Die Verwaltung von Daten in Unternehmen ist nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine Frage der Sicherheit und der Einhaltung von Vorschriften. In der Praxis kann selbst die beste Strategie scheitern, wenn sie nicht durch das richtige Tool unterstützt wird. Dies ist der Punkt, an dem Gimmal – ein System, das von IT-, Compliance-, Rechts- und Archivierungsabteilungen in allen Arten von Institutionen eingesetzt wird, um Daten zu schützen und Informationen auf sichere und kontrollierte Weise zu verwalten.
Wichtigste Schlussfolgerungen
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Gimmal wird in öffentlichen Einrichtungen, privaten Unternehmen sowie im Finanz- und Versicherungssektor eingesetzt.
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Ermöglicht die Zentralisierung von verteilten Daten über mehrere Systeme und Repositories hinweg.
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In der Praxis wird es zur Klassifizierung, Aufbewahrung, Prüfung und zum Schutz von Dokumenten verwendet.
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Gimmal-Implementierungen gehen oft Hand in Hand mit reduzierten Leckage-Risiken und einer verbesserten Einhaltung von Vorschriften.
Inhaltsverzeichnis
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Wer sind die Gimmal-Benutzer?
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Typische Nutzungsszenarien in Organisationen
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Wie die IT-, Compliance- und Rechtsabteilungen mit Gimmal arbeiten
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Beispiele für die Vorteile der Implementierung
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Ausgewählte Fallstudien
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FAQ
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Zusammenfassung
Wer sind die Gimmal-Benutzer?
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IT-Abteilungen – Verwaltung der Dokumenteninfrastruktur, Konten, Integrationen, Sicherheit.
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Compliance und Sicherheit – Definieren Sie Aufbewahrungsrichtlinien, Inspektionen, Audits und überwachen Sie die Einhaltung.
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Rechtsabteilungen – nutzen Sie das Tool, um die zyklische Löschung von Daten und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
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Archivare und Schriftgutverwalter – kontrollieren lang existierende Dokumente und deren Archivierung.
Typische Nutzungsszenarien in Organisationen
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Konsolidierung von Dokumenten aus verschiedenen Systemen (SharePoint, Dateiserver, Cloud-Repositories) unter Gimmal Management.
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Automatische Klassifizierung von Dokumenten in Bezug auf Vertraulichkeit und relevante Zugriffsrichtlinien.
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Umsetzung von Aufbewahrungsregeln – z.B. Löschung von Daten nach einem bestimmten Zeitraum oder Archivierung gemäß den Vorschriften.
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Zugriffsprüfung – Überprüfung, wer wann auf sensible Dokumente zugegriffen hat.
Wie die IT-, Compliance- und Rechtsabteilungen mit Gimmal arbeiten
Eine gemeinsame Plattform gibt allen Beteiligten Einblick in denselben Dokumentenstatus. Die IT-Abteilung kann die Zugriffskontrolle technisch umsetzen, die Compliance-Abteilung kann Aufbewahrungsregeln definieren und die Rechtsabteilung hat Zugriff auf Protokolle und Audits, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen. So werden Konflikte, Doppelarbeit oder Unstimmigkeiten zwischen den Abteilungen vermieden.
Beispiele für die Vorteile der Implementierung
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Verringern Sie die Anzahl der Vorfälle, bei denen ein fehlerhafter Zugriff auf Daten erfolgt.
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Verringerung des Zeitaufwands für Audits und Berichte.
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Reduzierung der Speicherkosten für überflüssige Dokumente.
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Reduzieren Sie das Risiko von Strafen für die Nichteinhaltung von Datenvorschriften.
Ausgewählte Fallstudien
Ein Beispiel: Ein Finanzinstitut führte Gimmal ein, um Dokumente aus den Zweigstellen zu konsolidieren – die Aufbewahrungsvorschriften waren in jeder Zweigstelle unterschiedlich. Nachdem die zentrale Richtlinie eingeführt war, sank die Zahl der Verstöße um mehrere Dutzend Prozent und die Prüfungen verliefen reibungsloser.
FAQ
Arbeitet Gimmal mit mehreren Repositories gleichzeitig?
Ja – es lässt sich mit vielen Systemen integrieren und ermöglicht eine Datenverwaltung vor Ort.
Müssen sich die Benutzer an die neue Oberfläche gewöhnen?
Die Benutzeroberfläche wurde mit Blick auf den Endbenutzer entwickelt – die Einarbeitung ist einfach und Änderungen sind minimal.
Ist für die Implementierung eine Datenmigration erforderlich?
Nein – mit Konnektoren kann Gimmal arbeiten, ohne dass Sie den Speicherort der Dokumente ändern müssen.
Ist sie skalierbar?
Ja – es funktioniert sowohl für kleine Organisationen als auch für große Institutionen mit vielen Terabytes an Dokumenten.
Zusammenfassung
In der Praxis entwickelt sich Gimmal zum zentralen Werkzeug für Dokumentenmanagement und Datensicherheit in Unternehmen. Es ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, automatisiert Prozesse und reduziert das Risiko von Fehlern und Verstößen. Dadurch können Institutionen in einem Umfeld voller gesetzlicher Auflagen effizienter und sicherer arbeiten.
