Versicherungsunternehmen verwalten eine riesige Menge an sensiblen Daten: persönliche Daten von Kunden, medizinische Daten, Finanzinformationen oder Schadenunterlagen. Unabhängig von der Größe muss jedes Unternehmen in der Versicherungsbranche diese Daten nicht nur effektiv schützen, sondern auch zahlreiche gesetzliche Bestimmungen einhalten – z.B. RODO, lokale Datenschutzbestimmungen oder Audit-Anforderungen. In einer solch anspruchsvollen Umgebung ist es sinnvoll, das Tool Gimmal – zu verwenden, das sowohl den Schutz von Kundendaten als auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert.
Wichtigste Schlussfolgerungen
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Gimmal ermöglicht die Klassifizierung, Verwaltung und den Schutz von Versicherungsdaten in verschiedenen Phasen des Lebenszyklus.
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Automatische Aufbewahrungs- und Löschungsrichtlinien helfen dabei, die Aufbewahrung von Daten über die gesetzlichen Anforderungen hinaus zu vermeiden.
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Das System bietet Transparenz und Kontrolle über Daten, die über verschiedene Repositories verteilt sind.
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Die Verwendung von Gimmal hilft bei Audits und dem Nachweis der Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.
Inhaltsverzeichnis
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Datenrisiken in der Versicherung
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Wie der Datenschutz bei Gimmal funktioniert
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Nützliche Schlüsselfunktionen für den Versicherungssektor
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Automatisierung von Richtlinien zur Aufbewahrung und Löschung von Daten
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Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Audits
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FAQ
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Zusammenfassung
Datenrisiken in der Versicherung
Identitätsdiebstahl, das Durchsickern medizinischer Daten, Schäden durch unsachgemäße Weitergabe von Dokumenten – das sind reale Risiken. Versicherungsunternehmen müssen auf drei Hauptaspekte achten: Vertraulichkeit (damit keine unbefugte Person Zugang hat), Integrität (Daten können nicht spurlos verändert werden) und Dauerhaftigkeit (Daten müssen bei Bedarf verfügbar sein). Jeder Verstoß gegen diese Grundsätze kann zu rechtlicher Haftung und Rufschädigung führen.
Wie der Datenschutz bei Gimmal funktioniert
Gimmal bietet Tools zum Auffinden, Klassifizieren und Verwalten sowohl elektronischer als auch physischer Dokumente. Insbesondere das Modul Gimmal Discover ermöglicht Ihnen die Analyse von Datensätzen und die Identifizierung von Dateien mit sensiblen Informationen (z.B. persönliche Daten), die möglicherweise gegen Sicherheitsrichtlinien verstoßen. Gimmal, ein Unternehmen von Morae
Gimmal Records hingegen verwaltet Dokumente in verschiedenen Repositories, ohne sie zu migrieren, und bietet eine zentrale Kontrolle über Aufbewahrungs- und Löschungsrichtlinien. Gimmal, ein Unternehmen von Morae
Nützliche Schlüsselfunktionen für den Versicherungssektor
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Klassifizierung und Kennzeichnung von Dokumenten: automatische Zuweisung von Etiketten, Sensitivitätskennzeichnungen.
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Aufbewahrungsmanagement: Festlegung von Regeln, nach denen Dokumente, die älter als eine bestimmte Zeit sind, archiviert oder gelöscht werden.
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Zugriffsberechtigung: Kontrolle darüber, welcher Benutzer oder welche Abteilung ein Dokument anzeigen, bearbeiten oder löschen kann.
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Audit Trail: Aufzeichnung von Benutzeraktionen (wer hat wann was mit dem Dokument gemacht).
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Integrationen mit Repositories: Module, die Gimmal mit SharePoint-Systemen, Dateifreigaben, der Cloud usw. verbinden.
Automatisierung von Richtlinien zur Aufbewahrung und Löschung von Daten
Die manuelle Verwaltung von Aufbewahrungsfristen ist eine Fehlerquelle. Mit Gimmal können Sie Richtlinien definieren (z.B. ‚Dokument 7 Jahre nach Vertragsende löschen‘) und diese Richtlinien automatisch durchsetzen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Versicherungsunternehmen nicht zu viele Daten speichert, was das Risiko von Datenverlusten verringert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Audits
Datenschutz-Audits sind im Versicherungssektor üblich. Gimmal bietet die erforderlichen Berichtswerkzeuge: Dokumentversionen, Zugriffs- und Aktivitätshistorie können bereitgestellt werden, was bei der Prüfung der Einhaltung von RODO, lokalen Gesetzen oder Branchenstandards von entscheidender Bedeutung ist.
FAQ
Müssen bei Gimmal alle Dokumente in ein neues System migriert werden?
Nein – Gimmal verwendet Konnektoren, die es Ihnen ermöglichen, die Dokumente dort zu verwalten, wo sie sich befinden („an Ort und Stelle“), ohne dass Sie den gesamten Inhalt verschieben müssen. Gimmal, ein Unternehmen von Morae+1
Lässt sich die Lösung in einem großen Versicherungsunternehmen skalieren?
Ja – das System ist für große Umgebungen mit mehreren Repositories konzipiert.
Unterstützt Gimmal physische (Papier-)Daten?
Ja – Gimmal Physical ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Papierunterlagen und integriert diese in digitale Systeme. Gimmal, ein Unternehmen von Morae
Dauert es lange, sie umzusetzen?
Die Implementierungszeit hängt von der Komplexität der Infrastruktur und der Anzahl der Dokumentationsquellen ab, aber der Prozess kann mit Standardmodulen beschleunigt werden.
Zusammenfassung
Im Versicherungssektor ist der Schutz von Kundendaten eine absolute Notwendigkeit – sowohl aus rechtlichen Gründen als auch aus Gründen des guten Rufs. Gimmal gibt Ihnen Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie Dokumente in Übereinstimmung mit den Sicherheitsrichtlinien und -vorschriften klassifizieren, kontrollieren, archivieren und löschen können. Es ist eine Lösung, die es Versicherungsunternehmen ermöglicht, sicher, transparent und im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen zu arbeiten.
