzliche Anforderungen festgelegt sind. Der Aktenplan kann aus den bestehenden Klassifizierungsschemata einer Organisation importiert werden (z.B. aus dem ISO 15489-Standard) oder in der Gimmal-Schnittstelle von Grund auf neu erstellt werden. <\/p>\n

    Die automatische Klassifizierung nach Regeln erm\u00f6glicht die Kennzeichnung von Dokumenten ohne Benutzereingriff – so werden beispielsweise alle Dokumente, die in die Bibliothek „Vertr\u00e4ge“ gelangen, automatisch als „Vertrag“ mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren klassifiziert. Die Integration mit den Softwarel\u00f6sungen von<\/a> Ramsdata bietet umfassende Unterst\u00fctzung bei der Implementierung. <\/p>\n

    Verwaltung der Aufbewahrung und Entsorgung von Dokumenten<\/h3>\n

    Gimmal implementiert den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellung\/Klassifizierung, aktive Nutzung, Archivierung, Aufbewahrung und Disposition. Die Disposition ist der letzte Schritt – was mit dem Dokument nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist geschieht: endg\u00fcltige L\u00f6schung, \u00dcbertragung in ein Langzeitarchiv oder Weiterleitung zur \u00dcberpr\u00fcfung vor der Entscheidung. <\/p>\n

    Der Dispositions-Workflow in Gimmal ist eine Schl\u00fcsselfunktion f\u00fcr die Einhaltung von Vorschriften. Bevor ein Dokument tats\u00e4chlich entsorgt wird, kann Gimmal eine \u00dcberpr\u00fcfung und Genehmigung durch bestimmte Personen (Records Manager, Rechtsanw\u00e4lte, Abteilungsleiter) verlangen. Der gesamte Workflow wird protokolliert – wer wurde benachrichtigt, wer hat wann zugestimmt und wie lautete die Entscheidung. Diese Dokumentation ist f\u00fcr Audits und Gerichtsverfahren unerl\u00e4sslich. <\/p>\n

    Hold Management (Legal Hold) erm\u00f6glicht die automatische Aussetzung der Aufbewahrung von Dokumenten, die Gegenstand eines Gerichtsverfahrens oder einer Pr\u00fcfung sind – unabh\u00e4ngig von der eingestellten Frist k\u00f6nnen die Dokumente f\u00fcr die Dauer des Holds nicht entfernt werden. Die Sperrung kann manuell oder automatisch durch die Integration mit eDiscovery-Systemen erfolgen. <\/p>\n

    Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Gimmal<\/h3>\n

    Gimmal ist f\u00fcr die Einhaltung der wichtigsten Records Management Standards zertifiziert: DoD 5015.2 (Standard der US-Regierung), MoReq2010 (europ\u00e4ischer Standard f\u00fcr die Verwaltung von Dokumenten), ISO 15489. Unternehmen, die in regulierten Sektoren (Finanzwesen, Gesundheitswesen, Energie, \u00f6ffentliche Verwaltung) t\u00e4tig sind, nutzen diese Zertifizierungen als Nachweis daf\u00fcr, dass ihr Dokumentenverwaltungssystem strenge Anforderungen erf\u00fcllt. <\/p>\n

    F\u00fcr Organisationen, die der GDPR unterliegen, bietet Gimmal Tools zur Umsetzung des Rechts auf L\u00f6schung – die Identifizierung und L\u00f6schung aller personenbezogenen Daten einer bestimmten Person aus in SharePoint gespeicherten Dokumenten, mit Best\u00e4tigung der Ausf\u00fchrung und Audit-Trail.<\/p>\n

    Wichtigste Schlussfolgerungen<\/h3>\n