Warum Gimmal für die Verwaltung von Unternehmensunterlagen wählen?

Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, Unternehmensdaten zu verwalten. Die Speicherung, Organisation und der Schutz von Daten sind wichtige Aspekte, die sich auf die Produktivität und die Einhaltung von Vorschriften auswirken. Das System von Gimmal hebt sich von anderen Lösungen durch seinen umfassenden Ansatz für die Verwaltung physischer und digitaler Unterlagen ab. In diesem Artikel erörtern wir, warum Sie Gimmal in Ihrem Unternehmen einführen sollten.

Die wichtigsten Ergebnisse:

1. Gimmal kombiniert die Verwaltung von physischen und digitalen Dokumenten und bietet so die vollständige Kontrolle über die Ressourcen eines Unternehmens.
2. Das System ermöglicht die Einhaltung von Vorschriften und minimiert das Risiko von Strafen und Verstößen.
3. Die Prozessautomatisierung bei Gimmal erhöht die Arbeitseffizienz und reduziert das Risiko menschlicher Fehler.
4. Das Tool lässt sich in beliebte Plattformen wie SharePoint und Office 365 integrieren.
5. Die Implementierung von Gimmal unterstützt Unternehmen bei der Optimierung von Kosten und der Verbesserung der betrieblichen Effizienz.

Das Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist Gimmal?
2. Die wichtigsten Merkmale des Gimmal-Systems
3. Vorteile der Implementierung von Gimmal in Ihrem Unternehmen
4. Wie unterstützt Gimmal die Einhaltung von Vorschriften?
5. Häufig gestellte Fragen

Was ist Gimmal?

Gimmal ist ein hochmodernes Dokumentenmanagementsystem, mit dem Unternehmen sowohl physische als auch digitale Dokumente effektiv verwalten können. Es bietet eine umfassende Lösung, mit der Dokumente an einem Ort gespeichert, nachverfolgt und gesichert werden können. Dank seiner Flexibilität lässt sich Gimmal an die Bedürfnisse von kleinen, mittleren und großen Unternehmen anpassen. Das System kombiniert die Funktionen für die Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten, die Archivierung von Dokumenten und die Einhaltung von Vorschriften. Es ist die ideale Lösung für Unternehmen, die ihre betriebliche Effizienz steigern und die Risiken der Dokumentenverwaltung minimieren möchten. Erfahren Sie mehr über Gimmal: Dokumentenmanagement-System

Die wichtigsten Merkmale des Gimmal-Systems

1. Verwaltung physischer und digitaler Dokumente – Gimmal ermöglicht die Integration der Verwaltung aller Arten von Dokumenten, wodurch die Notwendigkeit mehrerer unterschiedlicher Systeme entfällt.
2. Prozessautomatisierung – Automatische Klassifizierung, Ablage und Arbeitsabläufe verringern das Fehlerrisiko und sparen den Mitarbeitern Zeit.
3. Integration mit gängigen Plattformen – Gimmal arbeitet mit Plattformen wie Microsoft SharePoint, Office 365 und OneDrive zusammen und lässt sich daher leicht implementieren und verwenden.
4. Lebenszyklusmanagement von Dokumenten – Von der Erstellung über die Verwendung bis hin zur Archivierung oder Vernichtung wird alles überwacht und kontrolliert.
5. Erweiterte Berichte und Audits – Das Tool bietet detaillierte Berichte, mit denen Sie die Verwendung von Dokumenten und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien verfolgen können.

Mehr über die Funktionen von Gimmal erfahren Sie hier: Gimmal-Funktionen

Vorteile der Implementierung von Gimmal in Ihrem Unternehmen

1. Gesteigerte Produktivität – Durch die Automatisierung von Aktenverwaltungsprozessen können sich die Mitarbeiter auf wichtige Aufgaben konzentrieren, da zeitraubende manuelle Aufgaben entfallen.
2. Kostenoptimierung – Durch die Digitalisierung der physischen Dokumentation und die bessere Organisation der Daten können Unternehmen ihre Betriebskosten senken.
3. Verbesserte Sicherheit – Das System bietet erweiterte Funktionen zum Schutz von Dokumenten wie Zugriffskontrolle und Datenverschlüsselung.
4. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – Die automatische Durchsetzung von Richtlinien zur Aufbewahrung und Verwaltung von Unterlagen minimiert das Risiko von Strafen bei Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften.
5. Verbesserte Zusammenarbeit im Team – Die Integration mit gängigen Plattformen ermöglicht den einfachen Zugriff auf Dokumente und verbessert die Zusammenarbeit im Team.

Mehr über die Vorteile der Implementierung von Gimmal: Vorteile von Gimmal

Wie unterstützt Gimmal die Einhaltung von Vorschriften?

Eine der größten Herausforderungen bei der Aktenverwaltung ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie RODO oder HIPAA. Gimmal automatisiert Prozesse im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften wie z.B.:

1. Verwaltung der Datenaufbewahrung – Das System löscht oder archiviert Dokumente automatisch nach einer bestimmten Zeitspanne, entsprechend der Unternehmensrichtlinien.
2. Auditing und Berichterstattung – Detaillierte Aktivitätsprotokolle und Berichte helfen bei der Vorbereitung auf externe und interne Audits.
3. Datensicherheit – Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollfunktionen sorgen dafür, dass Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
4. Compliance-Management in Echtzeit – Das System überwacht Aktivitäten in Echtzeit und identifiziert potenzielle Compliance-Verstöße.

Lesen Sie mehr über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit Gimmal

Häufig gestellte Fragen

1. Unterstützt Gimmal gleichzeitig physische und digitale Dokumentation?
Ja, mit Gimmal können Sie sowohl physische als auch digitale Dokumente in einem System verwalten.

2. Was sind die größten Vorteile der Implementierung von Gimmal?
Höhere Produktivität, Kostenoptimierung, bessere Dokumentenorganisation und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

3 Lässt sich Gimmal mit anderen IT-Systemen integrieren?
Ja, Gimmal funktioniert mit gängigen Plattformen wie SharePoint, Office 365 und OneDrive.

4. Erfordert die Implementierung von Gimmal eine große Investition?
Die Kosten für die Implementierung hängen von den Besonderheiten des Unternehmens ab, aber die Investition macht sich durch Zeitersparnis und bessere Arbeitsorganisation schnell bezahlt.